Технология подготовки экономических документов

• Введение
• Постановка задачи
• Условие задачи
• Цель решения задачи
• Технология решения задачи
• Заключение
• Приложения

В настоящее время важной проблемой во многих организациях является правильное распределение и использование ограниченных трудовых ресурсов. Основным способом сокращения временных затрат на реализацию различных процессов, протекающих на предприятии, является усовершенствование данного процесса посредством автоматизации определенных функций. Наиболее эффективным и распространенным методом повышения эффективности обмена информацией и скорости информационных потоков является автоматизация документооборота.

Целью данной работы является разработка технологии автоматического заполнения документов. Решение данной задачи реализуется посредством использования программной среды MS Access (создание и ведение базы данных) и MS Excel (разработка технологии автоматического заполнения документа).

Постановка задачи

Для документа «Приходный ордер» (форма N М-4) необходимо найти шаблон с помощью системы «Консультант +», создать базу данных для заполнения этого шаблона, используя MS Access и создать макрос для автоматизации заполнения полей документа с использованием информации из базы данных.

Целью решения данной задачи является автоматизация процесса заполнения документа, сокращение временных затрат на его оформление.

Шаблон документа «Приходный ордер»

Рисунок 1. Шаблон документа

Условие задачи

Перед руководством организации стоит задача автоматизации заполнения документа «Приходный ордер». Решение осуществляется посредством использования программной среды MS Access (для создания и хранения исходных данных) и MS Excel (для автоматизации процесса заполнения).

Цель решения задачи

Целью решения данной задачи, в первую очередь, является упрощение процесса заполнения документа. Это позволит повысить эффективность работы за счет сокращения времени обработки документов, снижения трудовых затрат на данный процесс.

Технология решения задачи

Для заполнения данного документа необходимо создать базу данных со следующими таблицами:

1. Справочник материальных ценностей

2. Учет приходных ордеров

Таблица «Справочник материальных ценностей» содержит следующие реквизиты, необходимые для решения задачи:

· Наименование

· Номенклатурный номер

· Код единицы измерения

· Единица измерения

· Цена

· Номер паспорта

· Порядковый номер по складской картотеке

Таблица «Учет приходных ордеров» содержит следующие реквизиты, необходимые для решения задачи:

· Номер документа

· Дата составления

· Код вида операции

· Склад

· Код поставщика

· Наименование поставщика

· Номенклатурный номер МЦ (материальной ценности)

· Количество по документу

· Количество принято

Реализуемых базу данных, используя MS Access

1. Запустим MS Access

2. Создадим новую базу данных, выберем название и место расположения

3. Используя вкладку «Конструктор таблиц» создадим таблицы «Справочник материальных ценностей» и «Учет приходных ордеров»

Рисунок 2. Фрагмент БД Справочник материальных ценностей

Рисунок 3. Фрагмент БД Учет приходных ордеров

4. Используя вкладку «Режим таблицы» — «Схема данных», построим схему данных и укажем связи между таблицами

заполнение автоматическое база документ Рисунок 4. Схема данных

5. Используя запрос, создадим запись для приходного ордера. Для примера пусть это будет документ № 1 от 22.04.2014. Выбираем пункт меню «Создать», вкладка «Запрос» — «Конструктор запросов». Поочередно указываем все поля обеих таблиц. Для поля «Номер документа» указываем условие отбора — «1». Сохраним запрос под именем «Пример». Закрываем MS Access.

Рисунок 5. Конструктор запросов

6. Откроем шаблон документ в MS Excel

Пункт меню «Данные», вкладка «Получить внешние данные» пункт «Из Access». Выбираем созданную ранее базу данных, в появившемся окне выбираем «Пример». Сохраняем на новый лист.

Рисунок 6. Переброс данных из Access в Excel

7. На рабочем листе «Лист1» поставим защиту от изменений на ячейки, не заполняемые информацией из исходных данных. Для этого нажмем правой кнопкой по необходимой ячейке, пункт «Формат ячеек», вкладка «Защита», поставим галочку в пункте «Защищаемая ячейка». Затем выберем пункт меню «Рецензирование», вкладка «Изменения» пункт «Защитить лист». В появившемся окне отмечаем галочками «Выделение заблокированных ячеек» и по необходимости устанавливаем пароль. Нажимаем «ОК» .

8. Напишем макрос для автоматического заполнения полей шаблона. Выбираем пункт меню «Разработчик» (если его нет, необходимо включить в настройках MS Excel). Выбираем вкладку «Вставить» и выбираем «Кнопку». Рисуем кнопку, называем её «ЗАПОЛНИТЬ», выбираем пункт «Правка» .

Рисунок 4. Назначение макроса кнопке

9. Открывается Microsoft Visual Basic. В появившемся окне прописываем код макроса (приложение 1).

Рисунок 5. Запись макроса

10. Сохраняем макрос. Нажимаем на кнопку «ЗАПОЛНИТЬ». Видим, как заполняются необходимые поля шаблона.

11. Аналогично создаем кнопку «ОЧИСТИТЬ». При нажатии на неё левой клавишей мыши ранее заполненные поля очищаются.

Заключение

Используя программные средства продуктов MS Access и MS Excel, а также встроенные инструменты создания макроса, реализовали решение поставленной задачи. Была создана база данных, содержащая информацию о материальных ценностях и их поставках, налажена процедура автоматического заполнения документа «Приходный ордер». Это позволило сократить издержки документооборота и ускорить процесс заполнения документов.

Приложения

Приложение 1

Макрос для заполнения полей шаблона документа

Sub ЗАПОЛНИТЬ_Щелчок ()

Лист1. Cells (5, 66) = Лист2. Cells (2, 1)

Лист1. Cells (13, 1) = Лист2. Cells (2,2)

Лист1. Cells (13,9) = Лист2. Cells (2,3)

Лист1. Cells (13, 17) = Лист2. Cells (2,4)

Лист1. Cells (13, 25) = Лист2. Cells (2,6)

Лист1. Cells (13, 37) = Лист2. Cells (2,5)

b = 2

For a = 18 To 25

Лист1. Cells (a, 1) = Лист2. Cells (b,

10)

Лист1. Cells (a, 18) = Лист2. Cells (b,

9)

Лист1. Cells (a, 27) = Лист2. Cells (b,

11)

Лист1. Cells (a, 33) = Лист2. Cells (b,

12)

Лист1. Cells (a, 46) = Лист2. Cells (b,

7)

Лист1. Cells (a, 54) = Лист2. Cells (b,

8)

Лист1. Cells (a, 62) = Лист2. Cells (b, 13)

Лист1. Cells (a, 96) = Лист2. Cells (b, 14)

Лист1. Cells (a, 103) = Лист2. Cells (b, 15)

Лист1. Cells (a, 70) = Лист1. Cells (a, 54) * Лист1. Cells (a, 62)

Лист1. Cells (a, 79) = Лист1. Cells (a, 70) * 0.18

Лист1. Cells (a, 88) = Лист1. Cells (a, 70) * 1.18

b = b + 1

Next

End Sub

Приложение 2

Макрос для очистки полей документа

Sub ОЧИСТИТЬ_Щелчок ()

Лист1. Cells (5, 66) = «»

Лист1. Cells (13, 1) = «»

Лист1. Cells (13,9) = «»

Лист1. Cells (13, 17) = «»

Лист1. Cells (13, 25) = «»

Лист1. Cells (13, 37) = «»

For a = 18 To 25

Лист1. Cells (a, 1) = «»

Лист1. Cells (a, 18) = «»

Лист1. Cells (a, 27) = «»

Лист1. Cells (a, 33) = «»

Лист1. Cells (a, 46) = «»

Лист1. Cells (a, 54) = «»

Лист1. Cells (a, 62) = «»

Лист1. Cells (a, 96) = «»

Лист1. Cells (a, 103) = «»

Лист1. Cells (a, 70) = «»

Лист1. Cells (a, 79) = «»

Лист1. Cells (a, 88) = «»

Next

End Sub