Технология и методы управления документооборотом промышленных предприятий Социалистической Республики Вьетнам

Современное экономическое развитие Социалистической Республики Вьетнам (СРВ) характеризуется ростом различного рода связей как внутри страны, так и за рубежом, что сопровождается соответствующим ростом документооборота. Тем не менее, на данный момент никакие исследования по организации национальной системы электронного документооборота (СЭД) не проводились. Не исследовались технологии автоматизации процессов проектирования СЭД в интересах государственного управления СРВ, и методики необходимого математического обеспечения СЭД для аутентификации, целостности и неотрекаемости документов. На сегодняшний день в СРВ отсутствует законодательная основа СЭД.

При построении СЭД в интересах государственного управления необходимо учитывать такие особенности Вьетнама, как:

• в СРВ в основном сохраняется социалистическая система народного хозяйства, в то же время наряду с социалистической формой собственности присутствует и капиталистическая;

• СРВ является развивающимся государством, стремящимся занять соответствующее экономическое положение в своем регионе Юго-восточной Азии, и войти в общество АСЕАН, что требует при построении СЭД учета особенностей организациикак европейского, так и азиатского делопроизводства, не копируя при этом китайские аналоги.

При переходе государственного делопроизводства на электронный документооборот, работу с документами в организациях необходимо рассматривать как единый технологический процесс, который включает:

• документирование;

• обеспечение документооборота;

• архивную обработку и хранение документов.

Учитывая, что современный порядок ведения дел в государственных органах СРВ требует большого объема работы с документами, введение единых стандартов и регламентов ведения электронного документооборота и внедрение соответствующей СЭД в интересах государственного управления СРВ позволят:

• автоматизировать типовые технологические процессы подготовки, регистрации, хранения, архивации, поиска и обработки документов, и тем самым сократить издержки на построение каждым ведомством собственных инфраструктур документооборота;

• повысить исполнительскую дисциплину в государственных органах СРВ за счет усиления «прозрачности» процесса исполнения поручений по документам, а также, формирования отчетов;

• повысить оперативность и качество принятия управленческих решений за счет отражения реальной ситуации в управленческой модели;

• для осуществления электронного документооборота, в рамках информационного пространства’АСЭАН ЭДО обеспечить «безболезненную» интеграцию электронного документооборота СРВ с центром международного документооборота (ЦМД).

Целью диссертационной работы является создание методов и технологий проектирования СЭД в интересах государственного управления СРВ, а также разработка предложений и технических решений, обеспечивающих. формирование единой модели межведомственного электронного документооборота государственных органов СРВ.

Основными задачами диссертационной работы являются:

• на основе анализа российских и иностранных стандартов, законов и методик организации электронного документооборота определение требований к составу методической и нормативной правовой базы межведомственного электронного документооборота государственных органов СРВ;

• на основе анализа структуры системы межведомственного электронного документооборота СРВ и процессов обработки документов создание единой модели документооборота в интересах государственного управления СРВ;

• оценка применимости предлагаемых методик и технологий создания СЭД в интересах государственного управления СРВ;

• разработка методики оценки математической модели СЭД.

Методы исследования. Результаты диссертационной работы были получены на основе использования теории системного анализа, теории множеств, теоретико-графовых моделей, методов структурного анализа и проектирования, а также современных технологий хранения и обработки данных.

Научная новизна работы определяется тем, что в работе впервые применительно к видам электронного документооборота, используемого в СРВ, были получены методы оценки моделей математического обеспечения СЭД.

В частности был получен ряд новых научных результатов, позволяющих спроектировать СЭД в интересах государственного управления СРВ, а именно:

• на основе анализа международных стандартов СЭД и особенностей организации документооборота в СРВ, определены требования" для построения СЭД в СРВ;

• исследованы проблемы математического обеспечения СЭД и разработаны предложения по защите информации в СЭД;

• построена модель единой системы электронного документооборота в государственных органах СРВ.

Практическая ценность работы состоит в том, что полученные в ней результаты использованы при подготовке проекта' законов «Электронная цифровая подпись» и «Электронный документооборот» во Вьетнаме, ориентированы на методы обработки информации в интересах государственного управления, путем создания единой национальной системы электронного документооборота в СРВ.

Также результаты диссертационной работы были использованы при выполнении научно-исследовательских работ в Вычислительном центре РАН им. А. А Дородницына и в учебном процессе МИРЭА.

Апробация работы.

Результаты проведенных в диссертационной работе исследований опубликованы в 6 статьях, из них в журналах из перечня ВАК — 2 статья. Основные положения работы докладывались и обсуждались: на 55-ой и 56-ой научно-технических конференциях МИРЭА (Москва — 2006, 2007), на XVI международном симпозиуме «Новые технологии в образовании и науке», (о. Тенерифе (Испания), 2007), на VIII научном симпозиуме «Вьетнамская научно-техническая ассоциация в РФ» (Москва, 2006).

Основные положения, выносимые на защиту:

• требования по. построению СЭД, применительно к государственному управлению СРВ;

• модель единой системы электронного документооборота в государственных органах СРВ;

• методы и методики оценки эффективности, качества СЭД в интересах государственного управления СРВ;

• технические решения по созданию СЭД государственных органов.

Структура и объем работы.

Работа состоит из введения, 4 глав, заключения, списка литературы (78 наименований) и 2 приложений. Объем основного текста составляет 167 страниц, 4 таблиц, — 20 рисунка.

В главе 1 введены основные понятия делопроизводства и документооборота, приведена классификация СЭД, исследована функциональность наиболее распространенных СЭД. По результатам исследования выделен базовый набор функций, присущих большинству рассмотренных СЭД. Рассмотрены общие требования к СЭД: масштабируемость, распределенность, модульность, открытость, и исследована их применимость к построению СЭД в интересах государственного управления. Выделены такие особенности документооборота государственных учреждений, как повышенные требования к безопасности информационных ресурсов, их целостности и конфиденциальностиобязательное установление авторства электронных документов (ЭД) и обеспечение их юридической значимостиобеспечение надежного межведомственного взаимодействия — путем разработки общего стандарта метаданных.

Проведено исследование современного документооборота Вьетнама, выявлены основные проблемы проектирования, СЭД в интересах государственного управления СРВ: отставание нормативно-методического обеспечения работы с электронными* документами от информационно-технологического! обеспечения;

• разнотипность технических средств, применяемых для работы с ЭД в федеральных органах исполнительной власти;

• < многообразие программных средств, применяемых дляавтоматизации документооборота в органах управления;

• дублирование электронного документа бумажным;

• нестыковка автоматизированных систем документооборота и архивного хранения документов;

• непрекращающийся рост объемов бумажной документации в сфере государственного управления.

Учитывая, особенности процессов государственного документооборота и существующие проблемы в организации документооборота во Вьетнаме, определен набор функций, подлежащих обязательной реализации при проектировании СЭД в интересах государственного управления республики Вьетнам. Также предложены меры для оптимизации работы с ЭД.

Регламентирование функциональных требований к СЭД является мощным рычагом государственного управления в области информационных и компьютерных технологий. В СРВ документа, регламентирующего набор функций СЭД, пока нет, что препятствует проектированию единой1 модели государственного документооборота.

В главе 2 рассмотрены основные нормативно-технические документы, определяющие политику ряда развитых и развивающихся государств в области стандартизации архитектуры, программного обеспечения и информационных систем в интересах государственного управления.

Целью исследования было выявление общих тенденций и подходов к выбору и систематизации технических стандартов, используемых для организации межпрограммного взаимодействия < в рамках электронного государства, а также упорядочения процессов проектирования и разработки СЭД в интересах государственного управления.

В ходе проектирования единой! модели документооборота* в интересах государственного управления СРВ былаисследована организационная структура государственного управления СРВ, выполнена декомпозиция по уровням управлениями построены соответствующие модели организационных структур (одноуровневая, сложная). Сделана классификация документов (постановление, приказ, информационное сообщение, доклад, отчет, справка, письмо), построены ШЕРО-модели типовых процессов обработки1 для каждого типа документа, выполнена декомпозиция данных моделей до уровня исполнителя. Экстраполируя полученные результаты, с учетом особенностей государственного управления СРВ, на более высокие уровни государственного управления была построена функциональная модель документооборота департамента, комитета, единая модель государственного документооборота СРВ.

В главе 3 анализируя российские технологии документооборота и проект закона электронного документооборота России, были выявлены характеристики вербальной модели электронного документа и введены базовые понятия («документ», «электронный документ», «электронное сообщение», «носитель информации», «запись», «файл», «база данных»).

По результатам анализа, была построена математическая модель СЭД, разработаны методики ее оценки по различным критериям, в том числе и по защите информации.

Определение структуры электронного документа даёт первые предпосылки для построения архитектуры СЭД. Для оптимизации архитектуры СЭД была поставлена и решена задача оптимизации документопотоков СЭД.

Одним из важных требований к СЭД, разрабатываемой в интересах государственного управления является оценка эффективности защиты документооборота. С этой целью выполнен анализ методик оценки эффективности системы защиты информации (СЗИ) СЭД на основе вычисления коэффициента защищенности.

В главе 4 на основании единой модели государственного документооборота СРВ разработаны основные технические решения СЭД:

1. Решения по структуре и организации СЭД государственных органов (ГО):

2. Решения по корпоративной сети межведомственного электронного документооборота:

3. Решения по обеспечению информационной безопасности межведомственного электронного документооборота государственных органов:

4. Решения по составу общих информационных ресурсов.

5. Решения по нормативно-правовой базе.

В качестве платформы разработки СЭД в интересах государственного управления СРВ предлагается использовать платформу Lotus Notes/Domino, на базе которойдорабатывается решения для обеспечения необходимой функциональности.

4.4. Выводы.

1. Использование электронной формы документов является неотъемлемой частью повседневной деятельности юридических и физических лиц. В настоящее время назрела объективная необходимость формирования единых подходов к правому регулированию вопросов, связанных с использованием информационных технологий, как в сфере предпринимательства, так и в деятельности органов государственной власти всех уровней. Необходимо определить юридический статус электронных документов, предъявляемые к ним требования, порядок хранения, обмена и ответственность участников документооборота.

2. Анализ действующей правовой базы, регулирующей рассматриваемую сферу общественных отношений, свидетельствует о необходимости разработки специального кодифицированного законодательства, посвященного непосредственно упорядочиванию отношений в области электронного оборота документов. Необходимо разработать и принять отдельные федеральные законы об электронном документообороте и о праве на информацию, а также внести соответствующие изменения в Гражданский кодекс СРВ и другие федеральные законы. Важно стремление к максимально возможной унификации национального законодательства с международными правовыми актами.

3. В рамках программы сотрудничества с органами государственной власти СРВ успешно реализует проекты, направленные на создание электронного документооборота. Практический опыт позволяет сделать следующие выводы:

• Совершенствование систем документооборота позволит оптимизировать сам процесс осуществления властных полномочий и снизить издержки, связанные с его осуществлением.

• Использование слабо интегрированных информационных систем, мешает эффективно осуществлять обмен документами, как между органами государственной власти, так и между их подразделениями. Система электронного документооборота должна быть защищена от постороннего несанкционированного вмешательства, а так же обеспечивать достоверность и целостность документов, хранящихся или обрабатываемых системой.

• Необходимо разработать комплексные программы подготовки и повышения квалификации государственных служащих части использования информационных технологий.

• Необходимо уточнить систему терминов, касающуюся электронного документооборота.

4. В процессе работы над созданием интегрированной системы защищенного документооборота для органов государственной власти считаем необходимым:

1. Проводить мероприятия по разработке стандартов систем информационного обмена с системами электронного делопроизводства и документооборота.

2. Стремиться к созданию и внедрению единой организационно-методической базы для организации электронного документооборота системы информационно-документального обеспечения аппаратов ОГВ с тем, чтобы электронный документооборот являлся частью общего оборота документов.

3. Продолжать работу по разработке и совершенствованию правовой базы электронного документооборота.

Заключение

.

Данная работа посвящена разработке вопросов, связанных с проектированием систем электронного документооборота в государственных органах СРВ на основе методов математического моделирования и определением возможностей приложения к задачам движения документов существующих аппаратно-программных решений.

1. Тема диссертации является актуальной, т.к. автоматизация делопроизводства и документооборота в интересах государственного управления Вьетнама позволит повысить эффективность принятия решений, повысит их надежность. Результаты диссертации использованы для подготовки проекта закона «Об электронном документообороте» во Вьетнаме с учетом российского опыта использования СЭД.

В процессе решения указанных вопросов автором была выполнена • следующая практическая и теоретическая работа.

Проведен анализ отечественных и зарубежных разработок в области систем электронного документооборота. В результате анализа выявлено наличие на рынке большого количества разнообразных программных продуктов, созданных в соответствии с двумя основными технологиями* делопроизводства и документооборота: «российской» (четко выраженный вертикальный характер движения документов, отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах, ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм) и «западной» (характер движения документов преимущественно горизонтальный, регистрация документов производится непосредственными исполнителями).

Определены вопросы и проблемы, возникающие при автоматизации документопотоков и внедрении систем электронного документооборота, а также основные направления совершенствования систем электронного документооборота. Для дальнейшего исследования выделена область рационализации электронного документооборота в направлении оптимизации, хранения, обновления' и передачи информации в системе электронного документооборота корпорации на основе стоимостного критерия с учетом заданных ограничений.

При формализации постановки задачи использован декомпозиционный метод, согласно которому СЭДЕ рассмотрена как совокупностьэлементов различного' уровня детализации, что позволило формализовать описание общей постановки задачи оптимизации электронного документооборота.

Описано применение механизмов формирования и проверки электронных цифровых подписей для. электронных документов в категориях межведомственного документооборота, рассмотрены способы взаимодействия с системным ПО инфраструктуры открытых ключей и' средствами криптографической защиты информации в проекте ЕСЭДО.

Получены следующие результаты:

1. По результатам, выполненного исследования функционала* наиболее распространенных СЭД с учетом специфики государственного управления СРВ определены требования к составу и структуре информационного и технического обеспечения. межведомственного электронного < документооборота государственных органов Вьетнама.

2. На основе анализа организационной структуры и< существующего' документооборота государственного управления СРВ была выполнена классификация' государственных документов, выделен набор1 процессов, обработки каждого" типа документа, определены типовые маршруты межведомственного документооборота СРВ, построена, единая модель государственного электронного документооборота Вьетнама.

3. Впервые применительно к видам электронного — документооборота, используемого в СРВ, был получен’метод оценки моделей, математического обеспечения.СЭД.

4. Полученные результаты позволили разработать технические решения по созданию СЭД в интересах государственного управления СРВ.