Создание базы данных «Поставки и заказы» в среде Access

• Введение
• 1. Запросы выборки
• 2. Запросы на изменение
• 3. Отчеты
• Заключение
• Список использованных источников

Данная курсовая работа была составлена на основе версии СУБД Access. Первая версия СУБД Access появилась в начале 90-х годов. Это была первая настольная реляционная СУБД для 16-разрядной версии Windows. Популярность Access значительно возросла после включения этой СУБД в состав Microsoft Office.

Прогресс, достигнутый за последние несколько лет во всех аспектах вычислительной техники, включая теорию, технологию и приложения, привели к значительному расширению области применения компьютеров и росту числа их пользователей. Существенной частью современного общества являются разнообразные системы доступа и хранения информации, которые являются неотъемлемой составляющей современного научно-технического прогресса. Существует много веских причин перевода существующей информации на компьютерную основу, т.к. более быстрая обработка данных и централизация их хранения с использованием клиент/серверных технологий позволяют сберечь значительные средства, а главное и время для получения необходимой информации, а также упрощает доступ и ведение.

В любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Некоторые организации используют для этого шкафы с папками, но большинство предпочитают компьютеризированные СУБД, позволяющие эффективно хранить, извлекать информацию и управлять большими объемами данных. Современные СУБД — многопользовательские системы управления базой данных, которые специализируется на управлении массивом информации одним или множеством одновременно работающих пользователей.

В отличие от Visual FoxPro, фактически превратившегося в средство разработки приложений, Access ориентирован в первую очередь на пользователей Microsoft Office, в том числе и не знакомых с программированием. Это, в частности, проявилось в том, что вся информация, относящаяся к конкретной базе данных, а именно таблицы, индексы (естественно, поддерживаемые), правила ссылочной целостности, бизнес-правила, список пользователей, а также формы и отчеты хранятся в одном файле, что в целом удобно для начинающих пользователей.

Версия этой СУБД — Access 2000 входит в состав Microsoft Office 2000 Professional и Premium, а также доступна как самостоятельный продукт. В состав Access 2000 входят:

средства манипуляции данными Access и данными, доступными через ODBC (последние могут быть «присоединены» к базе данных Access);

средства создания форм, отчетов и приложений; при этом отчеты могут быть экспортированы в формат Microsoft Word или Microsoft Excel, а для создания приложений используется Visual Basic for Applications, общий для всех составных частей Microsoft Office;

средства публикации отчетов в Internet;

средства создания интерактивных Web-приложений для работы с данными (Data Access Pages);

средства доступа к данным серверных СУБД через OLE DB;

средства создания клиентских приложений для Microsoft SQL Server;

средства администрирования Microsoft SQL Server.

Поддержка COM в Access выражается в возможности использовать элементы управления ActiveX в формах и Wеb-страницах, созданных с помощью Access. В отличие от Visual FoxPro создание СОМ-серверов с помощью Access не предполагается.

В данной курсовой работе выполнены запросы на выборку и на изменение данных, а также сделаны отчеты по запросам выборки.

1. Запросы выборки

На рис. 1.1 показана схема базы данных.

Рис. 1.1

На рис. 1.2 в режиме конструктора показан запрос, который выводит информацию обо всех заказах, выполненных с помощью определенного способа доставки.

А также предусмотрена возможность ввода данных о любом способе доставки. Для создания указанного запроса были использованы данные из таблицы Доставка и Заказы.

В результате ввода названия любого способа доставки запрос определяет информацию об определенном способе доставки.

Рис. 1.2

Данный запрос является параметрическим: для поля Название задано условие отбора — [Ввести название доставки] и такой же текст введен в окне Параметры запроса. В результате выполнения запроса на экран выводится окно диалога (рис. 1.3)

Рис. 1.3.

Запрос Количество сотрудников определяет названия должностей и количество сотрудников по каждой должности в убывающем порядке (рис. 1.4).

Рис. 1.4.

Для создания указанного запроса были использованы данные из таблицы Сотрудники.

Необходимо было подсчитать количество сотрудников по каждой должности и вывести название должностей и количество сотрудников по каждой должности в убывающем порядке. Для этого была выполнена команда меню Вид, Групповые операции. Для поля Код сотрудника в списке групповых операций выбрана функция Count, а для поля Должность задана сортировка по убыванию. А также было переименовано поле запроса Код сотрудника и введено новое имя — Количество сотрудников.

На рис. 1.5 показан запрос в режиме конструктора, который выводит информацию по всем заказам, которые еще небыли выполнены. Для данного запроса понадобилась одна таблица Заказы, из нее мы отобразили в бланке запроса поля Код заказа, Дата размещения, Дата назначения, Код клиента, Название получателя, Дата исполнения.

рис. 1.5

В поле Дата исполнение ввели условие отбора Is Null и убрали флажок вывода на экран

для данного поля.

Для создания запроса Общее количество поставщиков вида: Должность, Общее количество поставщиков, Распределение по странам необходимо создать новый запрос с помощью мастера Перекрестный запрос, который показан на рис. 1.6. В первом окне диалога установим переключатель на запросы и выберем в появившемся списке запросов запрос Поставщики.

Рис. 1.6.

Во втором окне диалога в качестве заголовка строк выберем поле Должность. В третьем окне диалога в качестве заголовка столбцов выберем Страна. В следующем окне ;

Код поставщика и функцию Сумма.

2. Запросы на изменение

На рис. 2.1 в режиме конструктора показан запрос на обновление данных, который позволяет изменить данные о начальнике для определенного сотрудника по полю

Подчиняется.

Рис. 2.1.

На рис. 2.2 в режиме конструктора показан запрос на создание таблицы. Создадим по данным таблицы Заказы архивную таблицу, которая будет содержать информацию о заказах, оформленных определенным сотрудником.

Рис. 2.2

Воспользуемся двумя таблицами Заказы и Сотрудники, выберем из них соответствующие заданию поля. В поле Фамилия поставим условие отбора [Введите фамилию сотрудника] и эти же данные введем в меню Параметры. Необходимо создать запрос на удаление данных. Обновить содержимое таблицы Заказы, удалить из нее и из связанной с ней таблицы Заказано, данные по заказам, выполненным до определенной даты. Для таблицы, содержащей связанные записи (на стороне «многие»), т. е. таблицы Заказано, необходимо перетащить символ (*) из списка полей в бланк запроса. Затем из главной таблицы Заказы (на стороне «один») перетащить в бланк запроса поле Дата исполнения и для него задать параметры < [Введите дату].

Данный результат показан на рис. 2.3.

Рис. 2.3.

Введя условия отбора, просмотрим записи, которые будут удалены, затем вернемся в режим конструктора. Нажмем кнопку запуск на панели инструментов, чтобы удалить записи из таблицы, находящейся (на стороне «многие»). Выделим список полей для таблицы Заказано и нажмем клавишу Delete, чтобы удалить их из запроса. После этого в запросе остается лишь главная таблица — Заказы, а в бланке запроса поле Дата исполнения, для которого установлено условие отбора. Снова нажмем кнопку запуск и удалим записи из таблицы Заказано. Данный результат показан на рисунке 2.4.

Рис. 2.4.

Создадим запрос на добавление данных. Данный запрос позволяет добавить в таблицу Коды клиентов, коды таких клиентов, которые не сделали ни одного заказа. Для выполнения данного запроса необходимо создать новую таблицу Коды клиентов. Затем внести необходимые изменения в схему базы данных. Создадим вспомогательный запрос. Данный запрос в режиме конструктора изображен на рис. 2.5.

база программа система управление Рис. 2.5.

Теперь вернемся к созданию запроса на добавление данных. Создадим новый запрос, который будет содержать вспомогательный запрос, запись из которого необходимо добавить в созданную таблицу Коды клиентов. В режиме конструктора запроса раскроем список для кнопки Тип запроса и выберем команду Добавление. Введем название таблицы Коды клиентов и выберем параметры в текущей базе данных.

Рис. 2.6.

Переместим в бланк запроса поле Код клиента. Для добавления записей нажмем кнопку Запуск. Результат данного запроса показан на рис. 2.6.

3. Отчеты

На рис. 3.1 — 3.4 в режиме просмотра приводятся отчеты, которые были созданы по всем запросам выборки.

Рис. 3.1.

Рис. 3.2.

Рис. 3.3.

Рис. 3.4

Заключение

В данной курсовой работе рассмотрены запросы выборки и запросы на изменение данных. К каждому запросу выполнено пояснение, проиллюстрированы сами запросы в режиме конструктора, описаны условия отбора в тех запросах, в которых необходимы. Выведены отчеты по запросам выборки.

Эффективность внедрения программы заключается в том, что с помощью программы по управлению базой данных объектов экономики можно оперативно собрать все необходимые данные об объектах экономики округа или города и тем самым сократить время на сбор информации, которая так необходима. Программа имеет интуитивно понятный программный интерфейс, существенно упрощается процесс обучения и работы.

Данная база данных и программа по управлению базой данных имеет хорошую возможность к масштабированию и расширению. Путем несущественных изменений программа может работать практически с любой реляционной базой данных.

Основное преимущество данной программы заключается в том, что она может работать в локальной вычислительной сети и тем самым позволяет работать с базой данных множеству пользователей.

Для выполнения клиентских приложений используются менее дорогие компьютеры с минимальным объемом памяти. Этот способ доступа данных обеспечит возможность одновременного использования информации сразу несколькими пользователями системы. Соответственно резко снижается время на получения результатов и также снижается стоимость оборудования поддерживающего эту систему.

Экономия от замены ручной обработки информации на автоматизированную образуется в результате снижения затрат на обработку информации.

Список использованных источников

1. Горев А., Ахаян Р., Макашарипов С. Эффективная работа с СУБД. — СПб.: Питер, 19 997. — 704 с.

2. Джексон Г. Проектирование реляционных баз данных для использования с микроЭВМ: Пер. с англ. — М.: Мир, 1991. — 252 с.

3. Диго С. М. Проектирование и использование баз данных: Учебник. — М.: Финансы и статистика, 1995. — 208 с.

4. Коннолли Т., Бегг К., Страчан А. Базы данных: проектирование, реализация и сопровождение. Теория и практика, 2-е изд.: Пер. с англ.: Уч. пос. — М.: Издательский дом «Вильямс», 2000. — 1120 с.

5. Михеева В. Д., Харитонова И. А. Microsoft Access 2000. — СПб.: БХВ — Санкт-Петербург, 1999. — 1088 с.

6. Робинсон С. Microsoft Access 2000: Учебный курс — СПб.: Питер, 2000. — 512 с.

7. Хомоненко А. Д., Цыганков В. М., Мальцев М. Г. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений / Под ред. проф. А. Д. Хомоненко. — Издание второе, дополненное и переработанное — СПб.: КОРОНА принт, 2002. — 672 с.