Информационная технология электронного архивирования в региональных структурах государственной службы

Актуальность диссертационного исследования. Глобальный процесс, получивший название «информатизация общества», оказывает влияние на все стороны жизни общества. Главное, что отличает этот процесс, заключается в приобретении информацией статуса фундаментального фактора существования человечества. Если ранее жизнь и прогресс человечества зависели в основном от материального производства, то теперь они невозможны без максимального использования информации во всех ее видах. Информационный фактор быстро приобретает почти такую же значимость, как и материальный.

Именно поэтому сегодня на первый план должны быть поставлены не проблемы дальнейшей технизации общества, а проблемы его интеллектуализации, создания и использования новых социальных технологий, основанных на активизации и эффективном использовании главного стратегического ресурса человечества — информационного ресурса.

В].

Изменились общественные потребности в информации, одним из следствий чего стала коренная трансформация делопроизводства в государственных учреждениях. Оно все более превращается в одну из мощных и важнейших, отраслей индустрии информации, оснащаемую новейшей компьютерной и телекоммуникационной техникой, нетрадиционными носителями информации, высокоэффективными автоматизированными технологиями ее обработки и использования.

Кардинальные социально-экономические и политические преобразования в России и в мире, ориентация на использование новых информационных технологий меняют положение структур государственной службы в обществе, расширяют и усложняют ее функции и задачи. Учреждения государственной службы в настоящее время являются основой для создания в России новой информационной инфраструктуры.

Современное государственное учреждение является сложной информационной системой, состоящей как из традиционных, так и новых, нетрадиционных информационных подсистем. Важную роль среди новых информационных подсистем государственного учреждения играет электронный архив (ЭА), и его создание является приоритетной целью автоматизации архивов. Именно ЭА открывает быстрый и качественный доступ к информационным ресурсам государственного учреждения. Качество и эффективность ЭА определяются комплексом методов и средств, составляющих технологию его создания и исполЗэаюаишбразом, актуальна научная проблема, решению которой посвящено данное исследование: выработка концепции ЭА и разработка методов и средств, составляющих технологию внедрения ЭА, соответствующих тенденциям развития информационных технологий и ориентированных на реальную практику их использования. Эти методы и средства должны соответствовать тенденциям развития информационных технологий и быть ориентированы на реальную практику их использования.

Целью работы является разработка новой информационной технологии электронного архивирования для повышения качества информационного обеспечения деятельности структур государственной службы.

Качество информационного обеспечения характеризуется следующими факторами:

— сокращением времени, затрачиваемого на ввод, обработку и поиск информации;

— повышением полноты, достоверности и релевантности искомой информации;

— возможностью получения аналитических справок из архива для оперативного анализа деятельности структур государственной службы.

Разработанность проблемы. Начало процесса создания ЭА относится к 1960;1962 гг., когда ряд средних и малых библиотек США, преимущественно в учебных заведениях, независимо друг от друга приступили к разработке систем машиночитаемых архивов и средств доступа к ним. В 1963 г. с принятием программы MARC (MAchine-Readable Cataloguing — машиночитаемая архивизация) в Библиотеке Конгресса США этот процесс приобретает упорядоченный и направленный характер.

В России первые попытки создания ЭА относится к началу 1970;х годов, они связаны с исследованиями в области форматов по обмену библиографическими записями в ГПНТБ.

Теоретические и практические проблемы создания ЭА в течение длительного времени разрабатывают такие видные зарубежные ученые, как Henriette D. Avram, Hugh С. Atkinson, Cyril Cleverdon, Donald S. Cul-bertson, Richard de Gennaro, Franc W. Lancaster, Gerard Salton, L. Syre и другие. Крупномасштабные проекты по созданию ЭА реализованы и реализуются в Библиотеке Конгресса США, Британской библиотеке, региональных и вузовских библиотеках США и стран Западной Европы. Особо следует отметить достижения в этой области библиотеки университета штата Огайо, ставшей ядром крупнейшей библиотечной сети OCLC (Online Computer Library Center) и центром масштабного распределенного ЭА.

В нашей стране основы решения проблемы создания ЭА заложены и в трудах P.C. Гиляревского, Д. Г. Лахути, В. П. Леонова, A.B. Соколова,.

А.И. Черного. Теоретические и практические вопросы создания ЭА рассматриваются в работах А. Б. Антопольского, Ф. С. Воройского, Б. С. Елепова, Н. Е. Каленова, О. А. Лавреневой, Я. Л. Шрайберга и др., постоянно обсуждаются на международных конференциях и семинарах, среди которых следует отметить ежегодную Крымскую конференцию и конференции, проводимые в РГБ и РНБ. Масштабные проекты по созданию ЭА реализуют Аппарат Президента РФ, Счетная палата РФ, многие подразделения различных министерств РФ и другие крупнейшие государственные учреждения страны. Координация проектов осуществляется в рамках федеральных программ «Электронная Россия», «Единое информационное пространство», «Межведомственные архивы», «Концепции информатизации архивного дела России».

Проблемы использования метода структурного моделирования текстовой информации достаточно широко проанализированы в работах зарубежных и российских ученых: Борисова С., Яковлева С. А., Харламова А. А., Ермакова А. Е., Кузнецова Д. М., Дубинского А. Г., Сэлтон Г., Шенк Р., Круз И., и др.

Развитие мирового рынка информации, правовых основ информационной работы, а также вопросы компьютерной семантики и использования тезаурусов и классификаторов в современных информационных системах рассмотрены в работах Шемакина Ю. И., Лукашевича Н. В., Некрестьянова И. С., Марон М. Е., Куне Дж.Л.

Вопросы процессно-ориентированного моделирования, анализа и использования CASE-инструментов (Computer-Aided Software/System Engineering) для проектирования информационных систем раскрыты в работах Данчула А. Н., Калянова Г. Н., Маклакова С. В., Черемных С. В. Информация о методологии функционального анализа и моделирования.

SADT — Structured Analisys & Design Technique) содержится в работах Д. А. Марка и К.Макгоуэна.

В настоящее время в России разработано много автоматизированных управленческих систем (АУС) различного уровня сложности и масштаба. Среди таких систем можно выделить ИРБИС, «Библиотека», МАРК, решающие задачу комплексной автоматизации государственного учреждения и содержащие стандартные средства создания и ведения ЭА, принятые для архивных баз данных. Среди зарубежных массовых систем наиболее известны: ALEPH, DYMX (HORIZON), GEAC, INNOPAC, Liber, TinLib, VTLS. Анализ описаний большинства из перечисленных АУС показал, что в них, как правило, отсутствуют эффективные средства поиска и исправления ошибок и автоматизированного индексирования [13].

Что же касается вопросов, связанных с решением задач поиска документов в массивах неструктурированных данных учреждений государственной службы, то следует отметить невысокий уровень разработанности этой проблемы, что связано с непрекращающимися реформами государственных структур и слабым финансированием перспективных исследований данного направления. Анализ существующих исследований, посвященных вышеуказанной задаче, выявил крайне незначительное число готовых и апробированных решений, что во многом связано с отсутствием достаточно проработанной теории и практики решения задач анализа неструктурированной, естественноязыковой текстовой информации произвольного содержания.

Современные системы анализа текстов, особенностью которых являются: предпочтение скорости обработки текстов точности семантического и морфологического анализа, статистический частотный анализ словоупотреблений — можно выделить в отдельный класс, к которому относится и система, разрабатываемая в данной работе и включающая разработанный метод концептуальной обработки текстов.

В России работы по концептуальному анализу текстов только начинают проводиться. Главным образом они ведутся:

• в Институте проблем информатики РАН, где ведутся работы по исследованиям в области концептуального поиска (И.М. Зацман).

И];

• в корпорации «Галактика», где разработана автоматизированная система поиска и аналитической обработки информации «Galaktika-ZOOM» ;

• в компании «Гарант-Парк-Интернет», где разработаны программные продукты для анализа и классификации текстов, автоматического реферирования, морфологического, синтаксического и семантического анализа текста, для навигации по большим массивам текстов;

• в компании «MediaLingua», где разработана интеллектуальная система «СЛЕДОПЫТ», служащая для быстрого поиска текстовых фрагментов документов в больших объемах информации. В качестве запроса могут использоваться фразы на естественном языке;

• в компании «Yandex», где предлагается набор средств полнотекстовой индексации и поиска в текстовых данных с учетом морфологии русского и английского языков. Средства предназначены для работы с большими объемами русских или английских текстов всех типов в виде файлов различных форматов, полей баз данных и страничек Интернета. Подробные сведения об этих и других распространяемых программных продуктах содержатся в каталоге, составленном C.B. Логичевым [15]. Каталог включает описание программ, связанных с анализом текстов и вычислительной лингвистикой, а также соответствующих ресурсов, доступных в Интернете.

В основном, это дорогие коммерческие системы, имеющие клиентов в рекламном бизнесе, федеральных органах управления и средствах массовой информации.

В настоящее время в стране сложилась ситуация, когда разнообраные информационные системы, начиная от систем поддержки принятия решений и заканчивая системами смысловой обработки текстов, получили широкое распространение в центре. Регионы же, в силу своей отсталости, как в части финансирования, так и в части острой нехватки квалифицированных специалистов, оставляют желать лучшего в области информатизации государственных организаций и учреждений. К сожалению, специфика современных региональных систем органов государственного управления делает комплексное лицензионное использование новейших технологий маловерятным, что обуславливает актуальность создания достаточно простой и мобильной в применении технологии электронного архивирования. Отсюда можно сделать вывод о целесообразности применения малобюджетных решений с привлечением специалистов для расширения возможностей систем под конкретные задачи. В данном случае рассматривается задача создания и эксплуатации системы электронного архивирования, в состав которой включаются также и средства концептуального анализа и поиска текстов.

Объект исследования представляет собой систему электронного архивирования в региональных органах государственной службы, как сложную метаинформационную систему. Предметом исследования являются процессы функционирования и развития автоматизированных информационных технологий электронного архивирования в структурах государственной власти субъекта РФ. Границы исследования определяются областью автоматизированных систем электронного архивирования в региональных структурах государственной службы.

Для достижения поставленной цели в диссертации следует решить следующие задачи:

• провести сравнительный анализ существующих систем электронного архивирования и выработать рекомендации по выбору системы с учетом специфики деятельности региональных структур органов государственной власти;

• разработать технологическую схему процесса обработки информации в архивах региональных структур государственной службы.

• разработать обобщенную функциональную модель процесса функционирования информационной системы электронного архивирования.

• разработать метод и алгоритм концептуальной обработки текстовых документов.

Научная новизна результатов данной диссертационной работы заключается в разработке метода и алгоритма концептуальной обработки и поиска информационных объектов в электронном архиве, а также в проектировании информационной технологии электронного архивирования. Полученные результаты могут использоваться как при решении конкретных задач поиска документов, так и для решения других задач аналитического характера. Разработанный метод и алгоритм позволяют значительно повысить точность и адекватность тематического анализа. Их реализация применительно к решению задач поиска документов позволяет значительно повысить качество и эффективность такого поиска.

В работе предложен единый подход к технологии создания электронного архива, основанный на систематическом применении методов автоматизации всех этапов делопроизводства в государственном учреждении [13]. Помимо разработанного в работе метода обработки текстов, технология электронного архивирования включает в себя:

— контроль и корректировку вводимых библиографических записей;

— индексированию библиографических данных с созданием поисковых образов документов;

— повышение уровня распознаваемости и автоматизированной коррекции данных при ретроконверсии карточных архивов.

Практическая значимость заключается в анализе системы управления документами для создания информационной системы электронного архива и применении разработанной схемы технологического процесса создания, хранения и обработки электронного архива в региональном органе государственного управления. Это подтверждено справкой о внедрении результатов исследования в Комитете Правительства Республики Дагестан по делам архивов.

Ценность полученных результатов также состоит в том, что они обеспечивают пользователей средствами, позволяющими:

— ускорить процесс создания электронного архива за счет сокращения клавиатурного ввода;

— снизить количество недоступных документов в ЭА на основе применения метода концептуальной обработки текстов, разработанного в настоящем исследовании.;

— обеспечить высокорезультативный поиск документов в ЭА с применением новой технологии;

— обеспечить эффективную аналитическую деятельность подразделений региональных органов государственной службы.

Диссертация состоит из введения, трех глав, заключения и списка литературы состоящей из 112 наименований. Общий объем работы составляет 128 страниц.

3.6. Выводы по главе III.

В третьей главе рассматриваются вопросы практической реализации автоматизированной системы электронного архивирования в региональных структурах государственной власти на примере Комитета по делам архивов при Правительстве Республики Дагестан. Основная задача связана с включением в нее подсистемы, реализующей концептуальную обработку документов для обеспечения аналитической деятельности Комитета и повышения информационного обеспечения государственных структур регионального уровня в целом.

Из рассмотренного в главе материала можно кратко резюмировать следующее:

— разрабатываемые в российских научных кругах концепции и проекты систем информационной поддержки органов управления отмечают слабое обеспечение управления для устойчивого развитием регионов и несовершенство систем информационного обеспечения деятельности администраций регионов;

— ввиду ограниченности ресурсов и необходимости постоянного поддержания информационного обеспечения руководства на уровне не хуже существующего, предлагается разбить решение проблемы на две очереди. В рамках первой очереди реализации проекта решаются проблемы совершенствования системы сбора и первичной обработки информации, для чего производится соответствующая предварительная обработка документов по разработанному методу;

— результатом деятельности Комитета являются поддерживаемые в актуальном состоянии базы данных по определённой руководством тематике, электронные библиотеки первично рубрицированной информации и тематические подборки информации в электронном и бумажном виде;

— технология обработки информации складывается из операций приёма и регистрации входящей информации, ввода информации в систему и преобразования её к единому электронному виду, первичной верификации, рубрикации корреспонденции и её диспетчирова-ния, ведения электронных библиотек и баз данных, подготовки, вёрстки, корректуры и выпуска оперативных сводок и тематических подборок информации по установленной руководством номенклатуре, а также их последующей регистрации и рассылки адресатам.

Заключение

.

Работа посвящена решению актуальной задачи совершенствования и повышения эффективности автоматизированной информационной системы электронного архивирования на основе формирования и использования информационных ресурсов Администрации Государственного совета и Правительства Республики Дагестан для повышения качества информационного обеспечения деятельности региональных структур государственной службы.

Информационная система электронного архивирования создается на базе перспективных информационных технологий, включает в себя разработанный в работе метод концептуальной обработки документов, что позволяет существенно улучшить показатели эффективности деятельности аналитических служб органов региональной власти. Она является функционально полной, обеспечивает образование единого информационного пространства, дающего пользователям средства эффективной, совместной работы с электронными документами архивного фонда.

В работе рассмотрены теоретические и практические вопросы решения задач поиска документов по образцу. Разработан метод концептуальной обработки документов и его алгоритм, что позволяет реализовать тематическую классификацию документа. Предложенные метод и алгоритм могут использоваться как для решения конкретных задач поиска документов по образцу, так и для решения общих задач тематического анализа и обработки текстовой информации. Они позволяют значительно повысить точность и адекватность тематического анализа. Их реализация применительно к решению задач поиска документов позволяет значительно повысить качество и эффективность такого поиска.

На основе проведенных исследований разработана технологическая схема обработки документов в электронном архиве, что послужило основой для построения функциональной модели системы электронного архивирования.

Получены следующие результаты диссертационного исследования.

• проведен сравнительный анализ существующих систем электронного архивирования и выработаны рекомендации по выбору системы с учетом специфики деятельности региональных структур органов государственной власти;

• разработана технологическая схема процесса обработки информации в архивах региональных структур государственной службы.

• разработана нормативная функциональная модель процесса функционирования информационной системы электронного архивирования.

• разработаны метод и алгоритм классифицирования документов по их концептуальному представлению.

В диссертации заложен базис для дальнейшей теоретической и практической реализации методик опытной оценки адекватности и эффективности методов и алгоритмов тематической обработки.

В качестве направлений дальнейших исследований можно выделить разработку методологии оценки качества и эффективности концептуального анализа тематической классификации.