Обеспечение целостности комплекса электронных документов на основе встраиваемых динамических моделей

Актуальность проблемы. В настоящее время в автоматизированных системах различного назначения (организационного управления, автоматизированного проектирования и др.) широкое распространение получили электронные документы (ЭД). Комплексы взаимосвязанных ЭД представляют собой так называемые «слабоструктурированные» базы данных, в которых наряду с фрагментами свободного изложения имеются реквизиты со строго определенными правилами заполнения и связи с другими реквизитами на протяжении жизненного цикла — от создания до сдачи в архив. На повестке дня стоит создание «единых корпоративных систем управления бизнес-процессами» на основе концепции ЕСМ (Enterprise Content Management), понимаемой как «умение обращаться со слабоструктурированной корпоративной информацией».

В этих условиях большую роль играет целостность (Integrity) как отдельных ЭД, так и комплекса в целом, задающая требования к структуре ЭД и согласованности значений реквизитов на различных этапах жизненного цикла.

Современные системы управления электронным документооборотом представляют широкий набор по поддержанию жизненного цикла документов: разработки и создания документов — на основе шаблонов, путем прикрепления или сканированияхранения документов в электронных хранилищахрассылки документов по различным адресам согласно жестким, гибким или индивидуальным маршрутамрегистрации и учета как самих документов, так и доступа к ним пользователей, ознакомления, согласования, утверждения документовобеспечения секретности доступа к документамредактирования содержимого документов с сокращением промежуточных версий и возможностью «отката" — архивации документов и ведения архивапоиска нужных документов по множеству реквизитоввзаимодействия с внешними редакторами, базами данных, электронными таблицами, сканерами, почтовыми системами, а также многое другое. 1 Вместе с тем, практически отсутствуют возможности гибкого обеспечения целостности реквизитов в рамках комплекса ЭД в течении жизненного цикла. Поддержка целостности ограничивается простейшими возможностями задания допустимых значений реквизитов и выражений для вычисляемых реквизитов. Неясно, как обеспечить согласованность значений реквизитов с другими реквизитами в том же или в других ЭД, как контролировать реквизиты на тех или иных этапах жизненного цикла, как реализовать ограничения целостности в рамках всего комплекса документов. Отсутствует научная проработка этих вопросов на концептуальном, теоретическом, алгоритмическом уровнях.

В этой связи исследования, направленные на поиск научно обоснованных методов обеспечения целостности реквизитов комплексов ЭД на различных этапах жизненного цикла, являются актуальными. Объект исследования, таким образом, представляет собой комплексы ЭД со взаимосвязанными реквизитами и достаточно строго определенным жизненным циклом. В качестве базового объекта (сквозного примера) используется комплекс ЭД из личного дела соискателя ученой степени.

Предмет исследования — содержание понятия целостности структуры и реквизитов ЭД и его обеспечение на различных этапах жизненного цикла.

Основополагающая идея исследования — встраивание в ЭД динамических моделей, отражающих существенные этапы жизненного цикла, и на этой основе организация контроля целостности реквизитов.

Цель работы — разработка научно обоснованного подхода к обеспечению целостности реквизитов комплекса ЭД на основе встраиваемых.

1 Рынок систем электронного документооборота предлагает множество программных продуктов зарубежных и отечественных фирм: CORPORATE BUSINESS, DocsVision, LanDocs, БОСС-Референт, DIRECTUM, ДЕЛО, NAUDOC, ЕВФРАТ-Документооборот, СУПеР, PayDox, ИНТАЛЕВ-Документооборот, OPTIMA-WORKFLOW, МОТИВ, Effect Office, jDocflow, Avacco. Исследованию различных аспектов создания и использования ЭД посвящены работы как отечественных, так и зарубежных ученых. В УГАТУ эти вопросы затрагивались в работах Г. Г. Куликова, Л. Р. Черняховской, А. В. Речкалова и др. динамических моделей и проверка его на примере комплекса ЭД из личного дела соискателя ученой степени.

Задачи, решаемые в работе для достижения цели:

• Разработка концепции комплекса динамических ЭД.

• Разработка моделей целостности ЭД.

• Разработка методики проектирования комплекса ЭД.

• Разработка комплекса инструментально-программных средств для создания ЭД из диссертационного дела соискателя ученой степени.

Результаты, выносимые на защиту:

1)Концепция комплекса динамических ЭД, основанная на обеспечении целостности структуры документов и значений их реквизитов.

2) Модели целостности динамических ЭД в виде ограничений на структуру и значения реквизитов для различных этапов жизненного цикла.

3) Методика проектирования комплекса ЭД в основе которой лежит разработка концептуальных и логических моделей генерации документов на основе предварительно разработанных шаблонов.

4) Комплекс инструментально-програмных средств Dissertant Assistant для создания динамических документов из диссертационного дела соискателя ученой степени на основе объектной модели Microsoft Word.

Научная новизна результатов в целом определяется новизной идеи встраивания в ЭД динамических моделей для организации контроля целостности документов. При этом:

• Новизна концепции по п. 1 (см. «Результаты, выносимые на защиту») состоит в том, что в составе комплекса предусматривается ведущий документ, содержащий базу контролируемых реквизитов, и в него встраиваются динамические модели жизненного цикла, Ьтслеживая текущие состояния которых, выполняется генерация ведомых документов, контролируется целостность их структуры и реквизитов, что позволяет обеспечить целостность на различных этапах жизненного цикла комплекса ЭД.

• Новизна моделей по п. 2 заключается в том, что они отражают ограничения:

— структурности — в виде последовательности допустимых фрагментов;

— обязательности — в виде условий наличия значений реквизитов;

— ссылочности — в виде наличия для одних реквизитов других реквизитов с соответствующими значениями;

— баланса — в виде ограничений на совместные значений нескольких реквизитов. Это позволяет реализовать концепцию динамических ЭД.

— Новизны методики по п. 3 состоит в том, что: о Для ведущего документа разрабатываются модели базы реквизитов, динамической модели, памяти текущего состояния, структуры и шаблона ведущего документа, целостности базы реквизитов. о Для ведомых документов — динамические модели, модели структуры, генерации, коррекции реквизитов, памяти текущего состояния.

Это, соответственно, позволяет реализовать концепцию ЭД.

• Новизна комплекса по п. 4 состоит в том, что он содержит набор разработанных шаблонов и макросов, обеспечивающих генерацию и проверку документов на основе моделей целостности ЭД и построенных в соответствии с методикой проектирования ЭД.

Значение результатов для теории электронного документооборота состоит в том, что они расширяют понимание того, что представляет собой целостность комплекса ЭД и как ее обеспечить в системах электронного документооборота.

Значение результатов для практики создания систем электронного документооборота заключается в том, что они дают методику разработки комплекса целостных ЭД. Разработанный комплекс инструментально-программных средств Dissertant Assistant позволяет сократить сроки создания документов из диссертационного дела соискателя ученой степени, уменьшить число допускаемых при этом ошибок.

Внедрение результатов. Результаты используются в научно-производственной фирме «РД-Технология» — в форме методики проектирования комплекса электронных документов, а также в Уфимском государственном авиационном техническом университете — в форме комплекса инструментально-программных средств Dissertant Assistant при подготовке документов диссертационного дела соискателей.

Связь с плановыми исследованиями. Работа выполнена в рамках плановых исследований кафедры АСУ УГАТУ.

Апробация и публикации. Основные положения, представленные в диссертации, были представлены и получили одобрение на научных конференциях всероссийского и международного уровня: • Международном семинаре «Computer Science and Information Technologies», Венгрия, Будапешт, 2004, Германия 2006; • Международной молодежной научно-технической конференции «Интеллектуальные системы управления и обработки информации», Уфа, 2001,2003.

Список публикаций автора по теме диссертации включает 7 научных трудов, в том числе 1 статью в научном журнале из рецензируемого списка ВАК и 2 в трудах международных конференций.

Структура диссертации. Диссертация состоит из введения, четырех глав, заключения, изложенных на 103 листах, приложения на 38 листах, библиографического списка, включающего 98 наименований.

ОСНОВНЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ.

В диссертации разработаны и исследованы концепция, модели и методы реализации комплекса динамических электронных документов и создан комплекс инструментально-программных средств:

1. Концепция динамических электронных документов, основанная на обеспечении целостности структуры документов и значений их реквизитов, отличающаяся тем, что с целью обеспечения целостности на различных этапах жизненного цикла в документах предусматриваются встроенные динамические модели жизненного цикла, отслеживающие текущие состояния, в соответствии с которыми контролируется целостность реквизитов документов.

2. Модели целостности динамических документов в виде ограничений на структуру и значения реквизитов для различных этапов жизненного цикла, отличающиеся тем, что с целью реализации концепции по п. 1 отражают ограничения:

• структурности — в виде последовательности допустимых фрагментов;

• значений — в виде ограничений на значения отдельных атрибутов;

• обязательности — в виде условий наличия значений реквизитов;

• ссылочности — в виде наличия для одних реквизитов других реквизитов с соответствующими значениями;

• баланса — в виде ограничений на совместные значений нескольких реквизитов.

3. Методика проектирования комплекса электронных документов, путем генерации документов на основе предварительно разработанных шаблонов, отличающаяся тем, что с целью реализации концепции динамического документа по п. 1, методика включает алгоритмы разработки:

• динамических моделей жизненного цикла документа и встраивание их в шаблоны документов;

• моделей контроля целостности реквизитов по п. 2 и встраивание их в шаблоны документов;

• алгоритмов контроля текущего состояния документа и контроля целостности реквизитов на основе вышеупомянутых встроенных моделей.

4. Комплекс инструментально-програмных средств Dissertant Assistant для создания динамических документов из диссертационного дела соискателя ученой степени на основе объектной модели Microsoft Word, отличающийся тем, что с целью автоматизации подготовки документов, а также проверки работоспособности концепции по п. 1, он содержит набор разработанных шаблонов и макросов, обеспечивающих генерацию и проверку документов на основе моделей по п. 2 и построенных в соответствии с методикой по п.З.

Заключение

.

Доработка.

—(Подготовка проекта Л-Г согласование ^->

I стенограммы I J V.

Стенограмма согласована.

• Стенограмма I защиты.

Стенофамма защиты.

Доработка.

—(Подготовка проекта Л-Г согласование^-J СпРавка V.

V справки J J I согласована J.

Справка согласована Г~ Л.

• Справка.

Справка.

Доработка.

Подготовка информационныху-документов /.

1-(ПР°ектдо^™ ^-(Согласование ^-J.

I готов J V J V согласован J Информационные документы.

I Информационные документы ——— г.

Отправка не готова.

Отправка готова ^.

Рисунок 2.11. Динамическая модель этапа «Подготовка к отправке».

Этап подготовки к отправке состоит из подготовки заключения совета, подготовки стенограммы защиты, подготовки справки, подготовке информационных документов.

Подготовка заключения совета начинается с внесения исправлений в проект заключений совета. Далее проводится согласование, при необходимости проект может неоднократно отправляться на доработку. На заключительном согласовании принимается заключение совета.

Подготовка стенограммы защиты сводится к подготовке проекта стенограммы защиты и дальнейшем ее согласовании. Стенограмма может быть окончательно согласована при условии готовности заключения диссертационного совета.

Подготовка справки начинается с подготовки проекта справки, который в дальнейшем согласуется и при необходимости дорабатывается.

Проект информационных документов аналогичным образом согласуется и дорабатывается.

Отправка готова при наличии готовых стенограммы, справки и информационных документов.