Формирование логистической информационной системы организации (на материалах ОАО "ЛЗПМ")

Тип работы:
Курсовая
Предмет:
Маркетинг


Узнать стоимость

Детальная информация о работе

Выдержка из работы

Курсовая работа

по дисциплине «Логистика»

тема: Формирование логистической информационной системы организации (на материалах ОАО «ЛЗПМ»)

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы «Формирование логистической информационной системы организации (на материалах ОАО «ЛЗПМ») заключается в том, что современное состояние логистики во многом сформировалось благодаря бурному развитию и внедрению во все сферы бизнеса информационно-компьютерных технологий. Реализация большинства логистических концепций (систем), таких как RP, JIT, ДДТ и других была бы невозможна без использования быстродействующих компьютеров, локальных вычислительных сетей, телекоммуникационных систем и информационно-программного обеспечения. Значение информационного обеспечения логистического процесса настолько важно, что многие специалисты выделяют особую информационную логистику, имеющую самостоятельное значение в бизнесе и управлении информационными потоками и ресурсами.

Целью данной работы является обоснование теоретических и практических аспектов процесса построения и функционирования логистической информационной системы предприятия.

Из цели вытекают следующие задачи:

1) рассмотрение информационных потоков как основы логистической информационной системы;

2) рассмотрение организационной структуры логистической информационной системы и особенностей ее функционирования;

3) рассмотрение особенностей формирования логистической информационной системы;

4) рассмотрение маркетинговой характеристики ОАО «ЛЗПМ»;

5) анализ информационно-документационного обеспечения деятельности ОАО «ЛЗПМ»;

6) анализ процесса обмена информацией в ОАО «ЛЗПМ»

7) предложение мер по совершенствованию логистической информационной системы ОАО «ЛЗПМ»;

8) оценка эффективности предложенных мероприятий.

Предметом исследования является логистическая информационная система предприятия.

Объектом исследования является процесс построения и функционирования логистической информационной системы ОАО «ЛЗПМ». ОАО «ЛЗПМ» занимается производством пластмассовых изделий. Это предприятие является одним из крупнейших производителей в Центрально-Черноземном районе по выпуску изделий из пластмассы.

При написании курсовой работы использовались аналитические, статистические и экономико-математические методы.

Данная тема наиболее проработана в трудах следующих ученых: Чудаков А. Д., Годин В. В., Титоренко Г. А., Сергеев В. И., Стивенсон В. Дж.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПОСТРОЕНИЯ И ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ ЛОГИСТИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ПРЕДПРИЯТИЯ

1.1 Информационные потоки — основа логистической информационной системы

Разнообразные информационные потоки, циркулирующие внутри и между элементами ЛС, ЛС и внешней средой, образуют своеобразную логистическую информационную систему (ЛИС), которая может быть определена как интерактивная структура, состоящая из персонала, оборудования и процедур (технологий), объединенных связанной информацией, используемой логистическим менеджментом для планирования, регулирования, контроля и анализа функционирования ЛС.

Назовем информационным потоком поток сообщений в речевой, документной (бумажной и электронной) и другой форме, генерируемый исходным материальным потоком в рассматриваемой логистической системе (ЛС), между ЗЛС или ЛС и внешней средой, и предназначенный для реализации управляющих функций.

Классификация информационных потоков приведена на рисунке 1

По отношению к логистическим активностям можно выделить элементарные, комплексные, ключевые и базисные информационные потоки, сопровождающие соответствующие операции и функции. По отношению к ЛС информационные потоки делятся на:

— внутренние и внешние (соответственно циркулирующие внутри ЛС или ЗЛС или между ЛС и внешней средой);

— горизонтальные, относящиеся к одному уровню иерархии ЛС, и вертикальные — от верхнего уровня логистического менеджмента к низшему;

— входные и выходные — по отношению к входу-выходу ЛС или ЗЛС.

По виду носителей информации наиболее распространенными являются потоки на бумажных носителях (документы), а при использовании компьютерных технологий обработки информации — на магнитных носителях (магнитных лентах, дисках), в виде электронных видеограмм и т. п.

По времени возникновения информации различают регулярные (стационарные) потоки, соответствующие регламентированной во времени передаче данных, периодические (с жестким ограничением на время передачи) и оперативные потоки, обеспечивающие связь абонентов в интерактивном и диалоговом режимах «on line» и «off line».

Рисунок 1 — Классификация информационных потоков

В зависимости от назначения выделяют директивные (управляющие) информационные потоки, потоки нормативно-справочной информации, информации для учета и анализа при принятии решений и вспомогательные информационные потоки.

Возрастание роли информационных потоков в современной логистике обусловлено следующими основными причинами. Во-первых, для потребителя информация о статусе заказа, наличии товара, сроках поставки, отгрузочных документах и т. п. является необходимым элементом потребительского логистического сервиса. Во-вторых, с позиций управления запасами в логистической цепи наличие полной и достоверной информации позволяет сократить потребность в запасах и трудовых ресурсах за счет уменьшения неопределенности в спросе. И наконец, в-третьих, информация увеличивает гибкость ЛС с точки зрения того, как, где и когда можно использовать ресурсы для достижения конкурентных преимуществ.

Логистический менеджмент фирмы оперирует с многочисленными показателями и характеристиками информационных потоков: номенклатурой передаваемых сообщений, типами данных, документами, массивами; интенсивностью и скоростью передачи данных, специальными характеристиками (пропускной способностью информационных каналов, защитой от несанкционированного доступа, помехозащищенностью и др.).

Между информационным и материальным потоком отсутствует изоморфность (т.е. однозначное соответствие, синхронность во времени возникновения). Как правило, информационный поток либо опережает материальный, либо отстает от него. В частности, само зарождение материальною потока обычно является следствием информационных потоков в ходе, например, переговоров о сделках купли-продажи товаров, составления контрактов и т. д. Типичным является наличие нескольких информационных потоков, сопровождающих материальный.

Характерным примером большого разрыва во времени возникновения материальных и информационных потоков являются форвардные сделки на еще не поставленный (или не произведенный) товар на товарных биржах.

Информационные потоки, сопровождающие отдельные логистические активности, например, операционные производственные процедуры, транспортировку, управление запасами и заказами, могут быть очень сложными и насыщенными в плане схем документооборота, количества документов и реквизитов. В качестве примера на рис. 2 приведена схема (алгоритм) документооборота при осуществлении таможенных процедур экспорта груза.

Как видно из приведенной схемы, только одна элементарная логистическая активность таможенное оформление груза в экспортной перевозке — порождает достаточно сложные информационные потоки и требует обработки большого объема документов.

При выполнении, например, смешанных железнодорожно-морских международных перевозок грузов, используется до 60 оригинальных документов, тысячи реквизитов, а взаимодействие по информационным потокам осуществляется между двумя десятками логистических посредников.

Указанные обстоятельства приводят к необходимости уменьшения бумажного документооборота за счет электронной обработки данных, упрощения технологических схем документооборота, внедрения международных стандартов электронной передачи и обработки информационных логистических потоков на основе, например, стандарта ООН EDIFACT.

Информационные потоки в ЛС определяются конкретными потребностями персонала логистического менеджмента при выполнении отдельных функций планирования, регулирования, анализа, контроля и учета. В качестве, примера на рис. 3 представлена схема источников информации и возникающих информационных потоков при планировании размещения запасов ГП фирмы в дистрибутивной сети.

Рисунок 2 — Алгоритм документооборота при таможенном оформлении экспорта груза

Продолжение рисунка 2

Рисунок 3 — Информационные потоки в планировании запасов

На схеме представлены четыре основных источника, генерирующие информационные потоки при планировании фирмой запасов ГП в складской системе дистрибьюции: требования потребителей, прогнозы объемов продаж, решения в дистрибьюции и логистические издержки по управлению запасами в дистрибутивной сети. Информация, отражающая требования потребителей, детализирует классы и группы потребителей в определенном сегменте рынка, схемы доставки ГП каждой группе и организацию логистического сервиса и т. д. Типовые элементы информационных потоков этого источника представлены в таблице 1. Они включают четыре группы информационных потоков: продуктовые требования, стоимость ГП, процедуры заказов и доставки ГП потребителям.

Информационные источники для прогнозирования объемов продаж включают в себя такие данные как:

— ретроспективную информацию о продажах конкретного ассортимента продукции;

— объемы продаж сабститьютов конкурентов;

— общий объем продаж данного сегмента рынка;

— общий рыночный спрос на ГП;

— точность и достоверность ретроспективной информации;

— стадии жизненного цикла товара и составляющие логистических циклов;

— планируемые изменения в атрибуты ГП;

— планы продвижения товара на рынок;

— ценовые изменения;

— стратегии (маркетинговая, продуктовая) возможных конкурентов;

— экономические тенденции в изменении структуры потребительского спроса;

— технологические тенденции в данной отрасли промышленности;

— краткосрочные прогнозы наличия ГП в системе дистрибьюции;

— долгосрочные прогнозы потребности в МР для изготовления ГП;

— прогноз развития новых рынков и т. д.

Таблица 1 — Элементы информационных потоков, отражающих требования потребителей

Группа информационных потоков

Элементы информационных потоков

Информация о продуктовых требованиях

Специфические требования индивидуальных покупателей и их групп

Требования к продуктовому ассортименту

Версии готовой продукции или стандарты конфигурации

Качество готовой продукции и стандарты сервиса

Информация о ценах

Диапазон цен для конкурентных видов готовой продукции и продуктового ассортимента

Условия контрактов или договоров поставки, относящиеся к ценам

Дополнительные ценовые ограничения на услуги дистрибьюторов, объем поставок, страхование, упаковку, маркировку и т. п.

Информация о процедурах заказов

Требование наличия готовой продукции в определенных пунктах размещения ее запасов и торговых точках

Объем заказов потребителей и спецификации продуктового ассортимента

Минимальный объем заказа на готовую продукцию

Процедура сбора заказов

Коммуникационные каналы для сбора заказов

Спецификации и частота заказов

Процедура возврата заказа

Информация о доставке (поставке) готовой продукции потребителям

Длительность цикла выполнения заказа

Частота поставки заказанных партий готовой продукции

Требования к выполнению заказа в полном объеме

Требования к процедуре получения заказов потребителями

Процедура возврата заказа

Требования к качеству доставки

Требования к предпродажному и послепродажному сервису

Информационные потоки, характеризующие решения в дистрибьюции, можно разделить в свою очередь на две большие группы: потоки, характеризующие временные условия операций в дистрибутивной сети и потоки, отражающие точность и достоверность данных.

Информация, уменьшающая неопределенность временных параметров дистрибьюции, включает данные о цикле выполнения заказа (время получения и обработки заказа, формирования отправки на выбранный пункт дислокации запасов, время диспетчирования, мониторинга и т. д.). Временные параметры транспортировки связаны с выбором схемы доставки, вида транспорта, маршрутов, мониторинга транспортировки и т. п. Наконец, время цикла получения заказа включает информацию о пункте назначения и времени прибытия груза, времени погрузки-разгрузки, оформления документов и т. п.

Информационные потоки, связанные с уменьшением неопределенности других параметров дистрибьюции, учитывают условия поставки, количественные и качественные параметры выполняемых заказов, требования полноты, точности и достоверности информации при управлении запасами.

1.2 Организационная структура логистической информационной системы. Особенности функционирования

Организационная структура ЛИС может быть представлена в виде схемы, адаптированной к известной структуре информационной системы в маркетинге, предложенной Ф. Котлером (рисунок 4).

Рисунок 4 — Организационная структура ЛИС

Как видно из рисунка 4, организационная структура ЛИС может быть укрупнено сформирована из четырех подсистем: управления процедурами заказов, научных исследований и связи, поддержки логистических решений и генерирования выходных форм и отчетов. Эти взаимосвязанные подсистемы осуществляют информационно-компьютерную поддержку всех функций логистического менеджмента и связь с микро- и макрологистической окружающей средой.

Информационная система, необходимая для адекватного выполнения функций логистики, обладает всеми характеристиками, которые превращают простую совокупность информационных компонентов в законченную систему, а именно:

— информационные потоки в логистике обладают свойством взаимодействовать друг с другом, образуя единое целое, которое очевидным образом расчленяется на части. Информационные потоки в логистике могут обладать различной физической природой и иметь различную форму (например, потоки определенным образом составленных и заполненных документов и потоки массивов данных, перемещающихся между компьютерами по локальным вычислительным сетям), будучи совместимыми в информационном отношении;

— между информационными компонентами (потоками) существуют различного рода взаимосвязи, в том числе причинно-следственные. Взаимосвязи и взаимозависимость информационных компонентов (потоков) внутри информационной системы в логистике являются более сильными и более естественными, чем связи этих же компонентов с внешней средой. Именно это отделяет информационную систему от близлежащих компонентов внешней среды;

— фактическое объединение информационных компонентов (потоков), обладающих названными выше системообразующими предпосылками, происходит в результате работы по их объединению и организации. В результате создается та или иная конкретная информационная структура. Это предполагает, что упорядочиваются взаимосвязи и иерархия соподчиненности компонентов этой структуры;

— информационные системы в логистике должны обладать свойством интегративности. В данном случае это означает, что информационная система может обеспечить такие возможности логистического управления, которые тот или иной отдельно сформированный поток (без учета других потоков и без взаимодействия с ними) обеспечить не может.

Информационные системы в логистике независимо от их конкретного назначения, по своей структуре строятся по иерархическому, обычно трехуровневому (трехранговому) принципу. Заметим, что в данном случае ранги, в отличие от рангов управляющего персонала, нумеруются, начиная с наинизшего. Поэтому в логистических информационных системах третий ранг выше, чем первый, тогда как у руководящего персонала, например, капитан 1-го ранга — это более высокое звание, чем капитан 3-го ранга. Такой принцип принят с целью обеспечить возможность наращивания информационной системы более высокими рангами и ее включения в качестве подсистемы в обобщающие системы и сети более высокого порядка, если в этом появится необходимость.

В соответствии с такой структурной декомпозицией в информационных системах в логистике выделяются следующие три уровня:

1. Первый уровень — это уровень рабочего (в широком смысле) места, например, места складирования, станка для выполнения механической обработки, места или установки для помещения в тару и маркировки и др. На этом уровне осуществляется та или иная логистическая операция с управляемым материальным потоком, а именно: его элемент (деталь, единичная упаковка, рабочий стол-спутник или какая-либо другая грузоединица) перемещается, перегружается, упаковывается, проходит ту или иную обработку.

Второй уровень — это уровень производственного участка, цеха, склада и др., где происходят процессы обработки, упаковки и транспортировки грузоединиц и размещаются рабочие места.

Третий уровень — это система транспортирования и перемещения грузоединиц во всей производственно-сбытовой системе в целом от погрузки сырья, материалов и компонентов и до доставки готовых изделий потребителям и расчетов за них.

Уровни производственно-сбытовой системы и руководства, которым соответствуют свои уровни информационной системы, определяют функциональную и эксплуатационную законченность информационных подсистем.

На верхнем уровне информационной системы реализуется планирующая информационная подсистема. Здесь осуществляется логистическое управление общим материальным потоком с целью организовать производственно-сбытовую деятельность, направленную на наиболее эффективное удовлетворение потребностей рынка.

На втором уровне информационной системы размещаются так называемые диспозитивные информационные подсистемы (disposite — размещать, распоряжаться). Эти подсистемы детализируют планы, составленные на верхнем уровне и доводят их до уровня отдельных производственных участков, цехов, механизированных в той или иной степени складов и других производственных подразделений и т. п., а также определяют способы действий этих подразделений.

Наконец, на нижнем уровне информационных систем размещаются так называемые исполнительные информационные подсистемы. Они доводят задания, правила и инструкции до конкретных рабочих мест и исполнителей. Они также осуществляют контроль за ходом технологического процесса на рабочих местах и обеспечивают обратную связь, формируя первичную информацию с этих рабочих мест.

Структура и функции взаимосвязей информационных подсистем, действующих в пределах одного предприятия (на уровне микрологистики), приведена на рисунке 5.

Рисунок 5 — Схема взаимосвязей информационных подсистем внутри одного предприятия

Отметим, что планирующая, диспозитивная и исполнительная подсистемы связаны прямыми и обратными вертикальными информационными потоками.

Отдельные комплексы задач внутри указанных функциональных подсистем связаны горизонтальными информационными потоками.

Рассмотрим элементы и взаимосвязи приведенной общей классификации информационных систем подробнее.

Все информационные процессы можно подразделить на три разновидности, а именно:

— целеполагание, то есть процессы, ведущие к выбору и формулировке целей логистического управления;

— планирование, то есть процессы разработки развернутой во времени последовательности будущих действий в рамках управляемой производственно-сбытовой системы;

— регулирование, то есть процессы, обеспечивающие фактическое протекание в реальном масштабе времени производственно-сбытовой деятельности в соответствии с составленными планами.

Нужно учитывать, что согласно общепринятому определению, информацией считают не всякие сведения, а только те, которые в известной степени являются новыми для их получателей, и которые могут быть использованы этими получателями для формирования управленческих решений.

В информационных системах логистики (независимо от степени их компьютеризации и приближения к безбумажной технологии) следует документировать ту информацию, которая является входной и выходной для лиц или органов, осуществляющих управление и мониторинг.

К документам, содержащим такую информацию, относятся, например:

— карточки, содержащие сетевые и другие модели производственно-сбытовой деятельности;

— оперативно-календарные планы;

— ведомости материально-технического снабжения;

— оперативные отчеты о ходе производственно-сбытовой деятельности за тот или иной период;

— информация, необходимая для проведения оперативных совещаний;

— карточки, содержащие задания на выполнение оперативных решений;

— результаты контроля реализации оперативных решений;

— производственные графики на различные периоды;

— графики обеспечения сырьем, материалами, комплектующими, специальной техникой, кадрами, транспортом и др., составленные на различные периоды;

— графики внутренних перевозок на различные периоды;

— графики внешних перевозок на различные периоды, а также некоторые другие.

Для обеспечения достоверности, полноты и точности используемой информации, ее актуальности, оперативности и доступности принимаются следующие меры:

— вся система делопроизводства перерабатывается и упорядочивается в соответствии с требованиями организации логистического управления;

— осуществляется компьютеризация информационной системы и организация ряда автоматизированных рабочих мест (АРМов), обеспечивающих взаимообщение персонала с информационной системой;

— совершенствуется система контроля за прохождением и исполнением управленческой документации;

— разрабатываются и внедряются методические документы, являющиеся инструктивными для организации работы должностных лиц и основанные на агрегировании информации по принципу ее предназначения и по получаемым конечным результатам.

Информационная система, обеспечивающая логистическое управление, функционирует и на этапе создания запасов, необходимых для начала производственной деятельности, и на этапе собственно производства, и на этапе распределения и доставки продукции потребителям.

При управлении образованием необходимых входных запасов должны создаваться следующие типы информационных компонентов, характеризующих эти запасы и др. :

— тип запасаемого продукта;

— количество единиц или другие объемные показатели запасаемого продукта;

— поставщик или продуцент данного запасаемого продукта;

— месторасположение поставщика или продуцента данного запасаемого продукта;

— время прибытия и время отправки данного продукта в данное место расположения;

— характеристики транспортной системы по доставке данного запасаемого продукта;

— время транспортировки данного запасаемого продукта.

При управлении собственно производством информационная система должна создавать следующие типы информационных компонентов и др. :

— данные для обмена с традиционными планово-диспетчерскими службами и руководящим персоналом;

— данные по организации заказов, получению заготовок, инструмента и другой оснастки по накладным, а также иные виды данных, необходимых для взаимодействия со смежными производственными участками, вспомогательными и комплектующими службами;

— данные по регистрации различного рода промежуточных запасов и заделов (заготовок, инструмента и другой оснастки, полуфабрикатов, управляющих программ и др.);

— данные по регистрации состояния оборудования, причин простоев, времени выполнения плановых и неплановых ремонтов и технического обслуживания, по указаниям ремонтному и обслуживающему персоналу и по учету его действий;

— документы о выдаче заданий по рабочим местам (позициям) и по исполнителям;

— данные по учету хода производства с регистрацией хода выполнения заданий по рабочим местам (позициям), по исполнителям и по наименованиям выпускаемых деталей.

Определяющими входными документами при этом являются задания, поступающие из планово-диспетчерских служб (планово-экономического отдела и планово-диспетчерского бюро), определяющие объемы и директивные сроки выпуска деталей (изделий). Сюда же относятся директивные документы руководства о внеплановом срочном выполнении тех или иных заданий.

Отчетные документы, являющиеся одной из важнейших составных частей выходной документации, могут составляться по отдельным заказам, по партиям деталей, по каждому агрегату и по производственному подразделению в целом. В них содержатся данные по шифрам заказа, номерам чертежей, датам приема заказа на исполнение, поставки заготовок, выполнения заказа, по номерам агрегатов или производственных бригад, которые проводили обработку, по машинному и вспомогательному времени, по числу годных и бракованных деталей в обработанной партии и др. Кроме зарегистрированных фактических данных по ходу производства выходные документы могут содержать расчетные показатели, например, коэффициенты загрузки оборудования, сменности, уровни автоматизации, нормативной стоимости работ и др. Наряду с отчетными документами должна предусматриваться разработка документов для смежных служб и для персонала производственного участка, необходимые для текущего исполнения плана либо для его корректировки и принятия специальных мер.

К таким документам относятся:

— заявки на плановые поставки заготовок с указанием их шифров, объемов и предельных сроков поставки;

— заявки на плановые поставки рабочего и вспомогательного инструмента, оснастки и других необходимых компонентов, содержащие в том числе номера стандартов, типоразмеры, обозначение материалов и др. ;

— заявки на ликвидацию дефицита заготовок и на аварийную поставку инструмента и других необходимых компонентов с указанием дефицитных изделий и их стандартов, их наименований и требуемого количества, соответствующих операций в технологических маршрутах и др. ;

— текущие сводки по ходу выполнения производственных планов по объему и по номенклатуре, в том числе для каждого шифра детали и для производственного подразделения в целом, сводки по планам и по их фактическому выполнению (в единицах, нормочасах и процентах, нарастающим итогом за данный период, фактическое выполнение в процентах к декадному, месячному или квартальному планам и др.);

— сопроводительные документы к изделиям и полуфабрикатам, отправленным в другие цехи и участки на сборку или на выполнение внешних операций;

— заявки в специальные службы — отдел главного энергетика, отдел главного механика — на выполнение плановых и внеплановых ремонтных работ;

— заявки на подготовку рабочей технологической документации и на подготовку управляющих программ к оборудованию с числовым программным управлением (ЧПУ) для доукомплектования библиотеки управляющих программ в соответствии с плановыми заданиями.

Общий принцип, который необходимо соблюдать при разработке документооборота многономенклатурного дискретного производства, состоит в обеспечении возможности ведения технологического процесса в случае выхода из строя управляюще-вычислительного комплекса и восстановления данных о текущем состоянии производства и оборудования после восстановления его работоспособности.

Документальное представление данных используется для организации диалога оператора с управляюще-вычислительным комплексом и является организующим началом для разделения функций между компьютерной системой и персоналом, что существенно для современного производства.

После завершения производства и складирования готовой продукции необходимо организовать сбытово-распределительную деятельность. Именно в результате успешно осуществляемых продаж можно судить о финансовых результатах и общей эффективности всей производственно-сбытовой деятельности.

Большую роль при этом (особенно в условиях острой рыночной конкуренции) могут сыграть информационные системы. Такие системы должны давать актуальную и достоверную информацию о потребностях рынка и о фактическом ходе продаж. Эти данные могут использоваться для управления сбытом и для представления тех или иных документированных сведений потребителям.

Информационный базис для управления сбытовой деятельностью должен содержать следующие данные и др. :

— история развития рынков сбыта, состав и распределение клиентуры, типы операций по сбыту;

— прогнозы динамики развития рынка, изменений в клиентуре, в объемах и номенклатуре сбыта;

— история, состояние и перспективы условий конкуренции;

— сведения о ценах и методах ценообразования;

— данные о расходах по организации сбыта;

— данные о результатах контроля деятельности персонала;

— данные по потребностям и по фактическим запросам на новый продукт;

— списки фактических и потенциальных покупателей;

— почтовая корреспонденция, телефонограммы и факсы;

— результаты расчетов, связанных со сбытом;

— данные по результатам контроля и анализа рекламной деятельности;

— данные по движению заказов, по выставлению и оплате счетов, составлению и использованию смет и др.

1.3 Особенности формирования логистической информационной системы

Формирование информационной системы в логистике — это сложный творческий процесс. Он базируется на правильном разбиении всего цикла прохождения информации на функциональные подсистемы, формировании и структуризации информационных потоков, установлении иерархии их соподчинения и организации их взаимосвязей. Необходимо также определить места сбора, ввода и вывода информации, формы ее представления и документирования. Для построения таких систем следует в максимально возможной степени использовать современные компьютерные средства, возможности их включения в локальные вычислительные сети и выхода на международные сети, например, Интернет.

Компьютерное оснащение информационных систем должно сопровождаться необходимым математическим, программным и лингвистическим обеспечением.

Создание интегрированных информационных систем и, в более широком смысле, информационной инфраструктуры, способно в короткие сроки и без чрезвычайных затрат повысить эффективность производственно-сбытовой деятельности в целом и, в случае необходимости, ее отдельных компонентов.

Для осуществления эффективного логистического управления необходимо не только вводить в компьютеры или компьютерные сети текущие значения, характеризующие материальные потоки, но и хранить значительные объемы информации. Хранение этой информации должно быть организовано таким образом, чтобы было возможным осуществлять оперативный поиск и использование необходимых сведений.

С этой целью в компьютерах информационных систем логистики организуются банки данных. Компьютерный банк данных состоит из базы данных, то есть из определенным образом организованного массива хранящихся данных и из системы управления базой данных (СУБД).

На рынке имеется ряд СУБД, доступных для различных конкретных пользователей. Наиболее известны из них СУБД типа Access (компания Microsoft), dBase, FoxPro, Paradox и ряд других.

Для хранения и обработки информации в коммерческих фирмах в настоящее время широко применяется СУБД Access, которая входит в состав Microsoft Office. Этим обеспечивается возможность интерактивного диалога пользователя с компьютером, в том числе в графической форме с использованием экранной визуализации под управлением системы Windows. Такой диалог ведется с помощью манипулятора типа «мышь». Этим обеспечивается возможность визуального выбора на экране нужного объекта или опции.

Например, СУБД типа Access может обеспечить поиск и подборку определенных данных, касающихся структуры и деятельности того или иного подразделения или фирмы. В частности, можно получить следующую информацию:

— список всех сотрудников, работающих в фирме дольше определенного срока, для чего используются команды (Таблицы) и (Сотрудники);

— выяснить, кто является клиентом вашей фирмы в различных городах, для чего используются команды (Запросы) и (Клиенты и поставщики по городам);

— выяснить, кто именно является представителем той или иной фирмы, являющейся вашим клиентом, для чего используются команды (Формы) и (Телефоны клиентов);

— выяснить фактические объемы продаж того или иного товара в определенном году или за определенные годы, для чего используются команды (Запросы) и (Продажи в … году);

— выяснить, каким должен быть минимальный образец, который нужно отослать на проверку поставщику в связи с поступившей жалобой на низкое качество товара, для чего используются команды (Запросы), (Сведения о заказах), (Список имеющихся товаров), (Таблицы) и (Товары), а также ряд других.

С помощью подобных СУБД можно, например, решить следующие задачи:

— организовать электронную записную книжку для планирования личной работы руководителя и контроля выполнения его планов;

— создать адресную книгу для автоматизации рассылки корреспонденции и для изготовления наклеек на конвертах;

— работать с электронной картой какого-либо крупного города, например, Москвы, определяя адреса тех или иных лиц или организаций, ближайшие станции метро, аптеки, нотариальные конторы, отделения банков, транспортные агентства и тому подобные функциональные учреждения;

— работать в международной компьютерной сети Интернет для оперативного обмена информацией, для сбора информации из различных источников и для осуществления различных коммерческих сделок с использованием интернет-магазинов.

Перечисленные примеры использования такого стандартного программного обеспечения, каким являются различные СУБД, иллюстрируют лишь одну из функций информационной системы в логистике, а именно информационное обслуживание пользователей.

Между тем, основная задача и основной эффект от создания интегрированных информационных систем в логистике, как уже отмечалось, заключается в создании горизонтальных связей между партнерами и в обеспечении интегративного синергического эффекта.

Для решения задач интеграции партнеров в единую производственно-сбытовую систему логистическая система предъявляет определенные требования к организации информационной системы, осуществляющей сбор данных о фактическом движении материальных потоков. Эти требования сводятся к следующему:

— ручной или автоматический сбор данных об элементах материальных потоков, создаваемых в процессе транспортировки и в ходе производства, должен осуществляться быстро и с высокой степенью достоверности;

— внутрипроизводственная информационная система, обеспечивающая принятие обоснованных управленческих решений, должна быть структурирована таким образом, чтобы давать актуальную информацию по каждому из участков.

Таким образом логистическая информационная система образована разнообразными информационными потоками, циркулирующими внутри и между элементами ЛС, ЛС и внешней средой. Информационные потоки — потоки сообщений в речевой, документной (бумажной и электронной) и другой форме, генерируемый исходным материальным потоком в рассматриваемой логистической системе. Логистическая информационная система, необходимая для адекватного выполнения функций логистики, обладает всеми характеристиками, которые превращают простую совокупность информационных компонентов в законченную систему. Формирование информационной системы в логистике — это сложный творческий процесс. Он базируется на правильном разбиении всего цикла прохождения информации на функциональные подсистемы, формировании и структуризации информационных потоков, установлении иерархии их соподчинения и организации их взаимосвязей. Необходимо также определить места сбора, ввода и вывода информации, формы ее представления и документирования. Для построения таких систем следует в максимально возможной степени использовать современные компьютерные средства, возможности их включения в локальные вычислительные сети и выхода на международные сети, например, Интернет. Компьютерное оснащение информационных систем должно сопровождаться необходимым математическим, программным и лингвистическим обеспечением.

2 АНАЛИЗ ЛОГИСТИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ОАО «ЛИВЕНСКИЙ ЗАВОД ПРОТИВОПОЖАРНОГО МАШИНОСТРОЕНИЯ»

2.1 Маркетинговая характеристика ОАО «ЛЗПМ»

ОАО «ЛЗПМ» относится к отрасли «Машиностроение и металлообработка». Полное фирменное наименование предприятия — Открытое Акционерное Общество «Ливенский завод противопожарного машиностроения» («ЛЗПМ»), — зарегистрировано органом инспекции МНС России по городу Ливны Орловской области. Основной государственный регистрационный номер № 1 025 700 517 842 от 31 декабря 2004 года.

Уставный капитал Общества составляет: 40 000 000,00 рублей. Уставный капитал разделен на момент учреждения на обыкновенные именные акции в количестве 20 000 штук. Номинальная стоимость каждой акции составляет 2 000.0 рублей. Количество объявленных акций определяется Общим собранием акционеров.

Основным видом деятельности предприятия ОАО «ЛЗПМ» является производство пожарно-технической продукции, насосного оборудования, а также выполнение работ и оказание услуг в области пожарной безопасности.

Номенклатура выпускаемой продукции в 2010 году составила более 15 наименований (таблица 2).

Таблица 2 — Номенклатура выпускаемой продукции ОАО «ЛЗПМ» в 2008—2010 гг.

Номенклатура продукции

Единица измерения

Годы

Цены

2008

2009

2010

Мотопомпа ММП-2400

Шт.

-

6

39

218 000

Мотонасос МН — 7/60

Шт.

22

22

65

38 000

Насос пожарный ПН-40УВ

шт.

1415

1152

1132

29 000

Насос пожарный ПН-40-УВ-01

шт.

62

155

241

35 000

Ствол лафетный ЛС-С20

Шт.

4

-

-

-

ЛС-С40

Шт.

452

399

450

23 500

ЛС-С60

Шт.

148

239

310

23 500

Огнетушители порошковые всего

т. шт.

59,811

18,462

32,211

ОП-2 (з, б, г)

Т. шт.

6,393

1,285

6,325

190

ОП-4 (з, б, г)

Т. шт.

51,671

15,791

20,256

254

ОП-8 (з, б, г)

т. шт

1,747

1,386

5,630

398

Огнетушители углекислотные всего

Т. шт

86,224

96,695

78,86

ОУ-1

Т. шт.

28,498

20,054

12,103

450

ОУ-2

т. шт

9,177

18,349

15,364

550

ОУ-3

т. шт

48,549

58,292

51,393

680

Насос центробежный

НЦ-60/125

шт

1207

1056

646

10 900

Как видно из таблицы 2, ОАО «ЛЗПМ» специализируется на выпуске насосов пожарных нормального давления; насосов центробежных; стволов лафетных; огнетушителей порошковых и углекислотных.

В натуральном выражении наибольший удельный вес в общем выпуске продукции занимают огнетушители углекислотные марки О-У3 (45%); далее большая доля приходится на ОП-4 (18%); ОУ-2 (13%) и ОУ-1 (11%). 5% и 6% занимают огнетушители ОП-8 и ОП-2. Остальная продукция ОАО «ЛЗПМ» занимает в сумме 2%. Таким образом, производство огнетушителей ОАО «ЛЗПМ» следует отнести к массовому, так как данная продукция производится предприятием в количествах, измеряемых многими тысячами единиц в год.

Производство насосов пожарных и центробежных, стволов лафетных, мотопомп относится к серийному производству. При этом производство стволов лафетных, мотопомп — мелкосерийное производство.

Объём производства товарной продукции в 2009 году достиг 90 485 тыс. руб., в 2010 году — 106 144 тыс. руб. По сравнению с 2009 годом рост производства составил 117,3%.

ОАО «ЛЗПМ» относится к предприятиям, где форма организации производства — комбинирование (характеризуется тем, что способствует повышению концентрации производства, улучшению использования сырья, последовательной обработке продукта труда: от сырья и полуфабрикатов до готовой продукции).

Миссия ОАО «ЛЗПМ» — удовлетворение потребности потребителей — предприятий; дилеров и постоянных партнеров ОАО «ЛЗПМ»; проектных организаций, сотрудничающих с ОАО в России, странах СНГ, Украине и других государствах.

Основные элементы внешней среды прямого воздействия ОАО «ЛЗПМ» представлены в таблице 3.

Таблица 3 — Элементы внешней среды ОАО «ЛЗПМ»

Поставщики

Покупатели

Конкуренты

Дилеры

1) АОО Т атненский

огнеупорный завод";

2) ОАО «Каменск —

Уральский завод по

обработке цветных

металлов";

3) ООО «Фирма

Алюмина";

4) ОАО «Химпром»

г. Волгоград;

5) ОАО «Лакокраска»

г. Ярославль.

1) АОЗТ «Юкос —

Сервис" нефтяной

компании «Юкос»;

2) МЧС Российской

Федерации;

3) АО «Мострансгаз»;

4) Министерство

энергетики республики Узбекистан;

5) АО «Узмашторг»

республики

Узбекистан.

1) ОАО «Пожарная

техника", г. Торжок,

Тверская область;

2) ПО «Берег», г. Павло-

Пассад;

3) Государственное

унитарное предприятие

«Машиностроительный

завод «Штамп», г. Тула;

4) ОАО «Трансмаш», г.

Белев, Тверская область;

5) ОАО «ПНТЗ», г.

Первоуральск.

1) ТОО «Алтей», г.

Анапа;

2) ЗАО «Ракурс», г.

Волгоград;

3) ООО «Пожарторг

им. Димитрова", г.

Краснодар;

4) ЗАО «Маяк», г.

Новосибирск;

5) ООО «Фоктореал

Брукс", г. Нижний

Новгород.

Внутренняя среда ОАО «ЛЗПМ» представляет собой обособленный целостный организм, в котором предполагаются социальное единство, производственно-техническое единство, а также организационно-административное единство и финансово-экономическая самостоятельность.

Организационная структура ОАО «ЛЗПМ» представлена в Приложении А. Структура управления ОАО «ЛЗПМ» является линейно-функциональной и отражена на рисунке 6.

Рисунок 6 — Структура управления ОАО «ЛЗПМ»

Из рисунка 6 видно, что уполномоченным лицом акционерного общества является генеральный директор. Вышестоящими органами управления являются Общее собрание акционеров и Совет директоров.

В непосредственном подчинении генерального директора находятся: заместитель генерального директора, помощник генерального директора по кадрам и быту, главный бухгалтер, главный инженер, заместитель генерального директора по коммерции, отдел технического контроля, отдел труда и заработной платы, отдел экономического анализа и др.

Управление производством в ОАО «ЛЗПМ» осуществляет генеральный директор. Главный инженер осуществляет техническую подготовку производства, координирует вспомогательное производство. Производственное диспетчирование основного производства осуществляет ПДО. К подразделениям основного производства относятся: Литейный цех, Кузнечно-прессовый, МСЦ № 1, МСЦ № 2, МСЦ № 3. В ОАО «ЛЗПМ» три подразделения технической подготовки производства; четыре подразделения вспомогательного производства; пять подразделений транспортного и складского обслуживания.

Ресурсы предприятия состоят из средств труда (основные средства), предметов труда (оборотные средства) и рабочей силы (персонала).

В таблице 4 отражены основные средства ОАО «ЛЗПМ».

Таблица 4 — Основные средства ОАО «ЛЗПМ» за 2010 г. в тыс. руб.

Основные средства

Наличие на начало отчетного года

Поступило

Выбыло

Наличие на конец отчетного года

Амортизация

Здания

12 860

327

-

13 187

479

Сооружения и передаточные устройства

1329

-

-

1329

Машины и оборудование

8834

432

-54

9212

1753

Транспортные средства

1065

42

-

1107

Производственный и хозяйственный инвентарь

40

-

-

40

6

ИТОГО

24 128

801

-54

24 875

2238

Из таблицы 4 видно, что ОАО «ЛЗПМ» располагает зданиями, первоначальная стоимость которых составляет 13 187 тыс. руб. Большую стоимость основных средств составляют машины и оборудование — 9212 тыс. руб. Стоимость транспортных средств составляет 1107 тыс. руб. Стоимость производственного и хозяйственного инвентаря не изменялась в 2010 году и составляла 40 тыс. руб. Так наибольшая сумма амортизации приходится на машины и оборудование и транспортные средства и составляет 1753 тыс. руб. за год. Источником финансирования для приобретения основных средств является сумма начисленной амортизации за 2010 год — 2417 тыс. руб.

В ОАО «ЛЗПМ» работает 324 человека, из которых основных рабочих 141 человек, вспомогательных рабочих 107 человек и инженерно-технических работников и служащих 84 человека.

Анализ хозяйственной деятельности и финансовых показателей ОАО «ЛЗПМ» является важным элементом в системе управления производством, действенным средством выявления внутрихозяйственных резервов, основой разработки научно-обоснованных планов и управленческих решений. Основными источниками информации служат данные предприятия ОАО «ЛЗПМ» за последние три года, представленные в формах бухгалтерской отчетности (Приложение В, Г, Д). На основании отчетных данных рассчитаны показатели финансово-хозяйственной деятельности организации (Приложение Е).

Конечным показателем деятельности любой организации, в том числе и ОАО «ЛЗПМ», является прибыль. ОАО «ЛЗПМ» в 2008 году получило прибыль от реализации своей продукции 566 тыс. руб., в 2009 и 2010 годах деятельность предприятия стала более прибыльной 4562,5 тыс. руб. и 11 496,57 тыс. руб. соответственно.

2.2 Информационно-документационное обеспечение деятельности ОАО «ЛЗПМ»

Информационно-документационное обеспечение деятельности ОАО «ЛЗПМ» является одной из важнейших обслуживающих функций, которую выполняет служба документационного обеспечения, возглавляемая документоведом. Функции, права и порядок деятельности, т. е. организационно-правовые и методические принципы работы документоведа определяются в положении о ней (Приложение Ж). Структура службы и ее задачи соответствуют технологической цепочке операций, проводимых с документами, начиная с приема и распределения документов и кончая сдачей их в архив предприятия. В своей деятельности служба документационного обеспечения руководствуется законами, указами, постановлениями правительства, приказами и распоряжениями руководства, положением о службе.

Служба документационного обеспечения является самостоятельным структурным подразделением, непосредственно возглавляемым начальником — документоведом, который подчиняется руководителю предприятия. В обязанности документоведа входит:

Разработка и внедрение технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

Участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности отдела документационного обеспечения управления.

Осуществление контроля за состоянием делопроизводства.

Подготовка предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников отдела документационного обеспечения.

Разработка унифицированных систем документации и табеля документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

Организация внедрения систем ведения документации.

Принятие мер по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

Участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в частности информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.

Участие в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

Изучение и обобщение передового отечественного опыта в области документационного обеспечения управления, разработка нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения.

Участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров отдела документационного обеспечения.

Выполнение отдельных служебных поручений своего непосредственного руководителя.

Итак, делопроизводство и документооборот — это основные процессы, обеспечивающие информацией лиц, принимающих решения, для реализации возложенных на них функций управления. На ОАО «ЛЗПМ» создан электронный документооборот. Это необходимо для оптимизации решения задач документационного и информационного обеспечения управленческой деятельности на этом предприятии. Система электронного документооборота и делопроизводства на ОАО «ЛЗПМ» помогает в создании проектов документов, электронной рассылки документов, регистрации документов, в учете служебной корреспонденции, поиске необходимых документов, контроля исполнения распоряжений.

Информация перемещается внутри предприятия с уровня на уровень с помощью системы коммуникаций, как вертикальных, так и горизонтальных. Она может передаваться по нисходящей, то есть с высших уровней на низшие. Так подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т. п. Коммуникации по восходящей, служат средством доведения до сведения руководителей мнения работников. Руководители также полагаются на данную информацию при анализе того, как улучшить сложившееся положение дел. ОАО «ЛЗПМ» состоит из множества подразделений, которые взаимосвязаны между собой, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации его деятельности. Информация между этими подразделениями может передаваться с помощью:

— данных, выдаваемых компьютером в электронной форме;

— документов, передающих информацию в словах или цифрах;

— устной информации, передаваемой по телефону, часто в электронной форме.

Руководство же, в свою очередь, должно добиваться, чтобы эти подразделения работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении. Для повышения качества производства документа и процесса его распространения в аппарате управления и между структурными подразделениями на ОАО «ЛЗПМ» широко применяются телефоны, диктофоны, факс, копировальные машины, компьютеры, пишущие машинки. Однако они позволяют только менять форму или расположение информации, но они не меняют смысла информации. Тем самым, они оказывают помощь или дополняют функции в аппарате управления, потому как эти машины только дополняют деятельность аппарата управления, который выполняет секретарскую или канцелярскую работу.

На ОАО «ЛЗПМ» как таковой службы информационного обеспечения производства не существует. Поэтому его функции частично выполняет отдел маркетинга. В этом отделе специалисты проводят различные исследования по изучению новых рынков сбыта, проводят анализ деятельности фирм конкурентов, с тем, чтобы знать сложившуюся ситуацию на рынке и не оказаться профанами, разрабатывают предложения по внедрению новых товаров, имеющих спрос на рынке и т. д. Так же с помощью отдела маркетинга устанавливается связь с клиентами, от которых отдел получает заказы на изготовление интересующей их продукции. В Отделе проводятся исследования по разработке рекомендаций о снятии изделий с производства, если оно оказывается не рентабельным. С целью улучшения восприятия товара потребителем отдел организует рекламную деятельность. Для чего предприятие постоянно участвует в выставках продукции производственно-технического и народного потребления. На договорных началах осуществляется рекламирование новой продукции, технологических разработок, а также вторичных ресурсов и изделий из них. Участвуя в выставках, ОАО «ЛЗПМ» преследует цель информировать потенциальных потребителей о новой продукции, сферах ее применения и возможности приобретения. Совместно с предприятиями и организациями на выставке создается региональная информационно-справочная система и в ее составе банк данных о новой продукции, ее изготовителях, возможностях приобретения и реализации, а также другой коммерческой информации. Таким образом, оптовые ярмарки и выставки принимают активное участие в формировании товарного рынка, рационализации хозяйственных связей. Основной целью ярмарок и выставок является реклама и ознакомление потенциальных потребителей своей продукции, с целью определения реального спроса и предложения. Также реклама осуществляется через СМИ и через региональную сеть дилеров.

ПоказатьСвернуть
Заполнить форму текущей работой