Автоматизированная система «Штатное расписание»

1. Характеристика комплекса задач «Штатное расписание»

1.1 Организационно-экономическая сущность комплекса задач

1.2 Цели создания комплекса задач

1.3 Перечень объектов, при управлении которыми решается комплекс задач

1.4 Описание назначения выходной информации

1.5 Периодичность решения задачи

1.6 Продолжительность решений

1.7 Требование к организации исходных данных

1.8 Условия, при которых прекращается решение комплекса задач автоматизированным способом

1.9 Распределение действий между персоналом и техническими средствами при различных ситуациях решения комплекса задач

2. Выходная информация

2.1 Штатное расписание

3. Входная информация

4. Нормативно-справочная информация

5. Алгоритм решения задачи

6. Руководство пользователя

6.1 Назначение и условия применения программы

6.2 Основные задачи и возможности

6.3 Порядок решения основных пользовательских задач

6.4 Пользовательский интерфейс программы

6.4.1 Структура меню

6.4.2 Пункт меню «Таблицы»

6.4.3 Пункт меню «Запросы»

6.4.4 Пункт меню «Отчеты»

6.5 Аварийные ситуации

7. Расчет экономической эффективности Заключение Список литературы Приложение

Работа сотрудника отдела кадров организации связана с необходимостью обработки и учета больших объемов информации. Учет этой информации «вручную» зачастую приводит к ошибкам и задержкам. В связи с этим встает вопрос о необходимости автоматизации работы.

Целью курсовой работы является разработка автоматизированной информационной системы «Штатное расписание». Объектом исследования является деятельность отдела кадров. Программа должна обеспечивать ввод и корректировку данных, давать возможность просматривать нужную информацию и обеспечивать формирование и печать расписания.

1. Характеристика комплекса задач «Штатное расписание»

1.1 Организационно-экономическая сущность комплекса задач

Штатное расписание — это нормативный документ предприятия, оформляющий структуру, штатный состав и численность организации с указанием заработной платы в зависимости от занимаемой должности. Штатное расписание отражает существующее или планируемое разделение труда между работниками, описанное в должностных инструкциях.

Штатное расписание имеет большое значение для эффективного использования работников. Оно дает возможность сравнивать подразделения по численности сотрудников, квалификации, уровню оплаты. Может быть использовано при анализе загрузки работников, объема выполняемых работ, уточнению должностных инструкций, а также оценить целесообразности существующей структуры организации.

1.2 Цели создания комплекса задач

Разработка комплекса задач «Штатное расписание» направлена на достижение следующих целей:

· создание и ведение базы данных по учету персонала и их графика работы;

· обеспечение автоматизации ввода данных об основных средствах в информационную систему;

· обеспечение однократного ввода постоянной информации;

· сокращение трудозатрат по учету персонала путем автоматического формирования печатного документа, исключающего проведение расчетов пользователем;

1.3 Перечень объектов, при управлении которыми решается комплекс задач

Данный комплекс задач решается, прежде всего, для отдела кадров предприятия.

1.4 Описание назначения выходной информации

Выходная информация необходима для своевременного и наиболее полного получения достоверных сведений о расписании персонала.

1.5 Периодичность решения задачи

Задача решается с периодичностью в один год или по запросу.

1.6 Продолжительность решений

Зависит от объёма входной информации и параметров быстродействия технических средств.

1.7 Требование к организации исходных данных

Входная информация поступает в систему с помощью заполнения экранных форм по мере необходимости. Вывод информации должен осуществляться на бумажные носители, распечатываемые на принтере один раз в год, а также по запросу.

Связь задачи с другими задачами (подсистемами):

Данная задача должна обмениваться информацией с другими задачами отдела кадров средствам локальной сети на предприятии.

1.8 Условия, при которых прекращается решение комплекса задач автоматизированным способом

Комплекс задач «Штатное расписание» должен обеспечивать устойчивость к отказам и сбоям, а так же нештатным действиям пользователя.

Отказом комплекса задач «Штатное расписание» следует считать событие, состоящее в утрате работоспособности системы. Для восстановления работоспособности комплекса задач, требуется проведение ремонта или настройки, которые должны включать восстановление БД с резервной копии, восстановление и установку прикладного ПО с эталонной копии.

Сбоем комплекса задач «Штатное расписание» следует считать событие, состоящее во временной утрате работоспособности и характеризуемое возникновением ошибки при выполнении тестов, задач под управлением операционной системы или задач пользователя. Для восстановления работоспособности комплекса задач «Штатное расписание» при сбое требуется проведение повторных действий по решению теста или задачи пользователя.

В комплексе задач «Штатное расписание» должны быть реализованы средства автоматического обнаружения и локализации ошибок пользователя и программного обеспечения на уровне программной обработки ошибок.

1.9 Распределение действий между персоналом и техническими средствами при различных ситуациях решения комплекса задач

Комплекс задач «Штатное расписание» должен использовать имеющиеся в информационной системе механизмы разграничения доступа к ресурсам.

В работе с комплексом задач «Штатное расписание» участвуют следующие категории персонала (пользователи):

· специалисты Специалисты (работники отдела кадров) имеют права на выполнение следующих операций:

· ввод/корректировка данных;

· распечатка расписания.

Пользователи комплекса задач «Штатное расписание» должны уверенно владеть навыками работы в:

· операционной системе MS Windows;

· Microsoft Office Access.

2. Выходная информация

Выходная информация предоставлена в виде следующих документов:

· Штатное расписание

2.1 Штатное расписание

Форма представления сообщения: документ на бумажном носителе или в электронном виде.

Необходимая для решения задач информация вводится по мере необходимости.

Выходные документы формируются ежегодно, а также по запросу.

Периодичность выдачи напрямую не связана с периодичностью поступления информации в комплекс задач.

Срок выдачи: по окончанию ввода данных и проведению проверки.

Получатель информации: весь персонал, указанный в расписании, а так же их руководители.

Штатное расписание включает в себя следующие реквизиты:

· Код организации

· Номер документа

· Дата составления

· Начало периода

· Конец периода

· Дата приказа

· Номер приказа

· Размер штата

3. Входная информация

Входным документом является проект штатного расписания. Оно поступает в систему в виде бумажного документа.

При реализации задачи используются следующие реквизиты документа:

· Код организации

· Номер документа

· Дата составления

· Начало периода

· Конец периода

· Дата приказа

· Номер приказа

· Размер штата При обработке информации Штатного расписания, предполагается использование постоянных переменных и данных.

Ниже приведена структура таблиц содержащих оперативные (переменные) данные

· Штатное расписание (главная таблица);

· подчиненная таблица;

Главная таблица

Подчиненная таблица

4. Нормативно-справочная информация

Нормативно-справочная информация состоит из 3 справочников (классификаторов), а именно:

· Классификатор Организации

· Классификатор Структурное подразделение

· Классификатор Должности

Порядковая система кодирования используется при формировании следующих кодов:

· Код организации

· Код подразделения

· Код должности

5. Алгоритм решения задачи

Алгоритм решения можно представить следующей последовательностью этапов:

· сбор информации;

· создание справочников;

· регистрация информации в базе данных;

· обработка информации;

· создание и просмотр выходных документов;

· печать выходных документов;

· поступление новой информации.

На этапе сбора информации происходит выборка, доставка, визуальный контроль входных документов и выделение реквизитов, используемых в системе.

Создание справочников происходит перед началом эксплуатации системы.

Ведение нормативно — справочной информации включает в себя:

· добавление новой записи в справочник;

· изменение записи;

· удаление записи.

Регистрация информации в базе данных осуществляется через электронные формы документов. При необходимости ввод можно осуществлять непосредственно в таблицы.

Обработка информации происходит автоматически.

Создание и просмотр выходных документов, выходным документом является «штатное расписание».

По требованию специалиста выходная информация может быть представлена также в виде запроса по конкретному товару.

При поступлении новой информации алгоритм начинается с шага «Регистрация информации в базе данных»

Все эти операции проводятся в диалоговых окнах, вызываемых по соответствующим командам из меню Access.

После создания справочников начинается формирование основной таблицы, для заполнения данных в которой используются данные из этих справочников. Также заносится информация из поступающих на предприятие входных документов.

Затем вся входная информация обрабатывается.

После этого формируются выходной документ — расписание. В выходном документе информация группируется по подразделениям.

Концептуальная модель

6. Руководство пользователя

6.1 Назначение и условия применения программы

Комплекс задач «Штатное расписание» предназначен для комплексной автоматизации работ по составлению штатного расписания.

6.2 Основные задачи и возможности

Задача автоматизации состоит в:

· Составлении штатного расписания;

Программный комплекс реализован с помощью визуальных и языковых средств создания и ведения баз данных Microsoft Access.

Условия применения и программные требования:

· ОС Windows XP и выше;

· MS Access 2003 и выше.

6.3 Порядок решения основных пользовательских задач

Установка

Установка программы производится копированием папки данной программы со съемного носителя, на отведенное место в компьютере.

Начало работы

Программа загружается командой Пуск/Программы/Microsoft Office/Microsoft Access, запускается программа MS Access (Открыть базу). При этом появляется окно базы данных. Оно имеет следующий вид:

Это рабочее меню программы. При помощи этого меню будет осуществляться работа в программе.

6.4 Пользовательский интерфейс программы

6.4.1 Структура меню

Таблицы:

· Главная;

· Подчиненная;

· Должности;

· Организации;

· Структурное подразделение Запросы:

· Штатное расписание Отчеты:

· Штатное расписание

6.4.2 Пункт меню «Таблицы»

Таблицы используются для ввода и корректировки данных.

Для этого также необходимо выбрать из рабочего меню интересующую для заполнения таблицу и заполнить её. После заполнения таблицу закрыть, данные сохраняются автоматически. Заполнение начинается со справочной информации, затем накладная и подчиненная таблица.

6.4.3 Пункт меню «Запросы»

Для формирования отчетов используются запросы. Для формирования запроса необходимо выбрать запрос в рабочем меню.

6.4.4 Пункт меню «Отчеты»

Отчет — готовый к печати документ, данные для которого берутся автоматически из базы данных, созданной в процессе работы. Для вызова отчета необходимо в рабочем меню выбрать интересующий отчет.

6.5 Аварийные ситуации

При работе с базой данных аварийные ситуации могут возникать в следующих случаях:

· В текстовое введено число, или в числовое поле — текстовое значение, либо длина записи превышает заданную величину:

В этом случае нажать кнопку «ОК» проверить значение всех полей и исправить нужное.

· Попытка выхода из таблицы при незаполненном поле какой-либо записи, либо попытка изменить одну запись при незаполненной другой:

В этом случае нажать кнопку «ОК» проверить значение всех полей и исправить нужное.

· не заполнено ключевое поле одной из записей:

После нажатия кнопки «ОК» заполнить указанное в сообщении поле.

7. Расчет экономической эффективности

В данном разделе рассмотрена методика и специфика расчета экономической эффективности комплекса задач «Учет выдачи материалов в производство».

Эффективность — одно из наиболее общих экономических понятий, не имеющих, пока, по-видимому, единого общепризнанного определения. Это одна из возможных характеристик качества системы, а именно её характеристика с точки зрения соотношения затрат и результатов функционирования системы.

Существует реальный и расчетный эффект. Расчетный эффект рассчитывается, реальный можно получить сразу. При определении эффекта и реального, и расчетного рассчитывается прямой эффект.

Прямой эффект в системе обработки данных — это тот эффект, который связан непосредственно с системой обработки данных.

Основные показатели расчета экономической эффективности:

· годовая экономия текущих затрат, полученная от функционирования задачи;

· дополнительные капитальные вложения, необходимые для создания системы;

· срок окупаемости дополнительных капитальных вложений;

· расчетный коэффициент эффективности дополнительных капитальных вложений;

· годовой экономический эффект;

· годовая экономия затрат труда.

Годовая экономия текущих затрат рассчитывается по формуле:

Ст =Сп+Ск, где, Сп — прямой эффект, Ск — косвенный эффект Сп = Сб — Сср, где, Сб — базовый вариант затрат;

Сср — сравниваемый вариант затрат Сср = С1+С2+С3+С4+Спр Сб = С1+С2+С3+С4,

где, Спр = предпроизводственные затраты С1 — затраты на оплату труда работающих С2 — затраты на материалы С3 — отчисление от ФОТ С4 — прочие затраты Расчет предпроизводственных затрат предполагает расчет затрат на обучение персонала.

Спр=500 руб.

Сср = 8800+500 = 9300 руб.

Сп = 27 900−9300 = 18 600 руб.

Дополнительные капитальные вложения рассчитываются по формуле:

К = К1+К2+К3,

где, К1 — затраты, связанные с приобретением оборудования, К2 — затраты на ремонт, К3 — предпроизводственные затраты, необходимые для создания АЭИС.

В данном случае не требуется приобретать оборудование, а также его ремонтировать, поэтому и затраты, связанные с этим, не возникают.

Таким образом К=К3

К3 = 1000 руб., т.к. проект создавался на данном предприятии его сотрудниками. В связи с тем, что задача, решаемая данной системой, небольшая, то, соответственно, не потребовалось больших трудовых затрат.

Срок окупаемости капитальных вложений Определяется по формуле:

где, Т — срок окупаемости капитальных вложений, Кд — предпроизводственные затраты, Ст — годовая экономия текущих затрат на обработку данных.

Имеем:

Расчетный коэффициент эффективности дополнительных капитальных вложений Определяется по формуле:

где, Ер — расчетный коэффициент эффективности капитальных дополнительных вложений, .

Годовой экономический эффект Определяется по формуле:

Э = Ст — Кд * Ен, где, Ен — нормативный коэффициент эффективности дополнительных капитальных вложений (Ен = 0,15) Э = 18 600−500*0,33 = 5973 руб.

автоматизированный информационный данные пользователь

Заключение

Поставленная цель курсовой работы — автоматизация составления штатного расписания, была достигнута путем выполнения следующих задач:

• создание постановки задачи;

• разработка базы данных «Штатное расписание» с помощью программного средства MS Access;

• создание руководства пользователя для разработанного приложения;

• выполнение расчета экономической эффективности.

Проведенный расчет экономической эффективности показывает, что автоматизация составления штатного расписания позволяет повысить эффективность обработки информации, при этом годовая экономия затрат по обработке информации составляет 18 600 руб. Расчетный коэффициент эффективности капитальных дополнительных вложений Ер = 33,3, что больше нормативного коэффициента 0,33, поэтому внедрение проектируемой задачи в эксплуатацию экономически целесообразно.

При автоматизации составления штатного расписания достигается:

• повышение оперативности доступа к данным;

• обеспечение однократного ввода постоянной информации из справочников в систему;

• создание и ведение базы данных по учету графика работы работников предприятия;

• сокращение трудозатрат по составлению расписания путём автоматического формирования печатного документа, исключающего проведение расчётов пользователями.

Список литературы

1. Рузакова О. В. Проектирование экономических информационных систем: Учеб. пособие, Изд-во Урал.гос.экон.ун-та, Екатаринбург, 2003.

2. Плещев В. В. «Базы данных. Visual FoxPro, Access, SQL Server, Oracle с примерами и упражнениями»: Учеб.пособие. — Екатеринбург: Изд-во Урал. гос.экон.ун-та, 2002.

3. ГОСТ 24.204−80 Требование к содержанию документа «Описание постановки задачи».

Приложение

Форма входного документа