Табличный процессор Excel

1. Табличный процессор Excel

1.1 Microsoft Excel. Понятия и возможности

1.2 Основные элементы окна MS Excel

2. Форматирование ячеек, создание таблиц, использование формул

2.1 Форматирование ячеек

2.2 Создание таблиц

2.3 Использование формул

3. Работа с объектами на конкретном примере Заключение Список литературы

Microsoft Office — семейство программных продуктов Microsoft, которое объединяет самые популярные в мире приложения в единую среду, идеальную для работы с информацией. В Microsoft Office входят текстовый процессор Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, средство подготовки и демонстрации презентаций Microsoft PowerPoint и новое приложение Microsoft Outlook. Все эти приложения составляют Стандартную редакцию Microsoft Office. В Профессиональную редакцию входит также СУБД Microsoft Access.

Microsoft Excel — программа предназначенная для организации данных в таблице для документирования и графического представления информации.

Программа MS Excel применяется при создании комплексных документов, в которых необходимо:

· использовать одни и те же данные в разных рабочих листах;

· изменить и восстанавливать связи.

Актуальность данной темы не вызывает сомнения, при помощи табличного процессора можно анализировать большие массивы данных.

Программа MS Excel, являясь лидером на рынке программ обработки электронных таблиц, определяет тенденции развития в этой области. Вплоть до версии 4.0 программа Excel представляла собой фактический стандарт с точки зрения функциональных возможностей и удобства работы.

Исходя из вышеизложенного, цель данной работы — рассмотреть табличный процессор Excel. В соответствии с целью данной работы предполагается решить следующие задачи:

· дать характеристику табличному процессору Excel;

· рассмотреть форматирование ячеек, создание таблиц, использование формул;

· изучить работу с объектами на конкретном примере.

1. Табличный процессор Excel

1.1 Microsoft Excel. Понятия и возможности

Табличный процессор MS Excel (электронные таблицы) — одно из наиболее часто используемых приложений пакета MS Office, мощнейший инструмент в умелых руках, значительно упрощающий рутинную повседневную работу. Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без программирования расчётов. В сочетании же с языком программирования Visual Basic for Application (VBA), табличный процессор MS Excel приобретает универсальный характер и позволяет решить вообще любую задачу, независимо от ее характера Информатика: Учебник / под ред. Н. В. Макаровой. — М.: Финансы и статистика, 2010. — 102 с.

Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчёт по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчёту значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.

Основные возможности электронных таблиц:

1) проведение однотипных сложных расчётов над большими наборами данных;

2) автоматизация итоговых вычислений;

3) решение задач путём подбора значений параметров;

4) обработка (статистический анализ) результатов экспериментов;

5) проведение поиска оптимальных значений параметров (решение оптимизационных задач);

6) подготовка табличных документов;

7) построение диаграмм (в том числе и сводных) по имеющимся данным;

8) создание и анализ баз данных (списков).

1.2 Основные элементы окна MS Excel

Рисунок 1. Интерфейс табличного процессора Основными элементами рабочего окна являются Информатика. Базовый курс. Учебник для Вузов / под ред. С. В. Симоновича, — СПб.: Питер, 2007. (рис. 1):

1. Строка заголовка (в ней указывается имя программы) с кнопками управления окном программы и окном документа (Свернуть, Свернуть в окно или Развернуть во весь экран, Закрыть);

2. Строка основного меню (каждый пункт меню представляет собой набор команд, объединенных общей функциональной направленностью) плюс окно для поиска справочной информации.

3. Панели инструментов (Стандартная, Форматирование и др.).

4. Строка формул, содержащая в качестве элементов поле Имя и кнопку Вставка функции (fx), предназначена для ввода и редактирования значений или формул в ячейках. В поле Имя отображается адрес текущей ячейки.

5. Рабочая область (активный рабочий лист).

6. Полосы прокрутки (вертикальная и горизонтальная).

7. Набор ярлычков (ярлычки листов) для перемещения между рабочими листами.

8. Строка состояния.

2. Форматирование ячеек, создание таблиц, использование формул

2.1 Форматирование ячеек

К таблицам, созданным в Excel, можно применять все форматирования ячеек, а также некоторые специфические для Excel приемы.

Принципы форматирования содержимого ячеек Excel ничем не отличаются от принципов форматирования содержимого ячеек в текстовом редакторе Word. Кнопки задания определенных параметров шрифтов, заливки ячеек и визуализации границ (которые по умолчанию скрыты) находятся в группе Шрифт на вкладке Главная. Общий принцип работы с инструментами данной группы следующий: сначала нужно выделить ячейку или диапазон, а затем нажать кнопку в группе Шрифт для выполнения форматирования Операционные системы / Д. Бэкон, Т. Харрис. — СПб.: Питер; Киев: Издательская группа BHV, 2008. — 800 с: ил.

В группе Выравнивание вкладки Главная расположены инструменты выравнивания содержимого ячейки относительно границ.

Дополнительные кнопки выравнивания позволяют сориентировать данные в ячейках относительно верхней, нижней границы или по центру.

С помощью команд меню, открываемого стрелкой кнопки Ориентация, можно задать направление поворота текста в ячейке.

При создании заголовков в таблицах часто возникает необходимость объединить ячейки и поместить содержимое одной из них в центр объединенной области. В Excel за эту операцию отвечает кнопка Объединить и поместить в центре. Для создания заголовка наберите текст в ячейке, выделите нужный диапазон, включая ее, и нажмите данную кнопку (рис. 2).

Рисунок 2. Различные способы форматирования ячеек В Excel имеются средства, позволяющие автоматически подобрать ширину и высоту ячеек таким образом, чтобы их содержимое полностью отобразилось на экране и при этом не было скрыты данные в других ячейках строк и столбцов, на пересечении которых находится выделенная область. Чтобы подобрать ширину ячейки или диапазона, нужно выделить ее, нажать кнопку Формат в группе Ячейки на вкладке Главная и задействовать команду Автоподбор ширины столбца или высоты столбца Информатика: Практикум по технологии работы на компьютере./ Под ред. Н. В. Макаровой. — М.: Финансы и статистика, 2009. — 102 с.

Стиль ячеек включает в себя определенный набор параметров форматирования ячейки — шрифт с заданными характеристиками, цвет заливки и шрифта, наличие и тип границы ячейки, числовой формат ячейки. Чтобы применить к выбранным ячейкам определенный стиль, нужно выделить их, щелкнуть на кнопке Стили ячеек в группе Стили вкладки Главная и в открывшейся коллекции (рис. 3) выбирать подходящий.

Рисунок 3. Выбор стиля ячеек

2.2 Создание таблиц

Чтобы работать с таблицей нужно ее создать. В программе есть несколько способов создания таблиц. По окончании работы нужно сохранить таблицу на диске. В дальнейшем можно загрузить таблицу в программу, и продолжить работу с ней, редактируя содержимое ячеек и вводя новую информацию.

Программа Excel позволяет отображать рабочую книгу и листы на экране в разном виде. По умолчанию, во время работы с листами рабочей книги, они отображаются в обычном режиме, в котором видно таблицу не разбитую на отдельные страницы, и именно так удобнее работать с электронной таблицей. В другом режиме можно увидеть разбивку таблицы на отдельные страницы, как при печати В. Э. Фигурнов IBM для пользователя. Издательский дом «ИНФРА-М», 2009. — 56 с.: ил. .

Для удобства работы можно менять масштаб отображения листов рабочей книги. Вы можете просмотреть сразу всю таблицу, установив мелкий масштаб, или рассмотреть отдельные ячейки, выбрав крупный масштаб.

После создания или загрузки рабочей книги, можно приступать к вводу информации. Чтобы ввести информацию в ячейку, нужно сделать ее активной. Для этого необходимо щелкнуть мышью на нужной ячейке. Теперь можно вводить различную информацию с помощью клавиатуры. При вводе информации она дублируется в строке формул. При этом если в ячейке была какая-либо информация, она будет заменена новой, только что введенной информацией.

Чтобы изменить содержимое ячейки, нужно сделать ячейку активной, щелкнув на ней мышью. После того, как ячейка выделена, ее содержимое отображается в строке формул. Начиная вводить новую информацию, старое содержимое ячейки будет удалено. Если нужно изменить информацию в ячейке, а не заменить ее, следует дважды щелкнуть на ячейке мышью. Внутри ячейки появится текстовый курсор в виде мигающей вертикальной черты. Теперь, когда будет вводиться новая информация, она не будет заменять предыдущую информацию, а будет добавлена к ней. С помощью клавиш управления курсором и клавиш редактирования, вы можете изменить информацию в ячейке. Редактировать информацию в ячейке можно с помощью строки формул. Для этого, нужно щелкнуть мышью на ячейке, чтобы сделать ее активной, а затем щелкнуть мышью в строке формул. В строке формул появится текстовый курсор, и можно будет редактировать информацию.

2.3 Использование формул

Формулами в программе называют выражения, по которым выполняются вычисления на странице. Используя формулы, вы можете сравнивать данные в ячейках, складывать и умножать значения ячеек, объединять содержимое ячеек и выполнять множество других действий. Формулы можно вводить вручную или использовать готовые формулы, предлагаемые программой Симонович С. В., Евсеев Г. А., Практическая информатика, Учебное пособие. — М.: АСТ-пресс, 2009. — 109 с.

Формула всегда начинается со знака равенства, и если в ячейке первый символ «=», программа считает, что это формула, и ее нужно вычислить. В противном случае, программа воспримет выражение как текстовую строку. Например, выражение 2*2 — это просто строка текста, а выражение =2*2 — формула. В этой формуле есть операция умножения, обозначаемая символом «*», а также два числа, являющихся константами, то есть постоянными, невычисляемыми значениями.

Для создания формул в программе предусмотрено несколько математических и логических операций, каждая из которых описывается своим оператором. Если вы хотите сложить или вычесть, нужно использовать операторы «+» и «-». Для умножения и деления применяют операторы «*» и «/», а если нужно возвести в степень, следует использовать оператор «А». Для сравнения величин в формулах используется отдельная группа операторов. Для проверки равенства или неравенства используются операторы «=» и «О», а для сравнения нужно использовать операторы «>», «<�», «>=», «<=».

Кроме констант, в формулах можно использовать адреса и имена ячеек электронной таблицы. В этом случае в формуле участвует не сам адрес, а значение в ячейке с данным адресом, то есть в формуле используется ссылка на ячейку. Например, формула =А1+А2*3 берет содержимое ячейки А2, умножает его на три, после чего прибавляет содержимое ячейки А1. Результат записывается в ячейку, где расположена формула Информатика: Учебник / под ред. Н. В. Макаровой. — М.: Финансы и статистика, 2010. — 204 с.

При помощи ссылок можно использовать в одной формуле информацию, находящуюся в разных частях листа, а также использовать в нескольких формулах значение одной ячейки. Кроме того, можно задавать ссылки на ячейки других листов той же книги и на другие книги. В ссылках можно использовать не только одинарные ячейки, но и диапазоны ячеек. Например, ссылка А1, указывает на ячейку с данным адресом, а ссылка А1: АЗ, указывает на диапазон ячеек между этими адресами. Ссылка А1;АЗ будет указывать на две ячейки А1 и A3. Ссылка А1: А2;А7 указывает на ячейки Al, A2, АЗ и А7.

Если нужно указать ссылку на ячейку из другого листа рабочей книги, следует указать имя листа, символ «!» и адрес ячейки, например, Баланс! А1. Иногда в формулах используют ячейки из разных рабочих книг. Чтобы ввести ссылку на ячейку из другой рабочей книги, следует записать путь к файлу с книгой: = 'c:Mou документы[накладная.хls]Лист '!А1.

Кроме констант и ссылок на содержимое ячеек, в формулах могут участвовать функции, то есть стандартные формулы, которые возвращают результат различных действий над значениями, входящими в функцию, как аргументы. Для вызова функции нужно написать ее имя и в скобках указать список аргументов, разделенных запятыми, например ЦЕЛОЕ (А1). В качестве аргументов могут выступать числа, адреса ячеек, формулы или другие функции. Например, выражение СУММ (А1,МАКС (А2,АЗ)) содержит функцию суммирования содержимого ячейки А1 и максимального значения из ячеек А2 и A3.

Если будет введена, например, в ячейку А4 следующая формула: — СУММ (А1:АЗ), а затем скопируете содержимое ячейки А4 в ячейку В4, вы увидите, что в ячейке формула будет выглядеть по-другому: СУММ (В1:ВЗ). Это происходит потому, что по умолчанию в Excel принята относительная адресация ячеек в формулах. На самом деле, запись ссылок А1: АЗ в формуле означает, что используются не сами ячейки, а их координаты по отношению к той ячейке, где расположена формула. При переносе формулы на новое место относительные координаты будут другими, и ссылки в формуле изменятся. Это очень удобно, так как можно легко копировать ячейки с формулами в любое место таблицы, и при этом их значение будет автоматически скорректировано Информатика. Базовый курс. Учебник для Вузов / под ред. С. В. Симоновича, — СПб.: Питер, 2007.

Иногда в формуле требуется указать адрес конкретной ячейки, который не должен меняться при перемещении ячейки с формулой. Для этого используется абсолютная адресация ячеек. Чтобы адрес ячейки не менялся при копировании формулы, перед адресом строки или столбца нужно поставить символ «$». Если мы запишем формулу так: =СУММ ($А$ 1:$А$ 3), при переносе этой формулы в любую другую ячейку ссылки на ячейки не изменятся. Естественно можно сделать абсолютным только часть адреса, например, $А1. В этом случае при переносе будет меняться только адрес строки, а адрес столбца будет неизменным. Для удобства работы с таблицей, можно присвоить ячейке или группе ячеек собственное имя, которое можно использовать для адресации ячейки в дальнейшем. Это имя может быть произвольным, но с некоторыми ограничениями. Если ячейке присвоено имя, то адресовать эту ячейку можно как обычным способом, так и по этому имени. Имена можно присваивать ячейкам, диапазонам, формулам и константам. Имена могут заменять собою ссылки, что существенно облегчает задачу адресации в электронных таблицах. Преимущество от использования имен заключается в том, что формулы благодаря именам становятся более наглядными и понятными, например, формула =СУММ (доходы_за₁_квартал) лучше воспринимается, чем =СУММ (А1:В1).

Имя обладает некоторыми ограничениями. Оно должно начинаться с буквы или с символа подчеркивания. После первой буквы можно использовать любые символы, кроме дефисов и пробелов, то есть два слова в имени не должны разделяться пробелом. Длина имени не должна превышать 255 символов, но предпочтительнее короткие имена, которые проще набираются и легко читаются в раскрывающихся списках. В имени могут присутствовать как строчные, так и прописные буквы, но программа их не различает. Имя не должно напоминать адреса ячеек, например, АВ1, В$ 20 и так далее Попов И. И. «Операционные системы, среды и оболочки» — Москва: Инфра-М, 2009 г.

Чтобы присвоить имя ячейке или группе ячеек, необходимо выделить их, и щелкнуть мышью левее строки формул, там, где показан адрес выделенной ячейки. Вводя вместо адреса произвольное имя, оно будет присвоено ячейке. После того, как было присвоили имя выбранной ячейке, можете использовать это имя для адресации ячейки при работе с Excel, например, вставлять его в формулы. Добавление имени с помощью команды меню менее удобно, чем первый из рассмотренных способов, а вот для удаления имени ячейки или группы ячеек, удобнее воспользоваться этим диалогом. Чтобы удалить имя из списка, необходимо выбрать его и нажать кнопку Удалить. После ввода имени или его удаления нажав кнопку ОК, закроется диалог.

3. Работа с объектами на конкретном примере

еxcel таблица ячейка формула Выделив строки, столбцы или интервал ячеек, пользователь может выполнить над ними следующие действия:

1. Скопировать

2. Переместить

3. Удалить

4. Очистить

5. Отформатировать Для того, чтобы скопировать интервал ячеек, можно воспользоваться одним из перечисленных способов:

Рисунок 4. Копирование интервала ячеек

1 способ: Выделить нужный интервал ячеек и в пункте меню Главная 1 выбрать команду Копировать 2 или воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl+C. Затем следует установить табличный курсор в ту ячейку, куда следует скопировать выделенный фрагмент ячеек и в пункте меню Главная 1 выбрать команду Вставить 3 или воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl+V (рис. 4).

2 способ: Выделить нужный интервал ячеек, подвести указатель мыши к выделенному интервалу ячеек, нажать левую клавишу мыши на границе выделенного интервала и клавишу Ctrl на клавиатуре, не отпуская их, перетащить в нужную область таблицы.

Для того, чтобы переместить выделенный интервал ячеек, можно воспользоваться двумя способами:

1 способ: В пункте меню Главная 1 выбрать команду Вырезать 4 или воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl+X. Затем следует установить табличный курсор в ту ячейку, куда следует переместить выделенный интервал ячеек и в пункте меню Главная 1 выбрать команду Вставить 3 или воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl+V (рис. 4).

2 способ: Подвести указатель мыши к выделенному интервалу ячеек, нажать левую клавишу мыши на границе выделенного интервала и, не отпуская ее, перетащить в нужную область таблицы.

Для того, чтобы удалить выделенный интервал ячеек необходимо в пункте меню Главная 1 выбрать команду Удалить 5 (в правой части Ленты 6), при этом появится выпадающий список 7, в котором пользователю следует указать что именно будет удалено (ячейки, строки, столбцы, весь лист) (рис. 4).

Для того чтобы удалить содержимое ячеек (т.е. очистить ячейки) необходимо в пункте меню Главная 1 выбрать команду Очистить 8, а затем из дополнительного списка 9 выбрать соответствующую команду (Все, Содержимое, Форматы, Примечания или Гиперссылки) (рис. 4).

Заключение

Характерной чертой современности является стремительный научно-технический прогресс, что требует от менеджеров и бизнесменов значительного повышения ответственности за качество принятия решений. Это основная причина, которая обусловливает необходимость научного принятия управленческих решений.

При помощи этого продукта можно анализировать большие массивы данных. В Excel можно использовать более 400 математических, статистических, финансовых и других специализированных функций, связывать различные таблицы между собой, выбирать произвольные форматы представления данных, создавать иерархические структуры.

Программа MS Excel, являясь лидером на рынке программ обработки электронных таблиц, определяет тенденции развития в этой области. Вплоть до версии 4.0 программа Excel представляла собой фактический стандарт с точки зрения функциональных возможностей и удобства работы. Теперь на рынке появились гораздо более новые версии, которые содержат много улучшений и приятных неожиданностей.

1. Бойс Д. «От установки до оптимизации работы Windows XP» — Москва: НТ Пресс, 2007 г.

2. В. Э. Фигурнов. IBM для пользователя. — Издательский дом «ИНФРА-М», 2009. — 480 с.: ил.

3. Гук М. Аппаратные средства IBM PC: Бестселлер — 2-е изд. — Питер, 2009.

4. Информатика: Учебник / Под ред. Н. В. Макаровой. — М.: Финансы и статистика, 2010. — 768 с.

5. Информатика. Базовый курс. Учебник для Вузов / Под ред. С. В. Симоновича, — СПб.: Питер, 2007.

6. Информатика: Практикум по технологии работы на компьютере./ Под ред. Н. В. Макаровой. — М.: Финансы и статистика, 2009. — 632 с.

7. Операционные системы, среды и оболочки: Учебное пособие. — М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2010. — 400 с: ил. — (Профессиональное образование)

8. Операционные системы / Д. Бэкон, Т. Харрис. — СПб.: Питер; Киев: Издательская группа BHV, 2008. — 800 с: ил.

9. Попов И. И. «Операционные системы, среды и оболочки» — Москва: Инфра-М, 2009 г.

10. Симонович С. В., Евсеев Г. А., Практическая информатика, Учебное пособие. — М.: АСТ-пресс, 2009. — 416 с.