Средства и технологии обработки текстовой информации

В теоретической части работы «Средства и технологии обработки текстовой информации» рассматриваются текстовые редакторы и процессоры, которые служат для обработки текстовой информации.

В практической части работы построена таблица по приведенной форме с использованием расчетных формул, и составлена ведомость по данным двух таблиц. Вычислены показатели: баланса на конец месяца в у. е. и рублях. Построенная гистограмма отражает баланс на начало и конец месяца.

Работа выполнена на ПК Intel® Core™ i3 CPU — 3.21 ГГц / 2 Gb RAM / 500 Gb HDD / DVD-RW 16×52×52

Для выполнения работы использовались следующие программы:

1. Текстовый редактор «MS Word — 2010»,

2. Табличный процессор «MS Excel — 2010».

Понятие информация достаточно широко используется в обычной жизни современного человека, поэтому каждый имеет интуитивное представление, что это такое. Но когда наука начинает применять общеизвестные понятия, она уточняет их, приспосабливая к своим целям, ограничивает использование термина строгими рамками его применения в конкретной научной области.

Универсальным устройством, предназначенным для автоматической обработки информации, является компьютер. Управляют работой компьютера программы, которые имеют различные функции и назначение.

Подготовка текстов — одна из самых распространенных сфер применения компьютеров. На протяжении тысячелетий люди записывают информацию.

Цель данной курсовой работы состоит в том, чтобы показать основные средства и технологии обработки текстовой информации научиться решать практические задачи в Microsoft Excel.

1. Основные понятия

Текстовый редактор — это простая программа для работы с текстами.

Текстовый редактор удобен для создания небольших сообщений и текстов. Текст состоит из букв, цифр, знаков препинания и специальных символов, которые можно ввести с помощью клавиатуры компьютера. Фотографии, чертежи, рисунки, схемы и таблицы текстовый редактор обрабатывать не может.

Текстовый процессор — это более мощная программа для работы с текстами. В текстовом процессоре можно писать письма, рассказы, стихи, доклады, книги и т. д.

Любой текст, созданный с помощью текстового редактора, а так же включённые в него нетекстовые материалы (графика, звуковые фрагменты) называют документом. Документ может быть статьёй, докладом, приглашением и т. д. При работе в сети части одного документа могут храниться на разных компьютерах, расположенных далеко друг от друга.

Форматирование документа — это оформление текста. Кроме текстовых символов форматированный текст содержит специальные невидимые коды, которые сообщают программе, как надо его отображать на экране и печатать на принтере.

Редактирование — преобразование, обеспечивающее добавление, удаление, перемещение или исправление содержания документа. Редактирование документа обычно производится путем добавления, удаления или перемещения символов или фрагментов текста.

Шрифт — это полный набор символов определенного начертания. Каждый шрифт имеет своё название, например Times New Roman, Arial, Comic Sans MS. Единицей измерения шрифта является пункт (1 пт. = 0,367 мм). Размеры шрифтов можно изменять в больших пределах. Кроме нормального (обычного) начертания символов обычно применяют полужирное, курсивное, полужирное курсивное.

Для проверки орфографии и синтаксиса используются специальные программные модули, которые обычно включаются в состав текстовых процессоров и издательских систем. Такие системы содержат словари и грамматические правила для нескольких языков, что позволяет исправлять ошибки в многоязычных документах.

Формат файла определяет способ хранения текста в файле. Простейший формат текстового файла (ТХТ) содержит только символы (числовые коды символов), другие же форматы (DOC, RTF) содержат дополнительные управляющие числовые коды, которые обеспечивают форматирование текста. [6, 544]

2. Классификация текстовых редакторов и процессоров

Для обработки текстовой информации на компьютере используются приложения общего назначения — текстовые редакторы.

Многооконный редактор «Лексикон» — один из простейших текстовых редакторов отечественной разработки для несложных документов на русском или английском языке.

Простой текстовый редактор «Блокнот» позволяет редактировать текст и осуществлять простейшее форматирование шрифта.

Текстовый редактор Microsoft DOS (англ. Disk Operating System — дисковая операционная система) Editor используют для обработки информации состоящей из букв и цифр, без изображений.

Более совершенные текстовые редакторы, имеющие целый спектр возможностей по созданию документов (например, поиск и замена символов, средства проверки орфографии, вставка таблиц и др.), называют текстовыми процессорами. Современные текстовые процессоры, как и другие прикладные программы, используют единый интерфейс, обеспечивающий пользователям комфортные условия работы и включающий инструменты, помогающие создавать и редактировать файлы, просматривать команды, параметры диалоговых окон, разделы справки, использовать мастера и шаблоны и т. д.

Классическим примером текстового процессора является Microsoft Word из офисного пакета Microsoft Office, или Writer из пакета Star Office.

По сравнению с редакторами общего назначения специализированные редакторы позволяют легче готовить и редактировать соответствующие тексты: например, редакторы научных текстов удобнее для набора математических или химических формул (ChiWriter).

Для подготовки к публикации в Интернете web-страниц используют специализированные приложения (например, Microsoft Front Page или Macromedia Dreamweaver).

3. Характеристика текстовых редакторов и процессоров

Блокнот

Чаще всего блокнот используют для проверки, и в некоторых случаях написания, HTML кода для web — страниц. Это связано с тем что, блокнот записывает в своё файл только чистый код символов без форматирования, что является очень удобным для программистов. И иногда это просмотр.dll.inf.cfg и. bat файлов, которые небольшие по размерам, но важные по содержанию.

Среда текстового редактора

Microsoft Word — основа любого офиса и, пожалуй, самая нужная и популярная программа во всем Microsoft Office. Эта программа установлена практически на каждом ПК и де-факто стала стандартом в обработке текста. На примере Word очень удобно изучать интерфейс всех остальных программ Microsoft Office.

Область применения Word весьма широка. С помощью Word можно не просто набрать текст, но и оформить его по своему вкусу: включить в него таблицы и графики, картинки и даже звуки и видеоизображения. Word поможет составить простое письмо и сложный объемный документ, яркую поздравительную открытку или рекламный блок. Можно сказать, что Word применим практически везде, где требуется работа с текстом. Кроме того, в последние версии Word добавлены весьма развитые средства работы с гипертекстовыми документами и документами, предназначенными для публикации в Интернет. [1, 208]

Общими элементами среды любого текстового редактора являются:

· рабочее поле — пространство на экране, на котором отображается текст;

· курсор — место активного воздействия на рабочее поле;

· строка состояния — содержит информацию о текущем состоянии ТР;

· строка меню — содержит команды переключения режимов работы ТР и др. действий;

· полосы прокрутки — горизонтальная и вертикальные полосы справа и внизу окна документа, появляющиеся в случае не умещающегося в пределах окна содержимого;

· панель инструментов и др.

Текстовый процессор

Любой текст, созданный с помощью текстового редактора, а так же включённые в него нетекстовые материалы (графика, звуковые фрагменты) называют документом. Документ может быть статьёй, докладом, приглашением и т. д. При работе в сети части одного документа могут храниться на разных компьютерах, расположенных далеко друг от друга. [2, 608]

Гипертекст - это способ организации документа, позволяющий быстро находить нужную информацию. Он часто используется при построении систем оперативной подсказки и компьютерных версий больших справочников и энциклопедий. Основными объектами текстового документа являются: символ, слово, строка, абзац, страница, фрагмент.

Символы — это буквы, цифры, пробелы, знаки пунктуации, специальные символы. Символы можно форматировать (изменять их внешний вид). Среди основных свойств символов можно выделить следующие: шрифт, размер, начертание и цвет.

Слово — произвольная последовательность символов (букв, цифр), ограниченная с двух сторон служебными символами.

Абзац — произвольная последовательность символов, завершающаяся специальным символом конца абзаца. Допускаются пустые абзацы.

Фрагмент — это некоторое количество рядом стоящих символов, которые можно рассматривать как единое целое. Фрагментом может быть отдельное слово, строка, абзац, страница и даже весь вводимый текст.

Набор (ввод) текста, как правило, осуществляется с помощью клавиатуры. Роль бумаги при этом играет экран компьютера. Место для ввода очередного символа текста указывается на экране с помощью мерцающего прямоугольника — курсора.

При наборе текста на компьютере человек не следит за концом строки: как только он достигнут, курсор автоматически переходит на начало следующей строки. Для того чтобы перейти к вводу нового абзаца, нажимается клавиша

<Enter>. С помощью стрелок вверх, вниз, влево, вправо курсор можно перемещать по всему экрану, подводить его к любому символу. Кроме того существует режим прокрутки, позволяющий быстро вывести на экран части текста, находящиеся за пределами документа. При перемещении курсора по экрану документ остаётся неподвижным, а при прокрутке неподвижным остаётся курсор.

Редактирование

При редактировании текста мы просматриваем его, чтобы убедиться, что всё правильно, исправляем все обнаруженные ошибки и вносим необходимые исправления.

Редакторы текстов программ рассчитаны на редактирование программ на том или ином языке программирования. Часто они встроены в систему программирования на некотором языке программирования.

Редакторы текста, и рассчитаны на тексты программ, и выполняют следующие функции:

· диалоговый просмотр текста;

· редактирование строк программы;

· копирование и перенос блоков текста из одного места в другое;

· копирование одной программы или её части в указанное место другой программы;

· контекстный поиск и замену подстрок текста;

· автоматический поиск строки, содержащей ошибку;

· распечатку программы или её необходимой её части;

Редакторы документов — программы для обработки документов, ориентированные на работу с текстами, имеющие структуру документа, т. е. состоящими из разделов, страниц, абзацев, предложений, слов. Следовательно, редакторы для обработки документов обеспечивают функции, ориентированные на структуру документа, а именно:

· возможность использования различных шрифтов символов;

· задание произвольных межстрочных промежутков;

· автоматический перенос слов на следующую строку;

· автоматическую нумерацию страниц;

· обработку и нумерацию строк;

· печать верхних и нижних заголовков страниц (колонтитулов);

· выравнивание краев абзаца;

· набор текста в несколько столбцов;

· создание таблиц и построение диаграмм;

· проверку правописания и подбор символов. [5, 511]

Существует большое количество редакторов текста — от простых до сложных. Среди наиболее распространенных в мире редакторов выделяется Microsoft Word, Word Perfect, WordStar. Среди простых редакторов текста в России в определенный период времени был распространен ЛЕКСИКОН.

Форматирование документа

Любой документ состоит из страниц, поэтому в начале работы над документом необходимо задать значения параметров страницы: формат, ориентацию, поля и др. Стандартным является формат страницы А4 (21×29,7 см), который соответствует размеру стандартного листа бумаги для принтера. Для объявлений и плакатов подходит формат А3, размер которого в два раза больше стандартного листа. Для писем можно выбрать формат А5, который в два раза меньше стандартного листа.

Существуют две возможные ориентации страницы — книжная и альбомная. Для обычных текстов чаще используется книжная ориентация, а для таблиц с большим количеством столбцов — альбомная.

Абзац является одним из основных объектов текстового документа. Абзац с литературной точки зрения — это часть текста, представляющая собой законченный по смыслу фрагмент произведения, окончание которого служит естественной паузой для перехода к новой мысли.

В компьютерных документах абзацем считается любой текст, заканчивающийся управляющим символом конца абзаца. Ввод конца абзаца обеспечивается нажатием клавиши ВВОД (ENTER) и отображается символом ¶, если включен режим отображения непечатаемых символов.

В процессе форматирования абзаца задаются параметры его выравнивания (выравнивание отражает расположение текста относительно границ полей страницы). Чаще всего используют четыре способа выравнивания абзацев: По левому краю — левый край ровный, а правый рваный; По центру — оба края имеют неровные очертания, однако каждая строка абзаца симметрична относительно середины; По правому краю — правый край ровный, а левый рваный; По ширине — оба края ровный, то есть располагаются точно по границам страницы. В этом случае последняя строка абзаца ведет себя как при левостороннем выравнивании.

Списки применяются для размещения в документе различных перечней.

Существуют списки различных типов:

· Нумерованные списки, списка сопровождаются арабскими или римскими числами и буквами

· Маркированные списки, когда элементы списка отмечаются с помощью специальных символов-маркеров: *, ^¦, > и др.

· Многоуровневый По способу представления в компьютере различаются шрифты растровые и векторные. Для представления растровых шрифтов служат методы растровой графики, символы шрифта — это группы пикселей. Растровые шрифты допускают масштабирование только с определенными коэффициентами.

В векторных шрифтах символы описываются математическими формулами и возможно произвольное их масштабирование. Среди векторных шрифтов наибольшее распространение получили шрифты типа TrueType.

Можно также установить дополнительные параметры форматирования символов: подчеркивание символов различными типами линий, изменение вида символов (верхний и нижний индекс, зачеркнутый), изменение расстояний между символами.

Если планируется цветная печать документа, то можно задать различные цвета для различных групп символов.

Проверка орфографии и синтаксиса. Автотекст. Автозамена.

Подбор синонимов / антонимов предназначен для стилистической обработки текста, что в конечном итоге служит лучшему восприятию информации, заключенной в документе. Для замены слова синонимом нужно выделить это слово в тексте. Из поля — списка Значения выбрать значение, в котором используется это слово.

Автозамена используется для автоматической замены неправильно набираемых слов в тексте.

Для проверки орфографии и синтаксиса используются специальные программные модули, которые обычно включаются в состав текстовых процессоров и издательских систем. Такие системы содержат словари и грамматические правила для нескольких языков, что позволяет исправлять ошибки в многоязычных документах.

Word производит автоматическую проверку орфографии и синтаксиса во время ввода текста. Слово, отсутствующее в словаре (с которым осуществляется сверка вводимых слов) или введенные с ошибкой, подчеркиваются на экране красной волнистой чертой. При неправильно расставленных знаках пунктуации или неправильно построенной фразе фрагменты текста подчеркиваются зеленой волнистой чертой.

Гипертекст

Гипертекст — текст, содержащий в себе связи с другими текстами, графической, видеоили звуковой информацией. Гипертекст позволяет структурировать документ путем выделения в нем слов-ссылок (гиперссылок). При активизации гиперссылки происходит переход на фрагмент текста, заданный в ссылке.

Гиперссылка состоит из двух частей: указатель ссылки и адресной части ссылки. Указатель ссылки — это объект (фрагмент текста или рисунок), который выделяется в документе (обычно синим цветом и подчеркиванием). Адресная часть гиперссылки представляет собой название закладки в документе, на который указывает ссылка. Закладка — это элемент документа, которому присвоено уникальное имя.

В качестве указателей ссылок и закладок могут использоваться не только фрагменты текста, но и графические изображения, поэтому такие структуры иногда называют гипермедиа. [3, 608]

Практическая часть

текстовый редактор процессор блокнот word

Общая характеристика задачи

Наименование задачи: «Расчет денежного баланса на конец месяца».

Цель решения задачи: Рассчитать денежный баланс на конец месяца в условных единицах и рублях, и определить начисленную сумму для каждого абонента исходя из параметров его тарифа и использованного трафика.

Место решения задачи: Подобные задачи решаются бухгалтерами ООО «Архтелеком».

Условие задачи:

ООО «Сигмаком» предоставляет услуги доступа к сети Интернет. Данные о тарифах на услуги предоставления доступа к Интернету для абонентов квартирного сектора представлены на рис. 1, о курсе у. е. к рублю РФ на определенную дату — на рис. 2.

— Построить таблицы по приведенным ниже данным.

— Произвести расчет начисленной суммы, баланса на конец месяца в у. е. и рублях за услуги предоставления доступа к Интернету для абонентов квартирного сектора. Для определения начисленной суммы использовать функцию ВПР () (рис. 1 2). Необходимо учитывать, что предоплаченный трафик входит в сумму абонентской платы и необходимо оплачивать только тот трафик, который получен сверх предоплаченного.

Начислено, у. е. = Абонентская плата, у. е. + (Трафик, Mb Предоплаченный трафик, Mb)*Стоимость трафика за 1Mb, у. е.

Данные расчета занести в таблицу на рис. 3.

— По данным таблицы на рис. 3 построить гистограмму, отражающую баланс на начало и конец месяца в у. е.

— Сформировать и заполнить ведомость начисления за услуги предоставления доступа к Интернету за месяц.

Рисунок 1 — Тарифы на услуги предоставления доступа к Интернету

для абонентов квартирного сектора

Рисунок 2 — Курс у. е. к рублю РФ, установленный ООО «Сигмаком»

Рисунок 3 — Начисления за услуги предоставления доступа к Интернету

Описание алгоритма решения задачи

1. Запустить табличный процессор MS Excel.

2. Создать книгу с именем «Сигмаком».

3. На листе 1 создать одну под другой таблицы с исходными данными приведенные в задании.

4. Объединить ячейки G1: H1, внести в ячеку текст «Приложение 1».

5. Объединить ячейки с A22: H22, полужирным шрифтом внести текст «Таблица с исходными данными».

6. Правой кнопкой мыши щелкнуть по надписи «Лист 1», выбрать Переместить или скопировать лист. В списке выбрать «Лист 2», поставить флажок «Создавать копию», нажать «ОК». Появится лист — Лист 1 (2).

7. На Лист 1 (2) в ячейке G1 надпись изменить на «Приложение 2», в ячейке А22 изменить на «Контрольный пример». Произвесть необходимые расчеты.

8. Начислено, у. е. = Абонентская плата, у. е. + (Трафик, Mb — Предоплаченный трафик, Mb), х Стоимость трафика за 1 Mb. (по имеющимся данным: 5 + (10−0) * 0,0500= 5,5 у.е.)

Занести в ячейку F15 формулу:

=ВПР (B15;'Тарифы на услуги'!$A$ 5:$B$ 8; 2)+(E15-ВПР (B15;'Тарифы на услуги'!$A$ 5:$C$ 8; 3))*ВПР (B15;'Тарифы на услуги'!$A$ 5:$D$ 8; 4)

Размножить введенную в ячейку F15 формулу для остальных ячеек (с F16 по F19) данной графы.

9. Баланс на конец месяца, у. е. = баланс на начало месяца, у. е. — начислено, у. е. (по имеющимся данным: 10 — 5,5 = 4,5 у.е.).

Занести в ячейку G15 формулу:

= D15-F15

Размножить введенную в ячейку G3 формулу для остальных ячеек данной графы (с G16 по G19).

10. Для того, чтобы перевести баланс на конец месяца у. е. в рубли, необходимо баланс на начало месяца, у. е. умножить на 32,00 рубля, так как 1 у.е.=32,00 руб.

Заносим в ячейку H15 формулу:

=G15*32; (т.к. по условию 1 у.е. = 32 руб.)

Размножить введенную в ячейку H3 формулу для остальных ячеек данной графы (с H16 по H19).

11. Скопировать Лист 1 (2) еще раз (см. пункт 6). Изменить номер приложения на 3, название приложения — на «Расположение таблицы на листе EXCEL».

12. Выбрать в верхнем меню Файл — Печать — Параметры страницы. Перейти на вкладку Лист, поставить флажки «Сетка» и «Заголовки строк и стобцов». Нажать «ОК».

13. Скопировать Лист 1 (2) еще раз (см. пункт 6). Изменить номер приложения на 4, название приложения — на «Шаблон таблицы».

14. Выбрать в верхнем меню Формулы — Показывать формулы".

15. Уменьшить ширину столбцов на листе 1 (4) по размеру данных.

16. Выбрать в верхнем меню Файл — Печать — Параметры страницы. Для листа 1 (4) поставить переключатель ориентации на «Альбомная» и переключить в режим «разместить не более чем на: 1 стр. в ширину и 1 стр. в высоту».

17. Перейти на лист 1 (2). Выделить диапазон данных для построения гистограммы C15: C19, нажать на клавиатуре кнопку «Ctrl» и не отпуская ее выделить D15: D19 и G15: G19. В верхнем меню выбрать Вставка — Гистограмма.

18. По общему полю полученной гистограммы щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать Переместить диагрмму — На отдельном листе, Приложение 5.

19. Переименовать у гистограммы Ряд 1 на «Баланс на начало месяца, у. е.», Ряд 2 на «Баланс на конец месяца, у. е.». Обозвать горизонтальную ось «Абоненты», вертикальную «Баланс, у. е.». Самой гистограмме дать название «Отражение баланса на начало и конец месяца в у. е.».

20. На Листе 2 объединить ячейки D1: E1 и добавить текст «Приложение 6». Ниже создать три таблицы Структур шаблонов таблиц по данным листа 1 (2).

21. На Листе 3 объединить ячейки G1: H1 и добавить текст «Приложение 7». Ниже создать таблицу «Ведомость начисления за услуги предоставления доступа к Интернету за декабрь 20__ г.», по данным листа 1 (2).

1. Меженный О. А. МS Word 2003. Краткое руководство — М: Издательский дом «Фельемс», 2004. 208 с.

2. Могилев А. В., Пак Н. И., Хённер Е. К. Практикум по информатике. 2-е изд., стер. — М.: «Академия», 2005. — 608 с.

3. Информатика: Базовый курс / Симонович С. В. — 2-е издание. — СПб.: Питер, 2008. — 640 с.

4. Информатика: Лабораторный практикум для студентов II курса всех специальностей. — М.: Вузовский учебник, 2006. — 94 с.

5. Информатика и информационные технологии: Учебник для 10−11 классов / Угринович Н. Д. — 4-е издание. — М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2008. — 511 с.

6. Основы информатики: Учебное пособие / Морозевич А. Н. — М.: Новое издание, 2009. — 544 с.