Регламент открытия, разработки и реализации проектов развития в холдинге «ЛОГОС»

Регламент открытия, разработки и реализации проектов развития в холдинге «ЛОГОС»

Введение

В соответствии с политикой Холдинга реализация предложений в области организации развития и расширения бизнеса осуществляется в форме проектов. Выполнение проекта осуществляется рабочей группой Проекта.

В целях повышения скоординированности действий по реализации проектов развития Холдинга руководители проектов и директора по развитию предприятий холдинга находятся в функциональном подчинении (по сфере деятельности без прямого административного подчинения) руководителя управления по проектам ООО"ЛогосЦентр".

Ниже приведены основные этапы, которые необходимо осуществить для открытия, разработки и реализации проекта.

1. Открытие Проекта Конкретная идея развития того или иного направления деятельности, создания нового продукта (услуги), развития новых направлений деятельности, как в рамках конкретного предприятия группы, так и в рамках Холдинга обсуждается автором идеи с руководством своего предприятия и подается в виде Заявки произвольной формы:

в Секретариат Совета Директоров, где она регистрируется в «Журнале заявок на открытие проекта»

в Управление по проектам «Логос — Центра», где она помещается в «Банк идей проектов развития Холдинга» (Приложение «.Банк идей проектов развития Холдинга»)

Руководитель Управления по проектам ежемесячно информирует Председателя Совета Директоров о состоянии «Банка идей проектов развития Холдинга». Председатель Совета Директоров по результатам анализа имеющихся Заявок назначает дату и время обсуждения выдвинутой идеи проекта на Совете Директоров. По результатам обсуждения идеи Советом Директоров принимается решение об открытии конкретного проекта. Это решение оформляется в виде Протокола заседания Совета Директоров (Приложение «Протокол об открытии Проекта») в котором указывается:

решение об открытии проекта уровень Проекта («Логос-Центр», группа компаний, предприятие) Руководитель Проекта Дату открытия финансирования Проекта и источники финансирования Сроки разработки Концепции, проведения экспертизы и представления материалов на рассмотрение в Совет Директоров Список сотрудников, которые будут задействованы в проведении экспертизы Концепции.

Начиная с данного момента, Исполнительный секретарь Совета директоров помещает все Протоколы по проектам в «Архив документов проекта» и предоставляет копии Протоколов Руководителю проекта, в Управление по проектам и финансовое управление «Логос — Центра»

Руководитель Проекта, совместно с Управлением по проектам, на основании перечня первоочередных задач по проекту осуществляет формирование состава рабочей группы данного этапа проекта.

Порядок включения специалистов в рабочую группу проекта, определение суммы оплаты и порядок оплаты их труда производится в соответствии с «Положением о рабочей группе проекта и порядке ее финансирования». Результатом является состав рабочей группы текущего этапа проекта.

табл.№ 1

Параллельно с вышеизложенной задачей Руководитель Проекта совместно с Управлением по проектам (везде далее для проектов уровней группы компаний и каналов Управление по проектам осуществляет помощь Руководителям проектов лишь в части методической поддержки) открывает Проект в Системе управления проектами PROJECT (программный пакет MS Project) и осуществляет следующие мероприятия:

Построение диаграммы хода работ (Gantt Chart в Системе управления проектами PROJECT) на ближайшую перспективу с указанием длительности работ и их взаимосвязи (например: разработка концепции проекта включает в себя проведение маркетинговых исследований, анализ результатов и собственно написание концепции) Построение таблицы сводных данных о ресурсах (Resource Sheet в Системе управления проектами PROJECT), которые необходимо задействовать для решения вышеобозначенных задач Построение таблицы загрузки ресурсов с разбивкой на работы (Task Usage в Системе управления проектами PROJECT). Таблица содержит в себе аккумулированную информацию для Управления по проектам и финансового управления об использовании ресурсов на данном этапе проекта.

Вид вышеперечисленных таблиц Gantt Chart, Resource Sheet, Task Usage с указанием информации, которая должна быть в них размещена, представлен в Приложении «Система управления проектами „Открытие проекта“»

По мере разработки и реализации проекта таблицы актуализируются.

2. Разработка концепции проекта Управление по проектам предоставляет Руководителю Проекта необходимые для выполнения проекта документы: регламент открытия, разработки и реализации Проекта, рекомендации по содержанию концепции Проекта и форме ее составления, (Приложение «Рекомендации по содержанию концепции Проекта и форме ее составления») рекомендации по содержанию бизнес-плана Проекта и форме его составления (Приложение «Рекомендации по содержанию бизнес-плана Проекта и форме его составления»), а так же предоставляет информацию о результатах и ходе выполнения проектованалогов.

На всем протяжении проекта Управление по проектам осуществляет методическую поддержку Руководителя Проекта.

Руководитель Проекта в соответствии с «Рекомендациями по содержанию Концепции …» разрабатывает концепцию проекта, оформляет ее в виде рабочего документа «Концепция проекта …».

Начиная с данного этапа порядок документооборота следующий: оригинал документа с визами руководителя проекта и его линейного руководителя предоставляется в Секретариат Совета Директоров, где он регистрируется (электронная копия документа высылается в адрес Управления по проектам). Исполнительный секретарь Совета Директоров под роспись передает оригинал документа в Управление по проектам для организации подготовки аналитической справки для Совета Директоров.

Управление по проектам совместно с экспертами организует проведение анализа представленной концепции, по результатам которого подготавливается аналитическая справка. В аналитической справке дается оценка следующим моментам:

соответствие Концепции рассмотренной идее Проекта перспективность и возможность реализации данной Концепции, сильные и слабые стороны Концепции, угрозы, которые могут возникнуть при реализации данной Концепции.

реальность предлагаемой стратегии действий, реальность оценки конкурентной среды и потенциальных потребителей, реалистичность схемы воплощения Проекта предложения по составу рабочей группы разработки плана-графика работ по Проекту и бизнес-плана Проекта (табл.№ 1)

Концепция проекта совместно с аналитической справкой представляется в Секретариат Совета Директоров. Руководитель Управления по проектам через Исполнительного секретаря Совета Директоров информирует Председателя Совета Директоров о готовности Концепции к рассмотрению Советом Директоров.

По результатам обсуждения на Совете директоров представленных материалов, принимается решение об утверждении Концепции. Это решение оформляется в виде Протокола заседания Совета Директоров (Приложение «Об утверждении концепции Проекта») в котором указывается:

решение об утверждении Концепции сроки разработки плана-графика мероприятий выполнения проекта состав рабочей группы разработки плана-графика работ по Проекту и бизнес-плана Проекта (табл.№ 1)

Руководитель Проекта совместно с Управлением по проектам вносит соответствующую информацию в Систему управления проектами Project (таблицы Gantt Chart, Resource Sheet, Task Usage, Приложение «Система управления проектами «Утверждение концепции»)

3. Разработка плана — графика мероприятий по выполнению Проекта Исходя их утвержденной концепции Проекта и используя информацию о результатах и ходе выполнения проектов — аналогов Руководитель проекта совместно с Управлением по проектам выполняют следующие мероприятия:

Декомпозиция целей — декомпозиция этапов проекта на более мелкие и более управляемые компоненты для обеспечения более действенного контроля Определение состава операций (работ) проекта — составление перечня операций, из которых состоит выполнение различных этапов проекта Определение взаимосвязей операций — составление технологических взаимосвязей между операциями Оценка длительностей или объемов работ — оценка количества рабочих временных интервалов, либо объемов работ, необходимых для завершения отдельных операций Определение ресурсов (людей, оборудования, материалов) проекта — определение общего количества ресурсов всех видов, которые могут быть использованы на работах проекта (располагаемые ресурсы Холдинга) и их характеристик Назначение ресурсов — определение ресурсов, необходимых для выполнения отдельных операций проекта Оценка стоимостей — определение составляющих стоимостей операций проекта и оценка этих составляющих для каждой операции, ресурса и назначения Составление расписания выполнения работ — определение последовательности выполнения работ проекта, длительностей операций и распределения во времени потребностей в ресурсах и затрат, исходя и с учетом наложенных ограничений и взаимосвязей Оценка бюджета — приложение оценок стоимости к отдельным компонентам проекта (этапам, фазам, срокам) По результатам выполнения вышеперечисленных мероприятий Руководитель проекта совместно с Управлением по проектам разрабатывают следующие документы:

Диаграмма хода работ по проекту (Приложение «Диаграмма хода работ по проекту»)

Таблица сводных данных о ресурсах (Приложение «Таблица сводных данных о ресурсах «)

Таблица загрузки ресурсов с разбивкой на работы (Приложение «Таблица загрузки ресурсов с разбивкой на работы»

Примечание: формирование временно-стоимостной таблицы задействованности специалистов в мероприятиях проекта, как и ранее, производится в два этапа:

Формирование перечня необходимых специалистов и времени их участия в проекте Формирование персонального состава рабочей группы в соответствии с «Положением о рабочей группе проекта и порядке ее финансирования»

Управление по проектам проводит экспертизу разработанных документов на предмет непротиворечивости использования ресурсов другим проектам Холдинга. Данное мероприятие осуществляется путем агрегирования данного проекта в общую систему управления проектами Холдинга. В случае возникновения ресурсных конфликтов осуществляет их разрешение путем корректировки сроков, последовательности выполняемых работ либо другими способами, не нарушающими общей логики выполнения Проекта. Далее Управление по проектам передает пакет документов и экспертное заключение по нему через Секретариат в Совет Директоров. Руководитель управления по проектам через Исполнительного секретаря информирует Председателя Совета Директоров о готовности вышеперечисленных документов к рассмотрению на Совете Директоров.

По результатам обсуждения на Совете Директоров представленных материалов, принимается решение по следующим вопросам:

Сроки выполнения ключевых этапов проекта и сводная таблица потребных ресурсов Список сотрудников, которые будут задействованы в проведении экспертизы бизнес-плана Проекта.

Данное решение оформляется в виде Протокола заседания Совета Директоров «Об утверждении плана-графика мероприятий по выполнению Проекта»

В случае, когда имеется необходимость привлечения для работы в проекте внешних специалистов, кадровая служба по решению Совета Директоров обеспечивает подбор требуемого специалиста на основании квалификационных требований, которые определяет руководитель Проекта.

Руководитель Проекта совместно с Управлением по проектам вносит соответствующую информацию в Систему управления проектами Project. Данный план выполнения проекта принимается как базовый. Система управления проектами переводится в режим сопровождения проекта, позволяющий отслеживать сроки выполнения задач проекта и реальное использование ресурсов.

4. Разработка бизнес-плана Руководитель Проекта в соответствии с «Рекомендациями по содержанию бизнес — плана …» разрабатывает бизнес — план проекта, оформляет его в виде документа «Бизнес — план проекта …», и предоставляет его в Управление по проектам. Управление по проектам совместно с экспертами организует проведение анализа бизнес — плана Проекта, по результатам которого подготавливается аналитическая справка. В аналитической справке дается оценка следующим моментам:

Реальность приведенных оценок по рынку и спросу на предлагаемые услуги Степень достоверности имеющихся предположений Соответствие реальности роста объемов производства (продаж) Реальность сроков реализации проекта исходя из имеющихся ресурсов, А так же содержатся предложения:

по порядку, срокам и форме представления отчетности о ходе реализации Проекта Руководителем Проекта в Управление по проектам и в финансовое управление.

Целесообразным критериям завершения проекта Примечание: порядок, сроки и форма отчетности о ходе выполнения проекта, а также критерий завершения проекта определяются спецификой проекта и в каждом конкретном случае определяются индивидуально. Например, для магазина целесообразно отразить (реальные и плановые):

Финансовый результат Валовой доход Оборот и его динамика Средняя сумма на чек и его динамика

% выполнения плана Ориентировочное содержание отчета о ходе выполнения проекта представлено в приложении «Пример формы отчета о ходе выполнения Проекта»

Бизнес — план Проекта совместно с аналитической справкой представляются в Секретариат Совета Директоров. Руководитель Управления по проектам через Исполнительного секретаря Совета Директоров информирует Председателя Совета Директоров о готовности бизнес — плана к рассмотрению Советом Директоров. По результатам обсуждения на Совете директоров представленных материалов, принимается решение об утверждении бизнес — плана. Это решение оформляется в виде Протокола заседания Совета Директоров (Приложение «Об утверждении бизнес-плана проекта ________») в котором так же указывается:

Порядок, сроки и форму представления отчетности о ходе реализации Проекта Руководителем Проекта в Управление по проектам и в финансовое управление (Приложение № 1 к протоколу «Об утверждении бизнес — плана проекта»)

Критерий завершения проекта. Руководитель проекта совместно с Управлением по проектам вносит информацию в соответствии с утвержденным бизнес — планом проекта по использованию материальных и финансовых ресурсов в Систему управления проектами Project

5. Реализация проекта Руководитель Проекта обеспечивает предоставление информации о ходе выполнения проекта (соблюдение плана — графика мероприятий по реализации Проекта, соответствие реальных финансовых показателей финансовым показателям бизнес — плана.) в адрес Управления по проектам в сроки и по форме, представленной в Приложении № 1 к Решению Совета Директоров («Об утверждении бизнес-плана проекта ________»). Управление по проектам формализует представленную информацию и аккумулирует ее в программном пакете управления проектами.

Руководитель Проекта ежемесячно (для уровня проекта Логос — Центра — еженедельно) информирует Управление по проектам о ходе выполнения Проекта (реальные сроки начала и окончания работ, продолжительность, затраты, загрузка сотрудников, процент выполнения работ и т. д.) Управление по проектам актуализирует информацию в Системе управления проектами Project и формализует ее в виде, представленном в Приложении «Управление проектом», с целью оперативного реагирования на отклонения от плановых показателей.

На данном этапе Руководитель Проекта совместно с Управлением по проектам (а так же с привлечением специалистов Управления качества и финансового управления) осуществляет следующие мероприятия: анализ сроков — определение соответствия фактических и прогнозных сроков исполнения операций проекта директивным или запланированным. В случае невозможности устранения причин, приведших к нарушению планов, разрабатывают предложения по изменению плана — графика работ, перерасчете бизнес — плана. Руководитель Управления по проектам информирует об этом Председателя Совета Директоров. В случае положительного решения, руководитель проекта производит актуализацию необходимых документов и предоставляет их в Управление по проектам. После проведения экспертизы Руководитель управления по проектам информирует Председателя Совета Директоров о готовности документов к рассмотрению Советом Директоров.

Анализ стоимости — определение соответствия фактической и прогнозной стоимости операций и фаз проекта директивным или запланированным, соответствие реальных результатов показателям бизнес — плана, и в случае появления отклонений от плановых показателей проводят анализ причин и разрабатывают предложения по их устранению.

анализ качества — мониторинг результатов с целью их проверки на соответствие принятым стандартам качества и определения путей устранения причин нежелательных результатов исполнения качества проекта подтверждение целей — процесс формальной приемки результатов проекта его участниками и управление целями — корректировка целей проекта по результатам процессов анализа;

анализ ресурсов — определение соответствия фактической и прогнозной загрузки и производительности ресурсов запланированным, а также анализ соответствия фактического расхода материалов плановым значениям.

учет исполнения — подготовка и распределение необходимой для участников проекта информации с требуемой периодичностью подтверждение качества — регулярная оценка исполнения проекта с целью подтверждения соответствия принятым стандартам качества подготовка предложений — сбор рекомендаций, отзывов, предложений, заявок и т. д.

управление рисками — реагирование на события и изменение рисков в процессе исполнения проекта;

6. Завершение Проекта По достижении Проектом в своем развитии точки, определенной, как критерий завершения Проекта руководитель проекта совместно с Управлением по проектам организует подготовку итогового отчета «О результатах работ в рамках проекта и реально использованных ресурсах» и предложения по формам развития данного направления и передает их в Управление по проектам. На основании данных материалов Управление по проектам готовит аналитическую справку, целью которой является обобщение опыта реализации Проекта и оценка возможности использования имеющейся информации в других проектах.

Руководитель Управления по Проектам информирует Председателя Совета Директоров о готовности документов к рассмотрению их на Совете Директоров с целью принятия решения о завершении Проекта.

По результатам обсуждения на Совете директоров представленных материалов, принимается решение о завершении Проекта («О завершении Проекта») в котором отражаются следующие моменты:

Достигнутые финансовые результаты Реально использованные ресурсы Форма дальнейшей реализации данного направления деятельности (в т. ч. возможности по тиражированию проекта) Направления использования полученной в ходе проекта информации (напр. апробация новых технологий, новых программных продуктов и т. д.)

Оценка работы рабочей группы Проекта После принятия решения о завершении Проекта Исполнительный секретарь Совета директоров закрывает «Архив документов проекта» и передает его в службу безопасности для хранения.