Характеристика компании ЗАО «Хеншен ТТ»

1. Характеристика компании ЗАО «Хеншен ТТ»

1.1 Основные виды деятельности, форма собственности

Компания «Хеншен ТТ» была создана 13 мая 1993 года гражданином Германии Клаусом Хеншеном, совладельцем фирмы «Joh.C. Henschen» (дата основания — 1849 г.).

На сегодняшний день компания осуществляет следующие, основные виды деятельности:

· Оптовая торговля автоаксессуарами.

С 1994 года «Хеншен ТТ» является официальными представителями немецкой фирмы alca mobil auto accessories gmbh, которая владеет торговыми марками alca, HEYNER.

На сегодняшний день компания является крупнейшим импортером продукции alca, HEYNER на территории СНГ. В апреле 2011 немецкие партнеры дали «Хеншен ТТ» эксклюзивное право на ввоз амортизаторов alca на территорию России.

Обладание собственным транспортным парком и складским комплексом, грамотный менеджмент и оптимизация производственных затрат позволяет предоставлять клиентам компании самые низкие цены на продукцию ALCA и HEYNER на территории РФ.

· Грузоперевозки

Фирма выполняет перевозки сборных грузов из стран Западной Европы в Санкт-Петербург и между Санкт-Петербургом и Москвой. Если Вам нужно перевезти груз объемом от 1−2 до 20−25 куб. м. и весом от 50−100 до 7000 кг, то это работа «Хеншен ТТ». Компания осуществляет сервис «дверь-дверь» собственным автотранспортом (автомобили марки Мерседес Бенц), а также привлеченным, используя только надежных и проверенных партнеров.

Компания «Хеншен ТТ» является закрытым акционерным обществом — формой организации публичной компании; (общепринятое сокращение — ЗАО) — акционерное общество, акции которого распределяются только среди учредителей или заранее определенного круга лиц (в противоположность открытому).

2. Выполнение плановой производственной практики

2.1 Характеристика структуры подразделения

Я проходила практику в торговом отделе компании «Хеншен ТТ», возглавляемом Коммерческим директором Шахновым Станиславом Викторовичем. В составе торгового отдела 4 человека: Коммерческий директор, Региональный директор, Региональный менеджер, Бренд — менеджер.

Задачи торгового отдела: расширение клиентской базы, маркетинговые исследования, участие в выставках, продвижение товара на рынок, курирование сайта, сопровождение сделок по продаже товара, оформление документов, работа с интернет — магазином, работа со складом, контроль товарных остатков и прочее. Имеется выставка товара в офисном помещении.

Данное подразделение приносит 80% выручки всего предприятия, являясь самым прибыльным подразделением организации.

2.2 Подготовка к практике

В течении подготовки к практике, мною были выполнены следующие задачи:

1. Изучение ассортимента товара, ознакомление с сайтом, изучение статей по товару (маркетинговые исследования).

Компания «Хеншен ТТ» владеет крупным ассортиментом товаров, более 1000 наименований, каждый из которых имеет свой артикул. Я тщательно изучила каталоги и номенклатуру в программе «1С», краткие описания товаров, их наличие на складе и витрине, чтобы быть готовой информировать клиентов по любому вопросу о товарах. Также мне необходимо было ознакомиться с принципом работы интернет — магазина, чтобы быть готовой принять заказ по интернету и оформить соответствующие документы.

2. Обучение формированию цен для разных категорий покупателей (малый, крупный опт, специальные цены).

Компания «Хеншен ТТ» имеет обширную клиентскую базу по всей России, в большинстве своем — это торговые фирмы, магазины, интернет — магазины, которые заказывают у «Хеншен ТТ» товар, экспортируемый из Германии.

3. Обучение работе с клиентами Мне необходимо было знать стандартные, часто встречающиеся вопросы, которые клиенты задают с целью ознакомления с товарами. Также я изучила всю процедуру общения с клиентом: выяснение, какие именно товары нужны клиенту, информирование склада о заказе, в дальнейшем — информирование клиента о наличии товара на складе или отсутствии; если товар отсутствовал на складе, я должна была предложить клиенту аналогичные товары.

Также мне необходимо было изучить, каким образом следует оформлять доставку товару клиенту: самовывоз или доставка с курьером.

4. Обучение работе в программах «1С-Предприятие», «1С-Торговля»

Все операции, которые происходят в компании, проходят и должны быть зарегистрированы в программе «1С», поэтому я должна была досконально изучить базовые принципы работы с программой, чтобы быть готовой отразить все этапы операций в соответствующих документах.

2.3 Процесс работы

2.3.1 Работа в торговом отделе

Основная моя работа проходила в торговом отделе, поэтому я бы хотела более подробно остановиться на описании процесса работы именно в этом отделе.

Процесс работы:

1. Прием от клиента заказа на товар Чаще всего заказ на товар поступал по телефону; моей главной задачей было ответить на телефонный звонок, даже если я была очень занята. В процессе заказа необходимо было быстро записать артикулы товаров и количество каждого товара, оговорить условия поставки, убедиться, что клиент согласен на выполнение заказа, даже если какого-то товара нет в наличии.

2. Формирование заказа в программе «1С Торговля», формирование цен с учетом разных категорий покупателей.

Первоначально в мои задачи не входило определение цен для клиентов, я должна была осведомляться у руководства, какую цену выставлять тому или иному клиенту, но впоследствии я научилась определять, какую цену и кому выставлять. Цены зависели от объемов закупок (Крупный опт, Отп, Малый Опт, Цена Дилера, Розничная Цена, Цена интернет — магазина), обычно ко мне поступали заказы на крупный опт, поэтому мне приходилось выставлять цену ниже средней розничной. Кроме того, все цены в программе «1С» выставлены в евро, поэтому я должна была следить за курсом валют и правильно переводить цену в рубли, параллельно выставляя правильный тип цен.

3. Передача заказа на склад, контроль отправки в транспортную компанию, если товар идет в регионы, а также контроль отправки товара по городу транспортом компании «Хеншен ТТ».

Передача заказа посредством электронной почты на склад (с целью проверки наличия товара на складе) Если же товара не было в наличии на складе по каким-то причинам, я должна была информировать об этом клиента, предложить аналогичной товар и сформировать заказ с учетом изменений.

Также я должна была организовать доставку товара. Если товар идет в регион России, то я должна была дать транспортному отделу распоряжении о заказе услуг транспортной компании. Если же товар нужно было доставить по городу, то информировала водителя компании о необходимости доставить заказ по указанному адресу в конкретные сроки.

4. В соответствии с формированным заказом выставление счета на оплату.

Подсчет количества заказанного товара и выставление суммы на оплату клиентом. Информирование клиента по телефону о сумме заказа. Если заказ и сумма заказа устраивала клиента, я должна была приступать к оформлению отгрузочных документов.

5. Оформление отгрузочных документов: Товарной Накладной ТОРГ-12, счет-фактуры, товарно-транспортной накладной (ТТН) После выставления счета, мне необходимо было оформить товарную накладную ТОРГ-12 — первичный документ, который применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации Товарная накладная я составляла в двух экземплярах:

· первый направлялся в организации-покупателя и оставался у нее;

· второй возвращался от организации-покупателя с печатями и подписями уполномоченных лиц.

На основании товарной накладной бухгалтерия компании списывала стоимость товаров в бухгалтерском учете, а покупатель оприходовал полученные ценности.

Товарная накладная содержала следующие реквизиты:

· наименование документа и наименование организации, от имени которой составлен документ;

· дата составления документа;

· наименование товара, его количество и стоимость;

· должности лиц, ответственных за данную хозяйственную операцию;

· личные подписи этих лиц;

· печати организаций.

Счет-фактура выставлялась мной заказчику после окончательной приемки покупателем товара или услуг.

Счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм НДС к вычету. Счёт-фактура содержит в себе информацию о наименовании и реквизитах продавца и покупателя, перечне товаров или услуг, их цене, стоимости, ставке и сумме НДС, прочих показателях. На основании полученных счетов-фактур налогоплательщиком НДС формируется «Книга покупок», а на основании выданных счетов-фактур — «Книга продаж».

Товарно-транспортная накладная оформлялась мной как перевозочный документ, подтверждающий заключение договора перевозки груза. Транспортная накладная составляется на одну или несколько партий груза, перевозимую на одном транспортном средстве, в 3 экземплярах (оригиналах) соответственно для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Транспортная накладная подписывается грузоотправителем и перевозчиком и заверяется печатью перевозчика, а в случае если грузоотправитель является юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем, — также печатью грузоотправителя.

6. Отслеживание оплаты покупателем в программе «Банк-Клиент»

Оплата от заказчика должна поступать на счет компании в установленные сроки, моей задачей было проверять поступления с помощью программы «Банк-клиент».

7. Ведение реестра отгруженных накладных и выставленных счетов-фактур Фиксирование отгруженных заказов, архивирование выполненных заказов в папку.

8. Формирование актов сверки и согласовывание размера задолженности с покупателями.

В следующей таблице отражен мой план выполнения практической работы:

Таблица

2.3.2 Дополнительные задания от руководства

1. Сортировка и контроль сертификатов по сроку годности сертификата и по количеству товара Мне нужно было отсортировать все имеющиеся сертификаты по сроку годности по алфавиту, убирая просроченные сертификаты из реестра. Также мне необходимо было проследить, чтобы количество ввезенного товара компанией в Россию соответствовало установленной квоте.

2. Обработка ГДТ: оприходование товара на склад с применением программы «1С Торговля» и «1С Предприятие»

С каждым приходом товара из-за границы я должна была зафиксировать поступление в программе «1С», согласно списку из ГТД.

торговый покупатель отгрузочный склад

3. Впечатления от работы

3.1 Взаимоотношения с коллегами

С самого начала у меня сложились теплые, сотруднические отношения с коллегами. Хочу отметить, что в офисе всегда царила дружественная атмосфера, я не чувствовала давления ни с чьей стороны, и это, на мой взгляд, способствовало хорошей работоспособности. Все сотрудники в первый же день предложили свою помощь; если возникали проблемы, я могла всегда обратиться к любому из сотрудников.

3.2 Что мешало в работе

В целом мой рабочий процесс проходил без серьезных помех, но иногда мешал большой объем работы, очень трудно было сосредоточить свое внимание на нескольких важных вещах, особенно случались авралы с приходом нового товара на склад. Также несколько раз были перебои с сетью, что вело к техническим ошибкам при вводе документов в программу.

3.3 Перспективы роста

Практика дала мне возможность изучить рынок изнутри, понять, как функционирует торговля. Перспективу я вижу в дальнейшей работе на рынке и в области маркетинга. Фирма, будучи немецкой, дала мне множество контактов с немецкой стороной.

Также, зная ассортимент товара (автоаксессуары), я могу работать с автоаксессуарами в дальнейшем.

Выводы

Мне кажется, месяца практики не достаточно, чтобы быть полностью готовым к профессиональной деятельности. Однако моих знаний достаточно, чтобы работать на той должности, на которой я проходила практику. Усвоив все принципы работы и ключевые моменты, я бы могла продолжать работать на этой должности. Мне бы хотелось двигаться дальше и изучать принципы работы на рынке более углубленно, но для этого нужен большой опыт работы.

Исходя из моего месячного опыта, я могу сказать, что для менеджера главное успевать реагировать на каждодневные изменения и проблемы, делать несколько дел одновременно и контролировать весь процесс работы. Также очень важно уметь работать в команде и слушать мнения других.

Менеджер должен быть в меру жестким, сделать так, чтобы подчиненные выполняли его указания точно, согласно требованиям.