Составление, оформление документов и организация работы с ними

Тип работы:
Курсовая
Предмет:
Менеджмент


Узнать стоимость

Детальная информация о работе

Выдержка из работы

Введение

Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение его жизни приходится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т. д.

Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни.

Целью моей курсовой работы является изучение и анализ бланки документов и используемые в организации. Задачей моей курсовой работы является приобретение навыков, приобретение бланки документов используемые в организации, их виды и оформления. Проанализировать реквизиты.

Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами.

Тема моей курсовой работы тесно переплетается с такими предметами как стилистика документационное обеспечение управления, информационные технологии и архивоведение.

Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах — секретари-референты (секретари). Организация работы службы делопроизводства выделена в отдельный раздел книги. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют, прежде всего, документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Составлением и оформлением документов занимаются практически все специалисты сферы управления. Поэтому требования, предъявляемые к составлению и оформлению служебных документов должен знать каждый управленец.

1 Особенности оформления бланк для письма на персональном компьютере

Основным объектом изучения в делопроизводстве является документ, а также процессы работы с ним. Документ (от лат. documentum — поучительный пример, свидетельство) — это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве. Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленным порядке, называется официальным.

В состав каждого документа входит ряд элементов (реквизитов): текст, называние вида, автор, адресат, дата, подпись и др. Основным реквизитов документа является его текст — речевая информация, зафиксированная любом типом письма или любой системой звукозаписи.

Реквизит — это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени. Реквизиты «Наименование вышестоящей организации», «наименование учреждения, организации или предприятия», «наименование структурного подразделения», «адресат», «резолюция», «гриф утверждения», «индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефона, факса, номер счета в банке» показывают положение документа в пространстве как географическом, так и иерархическом, указывают путь, который он уже прошел, и тот, который ему предстоит пройти. Характеристика дается документу различными реквизитами в разных масштабах, они дополняют друг друга и детализируют положение документа до самых мельчайших подробностей.

Все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянные реквизит — это реквизит, наносимый или изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. Переменный реквизит — это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа.

Все документы могут быть классифицированы по различным признакам. Прежде всего, документы можно разделить на группы по времени возникновения. В свою очередь, документация каждого периода делится по происхождению на внутреннюю и внешнюю, служебную (официальную) и личную. По сложности содержания, отраженного в документах, они делятся на простые и сложные, по воспроизведению — на подлинники (оригиналы) и копии. Важной является классификация документов по видам и разновидностям. Вид — это понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного названия, например, приказ, акт, записка. Разновидность документа детализирует понятие «вид», уточняет характер деятельности, документированной данным видом, например, служебная записка, докладная записка, объяснительная записка, пояснительная записка.

Знание функций документов имеет существенное значение для уяснения подлинных целей создания документов и заключенной в них информации, для правильного понимания роли документа в данной социальной структуре, в данной системе экономических, социальных связей, позволяет провести более четкую классификацию документов, сформулировать определенные требования к их организации, содержанию, форме, технологии их обработки.

Функция документа — это целевое назначение, присущее ему.

Функции документа:

— информационная функция;

— социальная функция;

— коммуникативная функция;

— управленческая функция;

— правовая функция;

— функция учета;

— культурная функция;

— историческая функция.

Функция документов, их целевое назначение определяются необходимостью в реализации конкретной общественной потребности и особенно выражены не в единичном документе, а в комплексе документов, крупном документальном массиве.

В каждом учреждении, организации, на предприятии создается большое количестве организационно-распорядительных документов по основным вопросам деятельности, по личному составу и т. д. (приказы, акты письма и т. д.). Согласно требованиям Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь все данные документы должны оформляться на бланках. Лишь отдельные документы (например внутренние документы структурных подразделений) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным заполнением реквизитов соответствующей бланочной продукции. Бланки должна иметь каждая организация.

Бланк документа — это стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной. Использование бланков снижает затраты на изготовление документа, уменьшает количество ошибок при его составлении и оформлении, позволяет добиться унификации форм документов. Кроме того, использование бланков облегчает восприятие документа, улучшает его внешний вид. Правильно оформленный бланк является визитной карточкой организации.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, как и без него, должен иметь поля: левое-30мм, правое- не менее 8 мм, верхнее и нижнее- не менее 20 мм. В стандарте указаны минимальные размеры полей бланка, максимальные их значения не оговариваются.

При оформлении документов на бланке, размеры полей и площади размещения конкретных реквизитов должны соответствовать размерам, приведенным СТЬ 6. 38−2004.

Устанавливается два вида бланков, разрабатываемых в соответствии с Государственным стандартном Республики Беларусь СТБ 6. 38−2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно — распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета Республики Беларусь по стандартизации, метрологии и сертификации от 21 декабря 2004 г. № 69: бланк для письма и общий бланк других видов организационно — распорядительных документов.

При разработке, использовании и хранении бланков ОРД необходимо руководствоваться также положениями следующих нормативных правовых актов Республики Беларусь и методических документов Государственной архивной службы Республики Беларусь:

Закон Республики Беларусь от 5 июля 2004 года «О государственных символах Республики Беларусь»;

Указ Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь»;

Положение о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь (утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172);

Методические указания по практическому применению СТБ 6. 38 — 2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно — распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утверждены приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16. 09. 2005 № 41).

В организации могут разрабатываться бланки организационно-распорядительных документов двух видов: бланк для писем и общий бланк.

Первый из указанных бланков используется исключительно для оформления писем независимо от их вида (писем-запросов, писем-ответов, гарантийных сопроводительных и др.). На общем бланке оформляются распорядительные документы, а также, в ряде случаев, организационные и справочно — информационные документы. Аналогичное требование должно учитываться при оформлении подлежащих утверждению протоколов и актов. При оформлении иных справочно — информационных документов (справок, докладных записок и др.) бланк используется в том случае, если они являются внешними, то есть направляются сторонним юридическим или физическим (частным) лицам.

В делопроизводственной практике встречаются также понятия «фирменный бланк» и «должностной бланк».

Понятие «фирменный бланк» в законодательстве Республики Беларусь не закреплено. В то же время этот термин содержится в некоторых технических нормативных правовых актах Республики Беларусь, регламентирующих организацию Национальной системы подтверждения соответствия Республики Беларусь. При этом в технических нормативных правовых актах Республики Беларусь не определено, что понимается под «фирменным бланком», каков состав его реквизитов. Согласно данным проведенного БелНИИДАД исследования под «фирменными бланками» недопустимо понимать бланки документов, применяемые при подготовке организационно — распорядительной документации. Таким образом, понятие «фирменный бланк» является разговорным, непрофессиональным и в нормативных правовых актах использоваться не должно.

Понятие «должностной бланк» в законодательстве Республики Беларусь закреплено. Указ Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» закрепил «должностной бланк». Указ запрещает руководителям, другим должностным лицам государственных органов и иных государственных организаций изготовление и использование должностных бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь. Право помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на должностных бланках документов руководителей, других должностных лиц государственных органов и иных организаций может быть представлено Президентом Республики Беларусь или установленном им порядке. Примерами должностных бланков являются образцы бланков документов Президента Республики Беларусь, утвержденные Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357.

СТБ 6. 38 — 2004 установлено, что изготовление бланков в организации начинается с составления макета (чертежа), который строится на основе схемы расположения реквизитов. Чертеж следует выполнять тушью или с использованием компьютерной техники в масштабе 1:1 строгом соответствии с размерами, указанными в стандарте. На чертеже должны быть проставлены: формат бланка, размеры полей, площади каждого реквизита, наносимого на бланк. К чертежу прилагается пояснительная записка, в которой указываются сорт и цвет бумаги (рекомендуется белая бумага или светлых тонов), цвет типографический краски, название шрифта и размеры кеглей (для набора реквизитов), перечень реквизитов, исполняемых типографическим способом.

При разработке бланков документов используются стандартные листы форматов А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм). Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема бланка. Бланка формата А5 используется для документов, имеющих не более пяти — семи строк текста.

Стандартные размеры листов бумаги установлены ГОСТ 9327– — 60, разработанного на основании международного стандарта ИСО 216: 1975

" Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов, А и В".

Система форматов бумаги построена таким образом, что каждый последующий формат получается делением предыдущего формата на две равные части (параллельно наименьшей стороне листа).

Буквы, А и В указывают ряд форматов, а цифра — число делений, которые были произведены, начиная с основного формата, обозначаемого 0. Например, формат А4 соответствует формату А0, деленному на четыре части.

Основным является ряд форматов А, вспомогательным — ряд В. Форматы ряда В используются, когда необходимые форматы, занимающие промежуточные размеры между двумя смежными форматами ряда А.

Размеры потребительских форматов приведены в таблице:

Ряд А

Ряд В

обозначение

формат, мм

Обозначение

формат, мм

А0

841×1189

В0

1000×1414

А1

594×841

В1

707×1000

А2

420×594

В2

500×707

А3

297×420

В3

353×500

А4

210×297

В4

250×353

А5

148×210

В5

176×250

А6

105×148

В6

125×250

А7

74×105

В7

88×125

А8

52×74

В8

62×88

А9

37×52

В9

44×62

А10

26×37

В10

31×44

Для создания управленческой документации используется форматы А3, А4, А5, и А6. Бланки документов организации изготавливаются на бумаге форматов А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм). Изготовление бланков документов на бумаге формата А5 рекомендуется в целях экономии бумаги. Они используются при подготовке небольших по объему информационно — справочных документов, например, сопроводительных писем.

Форматы бумаги А4 и А5 должны использоваться также при создании документов системы ОРД и могут использоваться также при оформлении листа резолюции.

Формат А6 (105×148) может использоваться при оформлении листа резолюции, а также предназначен для почтовых открыток и почтовых карточек.

Формат А3 (297×420) применяется, как правило, для больших таблиц, карт или диаграмм.

На бланк для письма наносятся реквизиты:

Государственный герб Республики Беларусь;

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

код организации: код по ОКРБ 004 — 2001 «Органы государственной власти и управления «(для органов государственной власти и управления) или код по ОКРБ 018 — 2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели»;

наименование вышестоящей организации;

наименовании организации;

наименование структурного подразделения;

почтовый адрес отправителя;

коммуникационные и коммерческие данные.

На бланк письма наносятся ограничительные отметка и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа.

Реквизит «Государственный герб Республики Беларусь»:

Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках документов и угловых штампах государственных органов и иных государственных организаций Республики Беларусь. Негосударственные организации помещают изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов и угловых штампах, если такое право предоставлено им в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках располагается в центре верхнего поля. Диаметр изображения — не более 17 мм.

На бланках и угловых штампах государственных органов и государственных организаций изображения Государственного герба Республики Беларусь является обязательным.

Реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) «

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в установленном законом порядке, по усмотрению организации помещается на бланках на левом поле, если в центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь.

На бланках документов без изображения Государственного герба Республики Беларусь эмблема или товарный знак (знак обслуживания) помещается на верхнем поле бланка. При продольном расположении реквизитов эмблема или товарный знак (знак обслуживания) организации помещается в центре верхнего поля бланка, при угловом — над серединой строки реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации «).

На бланк для письма ограничительных отметок и линий для реквизитов «Дата», «Регистрационный индекс», «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа». Нанесение указанных ограничительных отметок и линий на бланк для письма является обязательным.

СТБ 6. 38−2004 дополнительно предусмотрено нанесение на бланк для письма ограничительных отметок и линий для реквизитов «Код документа по ОКУД», «Адресат», «Заголовок к тексту», «Отметка о контроле». Указанные ограничительные отметки и линии могут оформляться на бланке для письма по усмотрению организацию. Ограничительные отметки и линии для реквизитов «Адресат» и «Заголовок к тексту» целесообразно наносить на бланк для письма в случае, если в организации для оформления писем применяется пишущая машинка. При подготовке документов с использованием компьютерной техники нанесение отметок и линий для указанных реквизитов будет излишним, так как соответствующие ограничения устанавливаются в электронных шаблонах, либо настраиваются непосредственно в текстовом редакторе при оформлении конкретного документа. Код документа по ОКУД определен только для одного вида письма — об изготовлении печатей и штампов (201 240 001), форма которого унифицирована и включена в УСОРД. В связи с этим оформление ограничительной линии для данного реквизита на бланке для письма представляется нецелесообразным.

Ограничительные отметки для реквизита «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа» на бланке для письма должны быть оформлен на белорусском языке (На _______ ад _______).

При изготовлении бланка на двух языках не дублируются реквизиты «Дата», «Регистрационный индекс», «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа «. Указанные реквизиты являются переменными и оформляются на бланка частично, с использованием ограничительных линий, знака «№» и слов «На №ад». Полностью указанные реквизиты оформляются при создании конкретного документа, при этом дата указывается цифровым способом (за исключением нормативных правовых актов Республики Беларусь, при оформлении которых используется словесно — цифровой способ), а индекс — с использованием цифр или букв и цифр в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Республики Беларусь по делопроизводству и установленной в организации системной индексации документов. Во всех организациях бланк для письма должен быть изготовлен с продольным расположением реквизитов на двух языках. СТБ 6. 38−2004 предусмотрено оформление реквизитов бланка для письма, располагаемых слева, на белорусском языке.

2 Особенности оформления общего бланка на персональном компьютере

В организации могут разрабатываться бланки организационно — распорядительных документов двух видов: бланк для письма и общий бланк. В этом разделе мы рассмотрим общий бланк.

На общем бланке оформляться распорядительные документы, а также, в ряде случаев, организационно и справочно — информационные документы.

На общий бланк наносятся реквизиты:

Государственный герб Республики Беларусь;

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

код организации: код по ОКРБ 004 — 2001 «Органы государственной власти и управления «(для органов государственной власти и управления) или код по ОКРБ 018 — 2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели»;

наименование вышестоящей организации;

наименовании организации;

наименование структурного подразделения;

место составления или издания.

На общий бланк наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс.

Для оформления реквизита «Название вида документа» на общем бланке отводится свободное место между реквизитами «Наименование организации» («Наименование структурного подразделения») и ограничительными линиями для реквизитов «Дата» и «Регистрационный индекс».

СТБ 6. 38 — 2004 реквизит «Название вида документа».

Вид документа — это классификационное понятие, употребляемое для обозначения документов одного название.

Название вида документа определяется его назначением и должно соответствовать компетенции организации, содержанию документируемого управленческого действия, а также Табелю. На письмах название вида документа не указывается.

Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки.

При использовании общих бланков с продольным расположением реквизитов на двух языках название документа печатается на двух языках.

Реквизит «Название вида документа» оформляется на всех документах кроме письма. Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки (пробелов между буквами) независимо от того, используется для подготовки документа бланк либо чистый лист бумаги стандартного формата, например: ПРИКАЗ, АКТ, СПРАВКА ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.

Если общий бланк оформлен на двух языках с продольным расположением реквизитов, то название вида документа дублируется на каждом и государственных языков. (например, ЗАГАД — ПРИКАЗ).

Общий бланк может использоваться для подготовки и оформления документов разных видов, включение этого реквизита в состав постоянных реквизитов, наносимых на бланк, автоматически трансформирует общий бланк в специальный.

Для того, чтобы общий бланк можно было использовать при подготовке документов разных видов и для оформления реквизита «Название вида документа» на общем бланке отводится свободное место между реквизитами «Наименование организации («Наименование структурного подразделения») и ограничительными линиями для реквизитов «Дата» и «Регистрационный индекс». При подготовке и оформлении конкретного документа на этом свободным месте печатается название вида подготавливаемого документа.

На общем бланке печатается реквизит «Наименование вышестоящей организации».

Реквизит «Наименование вышестоящей организации».

При наличии вышестоящей организации указывается ее полное официальное наименование.

Реквизит «Наименование вышестоящей организации» оформляется на документах, независимо от того, используются для их подготовки бланки либо чистые листы бумаги установленных форматов. При использовании бланков наименование вышестоящей организации включается в состав реквизитов бланка. При использовании чистых листов бумаги указанный реквизит печатается выше реквизита «Наименование организации».

Реквизит «Наименование организации».

Наименование организации обозначает автора документа, которым является юридическое лицо, создавшее документ.

Наименование организации указывается в точном соответствии с уставом, положением о ней. Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещается ниже полного и заключается в скобки.

Документ, подготавливаемый совместно двумя и более организациями, оформляется на чистом стандартном листе бумаги. Наименования организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне.

Например:

Министерство финансов Министерство по налогам

Республики Беларусь и сборам Республики Беларусь

При систематической подготовке совместных документов может изготавливаться отдельный бланк.

Реквизит «Наименование структурного подразделения».

Наименование структурного подразделения указывается на документе в том случае, если документ издается (составляется) от имени этого подразделения.

Реквизит «Дата документа».

Дата документа — это реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время (число, месяц, год) его создания и (или) подписания, утверждения, принятия или опубликования.

Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, указание, письмо и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для документа, принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение), — дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение и др.) — дата утверждения.

Датой совместного документа является дата его подписания последней организацией.

При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначения месяц и года, день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты в реквизитах «Текст», «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа», «Резолюция», «Визы», «Гриф приложения», «Отметка о наличии приложения», «Отметка о поступлении», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о заверении копии» оформляются цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами.

Например:

22. 09. 2011

При оформлении дат в документах, содержащих сведения финансового характера, допускается использование словесно цифрового способа.

Даты в нормативных правовых актах Республики Беларусь оформляются в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Датой большинства документов является дата их подписания (приказ, распоряжение, указание, справка, докладная записка, письмо, заявление, представление, уведомление, иные справочно — информационные документы, за исключением акта). Например, если проект приказа был подготовлен 23 августа 2011 г., подписан 25 августа 2011 г., то его датой будет 25. 08. 2011.

Реквизит «Регистрационный индекс».

Регистрационный индекс документа — это цифровое или буквенно — цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации, включающее регистрационный номер документа, который может быть дополнен необходимыми поисковыми признаками.

Регистрационный номер документ — это порядковый регистрационный номер, присваиваемый документу при создании или получении.

Регистрационный индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т. д.) и другими условными обозначениями.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе. (слева направо). «Регистрационный индекс» является одним из обязательных реквизитов, необходимых для придания юридической силы документу.

Реквизит «Место составления или издания».

Место составления или издания документа располагается под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс».

Реквизит «Место составления или издания» оформляется на всех организационно- распорядительных документах, за исключением писем и заявлений, независимо от того, используются для их подготовки бланки либо чистые листы бумаги установленных форматов.

В письмах указанный реквизит не оформляется. Реквизит «Место составления или издания» является постоянным реквизитом, он оформляется на общем бланке при его изготовлении. СТБ 6. 38 — 2004 установлено, что место составления или издания документа указывается на общем бланке с учетом принятого административного — территориального деления Республики Беларусь.

Общие бланки допускается изготавливать как на одном языке, так и на двух. Обязательность использования двух языков при оформлении общего бланка определяется наличием на нем изображения Государственного герба Республики Беларусь: гербовые бланки оформляются только на двух языках (белорусском и русском), что установлено требованиями Указа Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357. Необходимость размещения изображения Государственного герба на бланках. В том числе общих бланках, установлена для государственных организаций.

При создании общего бланка на двух языках также должен использоваться только продольный вариант расположения его реквизитов.

Общие бланки негосударственных структур, на которых отсутствует изображение Государственного герба, могут оформляться по усмотрению организации как на одном, так и на двух языках с использованием как продольного, так и углового вариантов расположения реквизитов. Наиболее рациональным является изготовление общих бланков на одном языке с угловым вариантом расположения реквизитов, что позволяет экономить рабочую площадь документа при оформлении реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф ограничения доступа». «Резолюция».

СТБ 6. 38 — 2004 дополнительно предусмотрено нанесение на бланк письма ограничительных отметок и линий для реквизитов «Код документа по ОКУД», «Адресат», «Заголовок к тексту», «Отметка о контроле». Указанные ограничительные отметки и линии могут оформляться на общем бланке по усмотрению организации.

служебный документ бланк компьютер

Заключение

В результате выполнения курсовой работы были проанализированы и охарактеризованы бланки документов, в том числе бланк для письма.

Из всего выше указанного мы можем сделать вывод, что, от того, насколько правильно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

Поэтому требования, предъявляемые к составлению и оформлению служебных документов должен знать каждый.

Литература

1 Инструкция по делопроизводству в Учреждение Образования Минского Государственного политехнического колледжа. 2011 г.

2 Давыдова Э. Н., Рыбаков А. Е. Делопроизводства: Учебно-практическое руководство.- Мн.: ТетраСистем. 1999. — 288с.

3 Унифицированная система организационно-распорядительных документации. Утвержденные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм.- Минск, БелНИИДАД, 2007.

4 СТБ 6. 38−2004. Унифицированное система документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительных документации. Требования к оформлению документов.

5 Методические указания по практическому применению СТБ 6. 38−2004 Унифицированная система документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — Минск, БелНИИДАЛ, 2005.

6 Журнал, Архивы и делопроизводство. — Минск, 1, 2, 3, 4, 5, 6, — 2010.

Приложения А

Образец бланка для письма на белорусском и русском языках с продольным расположением реквизитов.

Государственный герб Республики Беларусь

Найменне вышэйстаячай арганiзацыi

Наименование вышестоящей организации

Найменне арганiзацыi

Наименование организации

Паштовы адрас

Почтовый адрес

Камунiкацыйныя даныя

Коммуникационные данные

________________№___________

На №____________ ад__________

Приложения Б

Пример оформления бланк для письма с продольным расположением реквизитов

Государственный герб Республики Беларусь

Дэпартамент па архiвах i справаводству Мiнiстэрства юстыцыi Рэспублiкi Беларусь

Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь

Дзяржаўная установа

«Беларускі навукова-даследчы інстытут дакументазнаўства і архіўнай справы»

(БелНДIДАС)

Государственная учреждение

«Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного»

(БелНИИДАД)

вул. Крапоткiна, 55, 220 002, г. Мiнск тел. (017)268 65 19

ул. Кропоткина, 55, 220 002, г. Минск тел. (017)268 65 19

рр 3 314 223 650 028 в ААТ «Белiнвестбанк», код 739, г. Мiнск, пр-т Машэрова, 29

рс 3 314 223 650 028 в ОАО «Белинвестбанк», код 739, г. Минск, пр-т Машерова, 29

________________№___________

На №____________ ад___________

Приложения В

Образец бланка для всех видов организационно — распорядительных документов (общего бланка) на белорусском и русском языках с продольным расположением реквизитов

Государственный герб Республики Беларусь

Найменне вышэйстаячай арганiзацыi

Наименование вышестоящей организации

Найменне арганiзацыi

Наименование организации

Назва вiду дакумента

Название вида документа

________________№____________

Месца складання або выдання

Место составления или издания

Приложения Г

Пример оформления общего бланка с продольным расположением реквизитов (на двух языках)

Государственный герб Республики Беларусь

Дэпартамент па архiвах i справаводству Мiнiстэрства юстыцыi Рэспублiкi Беларусь

Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь

Дзяржаўная установа

«Беларускі навукова-даследчы інстытут дакументазнаўства і архіўнай справы»

(БелНДIДАС)

Государственная учреждение

«Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного»

(БелНИИДАД)

________________№__________

г. Мiнск

г. Минск

Приложения Д

Пример оформления общего бланка с угловым расположением реквизитов (на одном языке)

Товарный знак (знак обслуживания)

Открытое акционерное общество «КОНТИК» (ООО «КОНТИК»)

________________№__________

г. Минск

Приложения Е

Пример оформления общего бланка с продольным расположением реквизитов (на одном языке)

Товарный знак (знак обслуживания)

Открытое акционерное общество «КОНТИК» (ООО «КОНТИК»)

_____________ №_____________

г. Минск

Приложения Ж

Перечень реквизитов бланк для письма

Постоянные реквизиты:

— Государственный герб Республики Беларусь;

— эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

-код организации: код ОКОГУ по для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП по для других организаций;

— наименование вышестоящей организации;

— наименование организации;

— наименование структурного подразделения;

— почтовый адрес отправителя;

— коммуникационные и коммерческие данные.

Переменные реквизиты:

— код документа;

— дата;

— регистрационные индекс;

— ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

— адресат;

— заголовок к тексту;

— отметка о контроле.

Приложения З

Перечень реквизитов общего бланк

Постоянные реквизиты:

— Государственный герб Республики Беларусь;

— эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

-код организации: код ОКОГУ по для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП по для других организаций;

— наименование вышестоящей организации;

— наименование организации;

— наименование структурного подразделения;

— название вида документа;

— место составления или издания.

Переменные реквизиты:

— код документа;

— дата;

— регистрационный индекс;

— адресат;

— гриф утверждения;

— заголовок к тексту;

— отметка о контроле.

ПоказатьСвернуть
Заполнить форму текущей работой