Разработка метода адаптации систем управления информацией о затратах в организационной структуре управления

Существующая сложнейшая сеть экономических отношений в России подвергается постоянным изменениям, затрагивающим все сферы ее деятельности, что в первую очередь касается организаций, которые являются непосредственными участниками этих отношений. Организации приобретают все черты самостоятельности характерные для работы в условиях рынка. Организация самостоятельно формирует цели и задачи, разрабатывает стратегию и политику своего развития, изыскивает необходимые для их реализации средства, набирает работников, приобретает оборудование и материалы, решает множество структурных вопросов, в том числе и такие, как создание, ликвидация, слияние или наоборот разделение подразделений и филиалов, реорганизация производственной и перестройка организационной структуры управления. Умение российских руководителей предвидеть и четко планировать деятельность организации — залог стабильного существования предприятия. Понимание современных концепций управления, умение использовать их в реальной практике, выработка нового общего языка для руководителей — основа формирования управленческой культуры.

В таких условиях возросла необходимость разработки новых подходов и взглядов на систему управления организацией, подкрепленная провозглашенным правительством Российской Федерации курсом на реструктуризацию предприятий.

Изменения в структурах управления направлены на создание условий для рыночного развития организации за счет снижения нерациональных затрат и более гибкой адаптации к условиям нестабильной внешней среды.

Наряду с теми возможностями, которые новые структуры управления дают для улучшения рыночных и финансовых результатов деятельности предприятия, критериями их эффективности выступают: быстрота обработки и получения информации, необходимой для принятия решений, а также использование информационных технологий, упрощающих всю систему взаимодействий, необходимых в процессе разработки и реализации управленческих решений.

Изменение требований к параметрам традиционных связей предприятия, обусловило возникновение необходимости в трансформации системы управления затратами для выявления их минимального уровня в соответствии с падением платежеспособности потребителей, усилило требования к изменению ассортимента в сторону продукции, предназначенной для приоритетных сфер экономики.

Любую перестройку структуры управления необходимо оценивать, прежде всего, с точки зрения достижения поставленных перед ней целей. В условиях стабильно развивающейся экономики реорганизация направлена чаще всего на то, чтобы повысить эффективность работы организации. При этом главными показателями улучшения являются сокращение нерациональных затрат, рост прибыли, улучшение обслуживания клиентов, более гибкий стиль управления, ускорение технического развития, кооперация в принятии и реализации управленческих решений и т. д.

В практике российских предприятий известны и широко используются как отечественные, так и зарубежные методы расчета затрат. Однако, диссертантом, не было обнаружено ни одного метода, с помощью которого определялась бы возможность внедрения той или иной системы управления информацией о затратах в реальную организационную структуру управления предприятия, нет и подходов или критериев помогающих определить, насколько возможно применение международных разработок в практике российских предприятий, какова степень их адаптации к действующим системам информационного обеспечения управления. Все это ведет к тому, что в нашей стране затрудняется разработка и реализация стратегических планов организаций, которые в свою очередь требуют повышения их гибкости, способности оперативно реагировать на постоянно меняющиеся условия деятельности, что в первую очередь обусловлено построением и функционированием организационной структуры управления предприятия. В современных условиях особую значимость приобретает проблема взаимовлияния структуры управления организации и информационной системы управления затратами.

Актуальность темы

исследования определяется необходимостью разработки метода адаптации информационных систем управления затратами в различные организационные структуры управления.

В диссертационном исследовании соединяются две линии анализа, прежде рассматривавшиеся в значительной степени изолированно — проблематика взаимосвязи процессов управления в организационных структурах и проблематика построения систем управления информацией о затратах в этих процессах.

Цель исследования состоит в выявлении зависимости системы формирования информации о затратах от организационной структуры управления и разработке метода адаптации систем управления информацией о затратах в различных организационных структурах управления.

Реализация цели диссертации предусматривала решение следующих основных задач:

Задачи исследования:

— исследовать особенности построения структур управления организацией и их влияние на формирование систем управления затратами и на методы расчета себестоимости продукции;

— выявить взаимосвязь между системами управления информацией о затратах и структурой управления организацией;

— проанализировать возможность и особенности адаптации зарубежных систем управления затратами в российских организациях;

— разработать метод реорганизации информационных потоков в соответствии с действующими организационными структурами управления предприятий;

— сформулировать требования к системам формирования информации о затратах действующим в определенных (конкретных) типах организационных структур управления;

— апробировать применение разработанного метода адаптации информационных систем в организационные структуры управления и провести анализ эффективности предложенных систем формирования информации для управления затратами организаций.

Объектом исследования является система управления информацией о затратах предприятия, интегрированная в его организационную структуру управления.

Предмет исследования — функциональная совместимость систем управления информацией о затратах с организационной структурой • управления.

Теоретической и методологической основой исследования явились научные труды отечественных и зарубежных авторов, посвященные как исследованию организационных структур управления, так и изучению систем управления информацией о затратах. Среди зарубежных и отечественных ученных изучавших принципы построения структуры управления организацией необходимо выделить работы М. Альберта, А. В. Бандурина, Ф. К. Беа, Дж.Л. Гибсона, Г. Я Горбовцова, М. В. Горбуновой, JT.A. Горшковой, Р. В. Гриффина, А. В. Игнатьевой, С. Д. Ильенковой, А. С Ильинского, Ф. Лииса, М. М. Максимцова, М. Х. Мескона, Б. Мильнера, JI.

Планкетта, А. Г. Поршнева, З. П. Румянцевой, Н. А. Саломатина, Р. А. Фатхутдинова, А. И. Федоркова, Ф. Хедоури, Г. Хейла, Р. Х. Холла.

Изучению проблем организации систем управления информации о затратах предприятия посвящены исследования П. С. Безруких, М. А. Бахрушиной, Р. Н. Германсона, К. Друри, В. Б. Ивашкевича, Т. П. Карповой, Н. П. Кондракова, Т. А. Корнеевой, К. Д. Ларсона, П. Б Миллера, О. Е. Николаевой, С. А. Николаевой, П. П Новиченко, В. Д. Новодворского, В. В. Палия, В. Ф. Палия, В. И. Подольского, И. М Рендухова, Дж. Риса, Я. В. Соколова, Д. Стоуна, С. А. Стукова, В. И. Ткача, М. В. Ткача, Дж. Фостера, К. Хитчинга, Ч. Т. Хорнгрена, А. Д. Шеремета, JI.3. Шнейдмана, Р. Энтони, А. Яруговой. Исследования в области систем управления информацией о затратах проведены с учетом нормативных актов правительства Р.Ф.

Несмотря на рост интереса исследователей к проблемам как построения систем управления информацией о затратах и разработки новых подходов к проектированию организационных структур управления, необходимо отметить, что современные публикации, как правило, передают зарубежный опыт, носят преимущественно специальный или прикладной характер. Кроме того, они не рассматривают зависимость систем управления информацией о затратах от используемой предприятием организационной структуры управления. Несмотря на столь значительное количество исследований и в области построения организационных структур управления и в сфере изучения систем управления затратами организаций, лишь немногие авторы, такие как Ф. К. Беа, Ч. Т. Хорнгрен, Дж. Фостер, А.Д.

Шеремет рассматривают взаимосвязь этих аспектов управления. Актуальность и недостаточная научная проработанность проблем, связанных с управлением информационными потоками, формирующими затратные показатели в организационных системах управления, определили выбор темы, цели и задач диссертационного исследования.

Информационная база диссертационного исследования.

Информационной базой диссертации послужили данные промышленных предприятий РСО Алания.

Научная новизна диссертационной работы состоит в том, что:

1. Обоснована роль организационной структуры управления как ключевого критерия при формировании системы управления информацией о затратах. В отличие от существующих подходов, доказано, что структура управления организацией предопределяет выбор системы исчисления затрат.

2. Разработан метод адаптации систем управления информации о затратах в организационной структуре управления. Сущность метода состоит в согласовании информационной системы, формирующей затратные показатели, с действующим типом (иерархическим или органическим) организационной структуры управления. Разработанный метод включает:

— выявление элементов организационной структуры управления, оказывающих влияние на информационные системы исчисления затрат;

— подбор системы исчисления затрат совместимой с действующим типом структуры управления организацией (органическим или иерархическим) — - согласование информационной системы формирующей затратные показатели в соответствии с действующими потоками информационного обеспечения руководства организации.

3. Разработан инструментарий адекватный методу адаптации системы управления информацией о затратах в организационных структурах управления. В качестве механизма реализации разработанного метода обоснованы схемы маршрутизации информационных и материальных потоков построенных исходя из базовых подходов (иерархического и органического) к проектированию организационной структуры управления.

4. В соответствии с разработанным методом адаптированы международные системы исчисления затрат к современным условиям функционирования российских организаций, такие как: директ-костинг, стандарт — костинг, Activity Based Costing (ABC), Absorption costing. Порядок проведения адаптации состоит из следующих этапов:

— определение основных составляющих концептуальную сущность и характерных особенностей международных систем управления затратами;

— выявление методов расчета экономических показателей, использование которых неприемлемо (нецелесообразно) в современных условиях хозяйствования российских предприятий;

— адаптация исследуемых систем в организационной структуре управления российских предприятий посредством анализа информационных потоков формирующих затратные показатели в определенных (иерархических или органических) структурах управления организацией.

5. Выработаны требования к построению системы управления информацией о затратах в различных типах организационной структуры управления, включающие:

— совместимость с элементами структуры управления организации;

— применимость системы управления затратами в иерархической или органической структуре управления;

— подчиненность информационных потоков, формирующих затратные показатели, правилам функционирования действующей организационной структуры управления;

— динамичность систем управления информацией о затратах и способность их регулирования, адекватно изменениям в организационных структурах управления.

В основе требований лежит необходимость согласования информационных потоков формирующих затратные показатели с вертикальными и горизонтальными связями управления организационных структур (органических и иерархических).

6. В рамках совершенствования систем управления информацией о затратах сформулированы критерии предъявляемые к этим системам:

— ориентация на прогнозный характер исследования затратных показателей;

— привязанность системы расчета затрат к технологическим процессам производства;

— техника исчисления и уровень детализации накладных и косвенных затрат;

— степень разграничения затрат согласно: их соотнесенности во времени, их зависимости от интенсивности использования факторов производства, возможности отнесения на их носители.

Теоретическая значимость исследования состоит в том, что основные выводы и рекомендации, содержащиеся в работе, нашли применение в научно-исследовательских работах по изучению проблем проектирования, внедрения, анализа и оценки эффективности систем управления информацией о затратах.

Практическая значимость. Разработанный в рамках исследования метод используется на промышленных предприятиях РСО-Алания, при построении систем управления информацией о затратах организаций, составлении стратегических планов промышленных предприятий (стратегическом планировании деятельности) и разработке проектов связанных с созданием систем управления информационными (потоками) процессами.

Результаты исследования могут быть использованы в научно-исследовательской работе, в учебном процессе при преподавании таких дисциплин как менеджмент, финансовый менеджмент, управленческий учет, маркетинг и т. п.

Апробация результатов исследования успешно проведена диссертантом на промышленных предприятиях РСО-Алании, что подтверждается справками о внедрении.

Основные положения диссертации одобрены на двух научных конференциях. По теме исследования диссертантом опубликовано 8 работ общим объемом 2,5 п.л.

Использованные методы исследования.

В качестве инструментария исследования применялись: системный подход к изучаемым объектамнаблюдение (целенаправленное изучение посредством чувственного восприятия) — общенаучные приемы анализа (разложения объекта на составные части для их самостоятельного изучения) и синтеза (объединение ранее выделенных частей в целое, выявление объединяющих связей и отношений) — логический подходметод восхождения от абстрактного к конкретномуабстрагирование (выделение отдельных интересующих в целях исследования свойств и признаков и временное отвлечение от ряда других) и эксперимент (подтверждение полученного научного знания, проверка гипотез).

Гипотетико-дедуктивный метод посредством выдвижения гипотез-предположений использовался при разработке методов адаптации информационных систем управления затратами и себестоимостью продукции в организационных структурах управления. При этом так же использовались аналогия (на основе сходства одних свойств объектов предполагалось сходство других их свойств), дедукция (распространение полученного общего знания на эмпирически проверяемые следствия) и индукция (переход от частного эмпирического знания к общему), группировка, детализация, сравнение, и др. методы.

Структура и краткое содержание работы.

В первой главе раскрываются принципы построения структур управления организацией, рассматриваются базовые и альтернативные подходы к построению организационной структуры управления, определяются и анализируются её элементы и связи, выявляются основные типы организационных структур управления и присущие им характерные признаки. Приводится классификация организационных структур управления. Определяется воздействие организационных структур управления на информационные потоки, действующие на предприятиях.

Во второй главе обосновывается возможность построения и оптимизации информационных систем исчисления затрат исходя из организационной структуры управления предприятий, представлены основные методы адаптации информационных систем управления затратами в организационных структурах управления, анализируется возможность поуровневого сочетания организационных систем управления с методами исчисления затрат в рамках единого информационного поля.

В третьей главе проиллюстрировано применение разработанной методики на примере промышленных предприятий РСО-Алания, проанализированы результаты исследования, формулируется метод применения новых подходов к системе управления затратами на предприятиях, а так же проводится практический пример его использования.

Заключение

.

В результате исследования влияния организационных структур управления предприятий на системы управления информацией о затратах, на методы исчисления себестоимости продукции, диссертантом получены следующие результаты и выводы:

1. Определены базовые подходы к построению организационных структур управления предприятий, основные принципы их функционирования. Для российских организаций характерно многообразие форм организационных структур управления. Здесь присутствуют как крупные дивизиональные формы структур управления, основанные на жестких принципах иерархии и небольшие организации, чей ассортимент ограничивается узким кругом выпускаемой продукции, а так же предприятия, чьи внутренние взаимосвязи складываются по типу адаптивных структур управления. Использование результатов проведенного исследования позволяет трансформировать существующие структуры согласуя их с информационными потоками предприятия в более гибкие, или, наоборот, в более контролируемые системы управления с ориентацией на экономические требования из вне, на динамику покупательского спроса. Исследовано влияние особенностей построения организационной структуры управления на формирование системы управления затратами и на методы расчета показателей себестоимости и выявлена необходимость в адаптации систем управления информацией о" затратах в действующих структурах управления предприятий. Вместе с возможностями предоставляемыми новыми структурами управления изменяются требования к параметрам традиционных связей предприятий, возникает необходимость в трансформации системы управления затратами с целью достижения их минимального уровня.

2. В диссертационном исследовании выявлена практическая необходимость в формировании системы информационного обеспечения аппарата управления показателями затрат, адекватной организационной структуре управления действующих предприятий и информационным запросам пользователей учетных данных организации. Выявлена зависимость системы формирования информации о затратах предприятия от организационной структуры управления, выраженная в подчиненности информационных потоков, формирующих затратные показатели, правилам функционирования действующей структуры управления организацией. Определены взаимосвязи между системами управления информацией о затратах и организационной структурой управления предприятий с позиции оптимального сочетания информационных потоков с потоками материальных ресурсов предприятий. Идентичность информационных потоков физическим (материальным) ресурсам предприятий и протекающим в них хозяйственным процессам позволяет намного упростить понимание движения затрат, что дает возможность объективно оценивать общую картину затрат и себестоимости продукции предприятий. Выявлены возможности построения и совершенствования потоков систем исчисления затрат исходя из организационной структуры управления (иерархической или органической), а так же возможность сочетания по уровням структуры управления, в рамках единого информационного поля, методов исчисления затрат. В зависимости от типа организационной структуры управления можно провести наслоение информационных и материальных потоков производственного предприятия адекватно тем или иным приемам исчисления затрат.

3. Разработан метод построения и совершенствования систем управления информацией о затратах и обоснована их зависимость от структуры управления организацией. Сущность метода состоит в согласовании информационной системы, формирующей затратные показатели, с действующим типом (иерархическим или органическим) организационной структуры управления. Разработанный метод включает:

— выявление элементов организационной структуры управления, оказывающих влияние на информационные модели исчисления затрат;

— подбор системы исчисления затрат совместимой с действующим типом структуры управления организацией (органическим или иерархическим);

— согласование информационной системы формирующей затратные показатели в соответствии с действующими потоками информационного обеспечения руководства организации. Разработанный метод позволяет обосновывать главные направления совершенствования информационных потоков: устранение несогласованности функционирования служб организации вырабатывающих информацию, используемую для принятия управленческих решений. сокращение дублирования информационных потоков формирующихся в системах управления информацией о затратах. согласование используемых методов исчисления затрат в соответствии с действующими потоками информационного обеспечения руководства организации. трансформация действующих структур управления организацией в соответствии с информационными запросами руководства организации 4. Разработан инструментарий адекватный методу адаптации системы управления информацией о затратах в организационных структурах управления. В качестве механизма реализации разработанного метода обоснованы схемы маршрутизации информационных и материальных потоков построенных исходя из базовых подходов (иерархического и органического) к проектированию организационной структуры управления.

5. Разработан метод реорганизации информационных потоков в соответствии с действующими организационными структурами управления. В зависимости от типа (иерархического или органического) организационной структуры управления осуществлялось наслоение информационных потоков предприятия адекватно принятым в управленческих системах выработки информации о затратах приемам. Из рассматриваемых методов организации информационного обеспечения систем управления были выделены те, которые, обладают наибольшей совместимостью с основополагающими типами построения организационных структур управления.

6. Анализ совместимости организационных структур управления с методами исчисления затрат предприятия, позволил определить, что в организациях с органическим типом структуры управления требуется меньше усилий для адаптации большинства из рассмотренных нами методов информационного обеспечения систем управления показателями себестоимости продукции. Преимущества иерархических структур управления проявляются при использовании методов управления затратами ориентированных на жесткую контрольную среду системы информационного обеспечения управления. В основном это связано с применением методов ориентированных на центры ответственности организаций, при построении информационного потока в соответствии с линейным признаком и когда требуется разграничение информации по. подразделениям предприятия. В остальных случаях более эффективно координация информационного потока обеспечивается в рамках органических структур управления.

7. Сформулированы требования к системам формирования информации о затратах действующим в исследуемых типах организационных структур управления, включающие: совместимость с элементами структуры управления организацииприменимость системы управления затратами в иерархической или органической структуре управленияподчиненность информационных потоков, формирующих затратные показатели, правилам функционирования действующей организационной структуры управлениядинамичность систем управления информацией о затратах и способность их регулирования, адекватно изменениям в организационных структурах управления.

В основе требований лежит необходимость согласования информационных потоков формирующих затратные показатели с вертикальными и горизонтальными связями управления организационных структур (органических и иерархических).

8. Проведенное исследование показало, что большая часть разработанных на сегодня систем сбора информации о затратах служащих и отвечающих рыночным требованиям (обеспечение контроля и возможность экстраполировать деятельность в динамичной среде) ориентирована на органический тип структур управления и, как правило, в основе построения таких методов лежит международный опыт формирования систем управления затратами. Современные методы хозяйствования предопределяют необходимость в систематизации моделей управления затратами в системе информационного обеспечения аппарата управления организации. Информационные потоки должны подчиняться конкретным целям, связанным не столько с адекватным отражением хозяйственного процесса, а с необходимостью эффективного управления им, и основной целью такой системы становится выявление соответствия фактического положения дел, намеченным перспективным плановым заданиям. Центр тяжести постепенно переносится с трудоемких расчетов по определению точной фактической себестоимости на прогнозные расчеты себестоимости.

9. В соответствии с разработанным методом адаптированы международные системы исчисления затрат к современным условиям функционирования российских организаций, такие как: директ-костинг, стандарт — костинг, Activity Based Costing (ABC), Absorption costing.:

Порядок проведения адаптации включает следующие этапы: определение основных составляющих концептуальную сущность и характерных особенностей международных систем управления затратамивыявление аналогий и различий между международными системами исчисления себестоимости продукции и схожих им методов, разработанных отечественными теоретиками и практиками выявление методов расчета экономических показателей, использование которых неприемлемо (нецелесообразно) в современных условиях хозяйствования российских предприятийвыявление преимуществ и недостатков рассматриваемых систем и определение возможности внедрения этих систем или их элементов в практику российских предприятий, в зависимости от внешних и внутренних факторов функционирования российских предприятий адаптация исследуемых систем в организационной структуре управления российских предприятий посредством анализа информационных потоков формирующих затратные показатели в определенных (иерархических или органических) структурах управления организацией.

10. В результате анализа влияния применяемых методов формирования экономических показателей на информационные модели процесса управления организацией, выявлены недостатки теоретических методов исчисления затрат проявляющиеся при их практическом использовании, а так же определена зависимость методов расчета затрат как от технологических процессов предприятия, так и от действующих на предприятиях потоков информационных систем сформированных в зависимости от типа организационной структуры управления. Анализ применения информационных систем исчисления затрат в организационной среде управления обеспечивает сочетаемость информационных потоков, позволяет выявить наиболее приемлемую схему информационного обеспечения управления и исключить непригодные для организации системы формирования информации о затратах негативно сказывающиеся на достоверности сведений предоставляемых руководству.

11. Определены основные направления совершенствования информационных потоков для предотвращения возникновения недостоверных сведений при построении информационных систем исчисления затрат организаций. В том числе выявлены: 1) возможности устранения пробелов в информационном секторе структуры управления, через перераспределение ее вертикальных и горизонтальных связей, 2) способы повышения качества информированности руководства через анализ схем движения информационных потоков с использованием современных принципов построения структур управления организацией. Основным недостатком при сочетании методов формирования данных о затратах с организационной структурой управления является то, что информационный поток при одних методах является более сложными и разветвленными, чем материальные потоки, связанные с непосредственным процессом производства конкретных видов продукции. При других методах, материальный поток является более сложным, нежели поток документальный. Такие проблемы можно решить с помощью автоматизации процесса формирования информации. В первом случае будет обеспечено снижение затрат на функционирование информационных потоков. Во втором случае автоматизация может обеспечить детальное отражение работы информационной системы с помощью внедрении специальных учетных программ. Следует учесть, что ни снижение затрат ручного труда в процессе подготовки первичной информации, ни совершенствование методологии ее сбора и обработки не дают в полном объеме желаемого эффекта без организации соответствующего первичного контроля. 12. Проиллюстрировано применение разработанного метода адаптации систем формирования информации о затратах в рамках организационных структур управления и проведен анализ эффективности предложенных методов формирования информации для управления затратами организаций. Разработаны системы организации информационных потоков на примере промышленных предприятий РСО-Алания. Рассмотренные предприятия успешно функционируют, сочетая в себе в определенной мере оба типа управления организацией, а их структуры управления обладают признаками и первого (иерархического), и второго (органического) типа структур в разных соотношениях. Это наблюдение позволяет сделать вывод о том что, что модели формирования информации могут строиться и без жесткой привязки к определенному теоретически разработанному типу структуры управления, исходя из принципа рациональной сочетаемости структуры с той или иной методикой исчисления затрат. Подбор метода исчисления затрат должен исходить из специфики и особенностей деятельности каждой отдельно взятой организации.