Совершенствование трудовых процессов управления на основе технологизации: На примере строительных организаций Алтайского края

Актуальность исследования. С переходом к рыночным отношениям изменяются теоретические и практические представления о труде как основе жизнедеятельности человека и общества. По-новому рассматривается проблема организации трудовой деятельности с учетом возможностей самоуправления, адаптации предприятия и его трудового коллектива к работе в новых условиях. В этой связи придается особое значение разработке технологий трудовых процессов, гуманизации условий труда и развитию творчества работников.

Решение этих задач требует постоянного и научно обоснованного совершенствования организации трудовых процессов управления. В условиях современного производства, отличающегося развитой специализацией и кооперированием, сложностью выпускаемой продукции и ее быстрой сменяемостью, совершенствование трудовых процессов управления представляется достаточно сложной проблемой, поскольку требует комплексного анализа влияния различного рода факторов.

Исследованию трудовых процессов управления, взаимосвязи статистики и динамики систем управления производством посвящен ряд работ отечественных и зарубежных ученых. Комплекс проблем формирования и функционирования систем управления организациями рассмотрены в работах А. Г. Аганбегяна [1], С. А. Валуева [12], П. Ф. Друкера [29], Ю.Ю. Екатерино-славского [32], А. Файоля [117], Р. Фалмера [118], С. Янга [124]. Анализ информационных систем и путей эффективного использования в процессе решения управленческих задач проведен В. Г. Афанасьевым [4], И. Н. Герчиковой [20]. Социальные аспекты управления в организациях исследованы Д.М. Гви-шиани [19].

Проблемы и пути совершенствования организации и технологии управления при создании научно-производственных объединений рассмотрены Г. А. Джавадовым [84].

В.В. Дружинин и Д. С. Конторов значительную часть своих трудов посвятили морфологическому, функциональному и информационному описанию объектов различного типа, в том числе экономических [28].

Теоретические и прикладные вопросы совершенствования технологии трудовых процессов управления рассмотрены в трудах Л. Н. Качалиной [38], Ф. Д. Кожурина [42], Ф. М. Русинова [99], Д. В Соколова [108]. Логика и информационные характеристики планирования исследованы Е. З. Майминосом [53]. Проблемы формирования систем управления программно-целевого типа и организации деятельности их звеньев рассмотрены Б. З. Мильнером [69]. В работах М. Маркова дан теоретический анализ характеристик процесса управления и их взаимосвязи с механизмом управления [58].

Характеристики трудовых процессов управления, методы их организации, вопросы документационного обеспечения управления были рассмотрены в трудах Г. Э. Слезингера [103−105].

Проблемы формирования и функционирования хозяйственных систем рассмотрены В. П. Кокоревым [45], Э. М. Коротковым [46], Д. Мерсером [63], М. Х. Месконом и др. [64], А. Моритой [73], В. И. Павлюченко [88].

В.А. Трайневым разработан параметрический подход к проектированию таких элементов субъекта и объекта управления, как процессы, методы, органы, кадры, информация [111].

Использование преимуществ не только компьютерной, но и технологии управления изменениями и людьми отражено в работах М. Робсона и Ф. Улла-ха [98], М. Хаммера и Д. Чампи [120], Е. Г. Ойхмана и Н. В. Попова [83].

В указанных работах достаточно подробно — хотя порой и с разных позиций — анализируются элементы взаимодействующих характеристик трудовых процессов управления, но недостаточно полно раскрывается сам механизм взаимодействия. Последнее не позволяет осуществить синтез характеристик, то есть дать в итоге комплексное описание решения задач того или иного типа. Отсутствие единой методической основы исследования технологии трудовых процессов управления затрудняет сравнение получаемых результатов и их однозначное толкование.

Выработка методов упорядочивания организационных связей и информационных преобразований в трудовых процессах управления составляет одну из актуальных теоретических проблем и практических задач, особенно на современном этапе, когда повышается значение интенсивных факторов развития. Складывающееся в последние годы прикладное научное направление — технология трудовых процессов управления предусматривает ряд таких методов. Их применение позволит увеличить потенциал органа управления, обеспечить наиболее эффективные пути решения хозяйственных проблем. Как справедливо замечает профессор Г. Э. Слезингер, «.мы вправе говорить о технологии управления, потому что одной из главных причин имеющегося отставания в этой области является ошибочное представление о невозможности технологической обработки управленческих процессов. Между тем управление оледует рассматривать как процесс, который на тех же основаниях, что и другие процессы, нуждается в технологической разработке» [103].

Органическая взаимосвязь трудовых процессов объекта и субъекта управления достигается за счет пространственной и временной упорядоченности процессов производства и процессов управления, то есть необходимо создать взаимосвязанные технологии трудовых процессов производства и управления этим производством.

Цель исследования заключается в том, чтобы на основе анализа мирового опыта, современных подходов к труду как основе жизнедеятельности человека и общества разработать научно обоснованную концепцию совершенствования трудовых процессов управления на основе технологизации, способствующей оптимизации управленческой деятельности при решении различного типа задач экономического, социального, производственно-технического и иного характера.

Для достижения поставленной цели требовалось решить следующие задачи: определить сущность и роль технологии трудовых процессов и механизмов ее воздействия на конечные результаты деятельности организациипроанализировать современное состояние, тенденции и перспективы развития технологии трудовых процессов управления в строительных организациях Алтайского краявыдвинуть и обосновать концепцию создания нормативной организационной модели системы управления предприятием (НОМ СУП) и принципы ее проектированияразработать методику проектирования структурно-функциональной модели системы управления предприятием как основы для разработки технологии трудовых процессовразработать методику проектирования технологии трудовых процессов.

Объект исследования — объединение строительных организаций с региональными сегментами рынка Алтайского края. На примере ЗАО концерн «Ал-тайпромстрой» и входящих в его состав следующих предприятий: ОАО «Ал-тайспецмонтажстрой», ТОО ФСК «Глобус», ЗАО строительная компания «Ал-тайпромстрой», ЗАО «Ель», ТОО «Спецалтайагропромстрой».

Предметом исследования этих объектов явились трудовые процессы управления организацией.

Методологической и теоретической основой исследования послужили труды ведущих отечественных и зарубежных экономистов, законодательные и нормативные документы РФ и Алтайского края, данные статистической отчетности и социологических исследований, проведенных автором в строительных организациях Алтайского края. Достоверность полученных в диссертации результатов базируется на использовании методов научной абстракции, анализа и синтеза, индукции и дедукции, системного подхода, моделирования процессов, экспериментирования.

Научная новизна диссертационной работы заключается в следующем: уточнено и конкретизировано определение технологии трудовых процессов управленияпредложена концепция рассмотрения системы управления предприятием как совокупности трудовых процессов, полнота выделения которых основывается на выявлении и классификации объектов воздействия, в качестве которых выступают вполне определенные виды ресурсов: технические, технологические, кадровые, пространственные, организационной структуры управления, информационные и финансовыевведена единая система классификации трудовых процессов и функций управления ими, что является важным средством обобщения и распространения прогрессивной технологии их выполненияпроведено комплексное исследование проблем, влияющих на эффективность реализации технологий трудовых процессов, производственных и функциональныхвыдвинута и обоснована концепция создания нормативной организационной модели системы управления предприятием (НОМ СУП), состоящей из совокупности трудовых процессов и технологии их выполнениясистематизированы и предложены принципы создания НОМ СУПразработана методика создания структурно-функциональной модели системы управления предприятием как основы для разработки технологии трудовых процессовразработана методика проектирования технологии трудовых процессов управления с целью рационализации и оптимизации управленческой деятельности.

Научная и практическая значимость проведенного исследования заключается в том, что содержащиеся в диссертации предложения и рекомендации по совершенствованию трудовых процессов управления на основе техно-логизации имеют межотраслевой характер и могут применяться для организаций любого профиля деятельности. Научные результаты и практический опыт в области совершенствования трудовых процессов управления на основе техно-логизации призваны сыграть позитивную роль в повышении эффективности производства и являться одним из факторов вывода реального сектора экономики из кризисного состояния.

Апробация работы. Положения и выводы диссертации докладывались и обсуждались на международных, российских, межрегиональных и краевых научно-практических конференциях, состоявшихся в Барнауле: «Управление человеческими ресурсами в условиях рынка» (1994 г.), «Региональные аспекты регулирования рынка труда» (1996 г.), «Проблемы менеджмента на пороге 21 века» (1996 г.), «Управление промышленными предприятиями в условиях становления рынка: проблемы и пути их решения» (1997 г.), «Стратегия кадрового менеджмента в вузах и на предприятиях» (1998 г.).

Результаты исследования, предложения и методические рекомендации по совершенствованию технологии трудовых процессов управления нашли практическое применение на следующих предприятиях: ЗАО концерн «Алтайпром-строй» и входящие в его состав предприятия ОАО «Алтайспецмонтажстрой», ТОО ФСК «Глобус», ЗАО строительная компания «Алтайпромстрой», ЗАО «Ель», ТОО «Спецалтайагропромстрой» (справка о внедрении № 47 от 20.04.99 г.).

Основные выводы диссертации используются в учебном процессе Алтайского государственного университета.

Публикации. По теме диссертации опубликовано 11 научных работ, общим объемом 7,5 печатных листов.

Объем и структура диссертационной работы. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, библиографии и приложений. Работа содержит 168 страниц текста, 19 рисунков, 18 таблиц, список литературы — 124 наименования, приложения — 20 страниц.

Выводы о коренном изменении технологии трудовых процессов следует делать весьма осторожно, лишь после того, как учтен весь комплекс работ, выполняемых в аппарате, проанализированы функции структурных частей и исполнителей, выявлена роль документов, получен целый ряд сведений по всем другим аспектам обслуживания. Комплексный подход к обоснованию предложений необходим потому, что: изменения, вводимые на одном участке работы, могут вызвать затруднения на другоминогда упрощение работы может привести к ослаблению контроляперераспределение функций сотрудников может повлечь за собой ухудшение качества работы и т. д.

Возможность возникновения подобных ситуаций должна предостеречь от поспешных выводов и нацелить их на необходимость тщательно обосновать каждую рабочую гипотезу новой технологии трудового процесса.

Для новой технологии трудовых процессов необходимо провести ориентировочные расчеты трудоемкости обязанностей (операций), учитывая при этом сокращение объема документооборота и применение более рациональных приемов труда.

Расчет трудоемкости обязанности (операции) производится по следующей формуле:

Т = В * Н вр (человеко-час), (1) К где Т — трудоемкость операций, чел.-час;

В — количество операций за месяц;

Н вр — норма времени на единицу измерения;

К — количество документов в единицу времени;

Расчет трудоемкости операций по обработке документов осуществляется раздельно по каждому виду технологического процесса. Как видно из формулы, важным элементом расчета являются нормы времени на выполнение операций. Эти данные можно получить тремя путями: из нормативных материалов Центрального бюро промышленных нормативов по труду при НИИ труда, который создает типовые нормы времени для отдельных видов работ инженерно-технических работников и служащих: по материально-техническому снабжению, по технико-экономическому планированию, по делопроизводственному обслуживанию (машинопись, копирование и размножение) — из сведений о производительности средств организационной и вычислительной техники, которую предполагается использовать (с учетом времени возможного перекрытия машинных операций) — путем собственных расчетов затрат рабочего времени на отдельные трудовые операции по материалам фотографии рабочего дня, хронометража и других наблюдений.

Спроектировав новую технологическую схему отдельной обязанности (операции), необходимых для осуществления конкретной функции управления, необходимо создать инструкции и правила их выполнения. В отдельных случаях создаются методики.

Самый квалифицированный проект новой организации труда управленческого труда может остаться на бумаге, если не будет проведена кропотливая разъяснительная и инструктивная работа с использованием. Их надо психологически подготовить к восприятию новой системы труда, научить действовать по-новому, сформировать устойчивые навыки наиболее рационального выполнения трудовых процессов.

Правила и инструкции выполнения тех или иных операций служат основой для разработки квалификационных характеристик работников, ибо именно в них четко формируется то, что необходимо знать и уметь работнику для осуществления конкретной функции управления или ее отдельной части — обязанности (операции).

Правила должны охватывать в первую очередь наиболее массовые виды работ и операций, выполняемых ежедневно многими работниками аппарата управления, например, составление писем, ведение телефонных разговоров, диктовка текстов и т. д.

Далее при проектировании новой технологии процессов управления необходимо предусмотреть вопросы механизации управленческого труда, повышение уровня техники управления, которые являются составной частью прогресса общества. Они имеют ту же объективную экономическую основу развития, что и технический прогресс в сфере материального производства. Непосредственная задача комплексного оргтехпроектирования в области механизации управленческого труда состоит в том, чтобы обеспечить оптимальную техническую базу функционирования аппарата управления. Решается эта задача путем внедрения прогрессивных технических средств на всех участках деятельности работников, где в результате детального обследования и анализа была признана возможной и целесообразней передача работы от человека машине.

Проектные решения по механизации трудовых процессов управленческого труда ориентируются не на существовавший до начала оргпроектных работ порядок их выполнения, а на его рационализацию и оптимизацию. Эти решения закладываются в основу новой, более совершенной технологии трудовых процессов.

Совершенствование технологии трудовых процессов возможно в следующих направлениях:

1. Использование методов исследования операций, сетевого планирования и управления, системного анализа, имитационного моделирования и других теоретических методов, а также обычного качественного анализа для рационализации (оптимизации) управленческих операций и их последовательностей;

2. Регламентация и запись на бумаге или на машинных носителях технологии трудовых процессов управления с целью фиксации достигнутого состояния развития, накопления положительного опыта и подготовки необходимой базы для перехода и автоматизации;

3. Создание и постоянное накопление описаний проблемных ситуаций и рекомендуемых в этих ситуациях управленческих решений, а также применение методов ситуационного управления на базе современной вычислительной техники, оснащенной терминальными устройствами, позволяющими организовать диалог между человеком, принимающим) правленческие решения, и ЭВМ в режиме «запрос — ответ»;

4. Механизация и автоматизация выполнения трудоемких обязанностей (операций), связанных с поиском и преобразованием информации, с целью повышения производительности управленческого труда и пропускной способности элементов и каналов системы управления.

5. Обучение управленческого персонала рациональному выполнению управленческих функций с учетом усовершенствований их технологии, с максимальным вовлечением в процесс поиска и реализации этих усовершенствований, с применением деловых игр и других активных методов, повышающих эффективность обучения и развивающих творческую активность обучающихся.

Заключение

.

За последние годы много сделано для совершенствования систем управления и механизации управленческого труда. Однако далеко не всегда внедрение новых систем управления приводит к желаемым результатам. Одна из причин неэффективного использования автоматизированных систем управления (АСУ) — неумение «привязать» их к существующим организационным условиям. В результате новая система наслаивается на старую, не вытесняя ее. Между тем экономический эффект приносит не сам новый метод, каким бы он хорошим не был, а рациональное включение его в существующую систему управления.

В нашей промышленности сейчас много внимания уделяется разработке новых систем, особенно с внедрением электронной техники. Большие надежды возлагают на АСУ, а вот систематическое изучение и рационализация существующих систем проводятся недостаточно. В результате некоторые работники предпочитают пассивно ожидать момента, когда АСУ разрешит все трудности и перестанет заниматься совершенствованием работы управленческого персонала с применением имеющейся простейшей техники управления.

Современное промышленное производство не может нормально функционировать без соответствующей конструкторской и технологической документации. Система управления предприятием не проще, чем выпускаемая продукция, а поэтому, казалось бы, тем более нельзя обойтись без предварительно продуманного и по инженерному рассчитанного проекта структуры системы управления, без подробно разработанной технологии выполнения управленческих работ.

Все это говорит о том, что к процессу управления необходимо относиться так же, как мы привыкли относиться к процессу материального производства, т. е. превратить искусство проектирования и управления в инженерную дисциплину.

Для этого необходимо построить адекватные понятийные модели предприятия и дать возможность именно менеджерам, а не системным программистам, анализировать последствия изменения этих моделей.

Проектирование системы управления на основе процессов управления предполагает всесторонний анализ процессов существующего бизнеса, поиск ответов на следующие основные вопросы: почему делается именно это? Почему это делается таким образом? Что предприятие хочет изменить и почему?

Вопросам инженерного подхода к проектированию и управлению предприятием в последнее время уделяется очень много внимания. Это направление получило название реинжениринг бизнес-процессов (РБП).

За очень короткое время (1990;1996 гг.) РБП стал одной из популярных тем на конференциях по теории менеджмента и по разработке информационных систем. В этот период за рубежом опубликовано более десятка книг и сотни статей, однако большинство из них посвящено изложению общих идей РБП и описанию опыта успехов и неудач. Мало изданий посвящено тому, как проводить РБП, как и какие модели компании следует разрабатывать, какие работы выполнять на каждом из этапов РБП. И совсем отсутствуют работы, в которых бы рассматривалась методология РБП, приводились классификация, анализ и описание информационных систем (ИС), ориентированных на проведение РБП, освещались вопросы использования ИС при проведении реинженир-ных компаний.

Следует отметить, что практика реинжениринга в западном деловом мире приняла повсеместный характер. В США, где его опробовали две трети крупнейших компаний, действующих в самых разных отраслях экономики, только в 1999 г. бизнес затратил на консультантов по реинженирингу 7 млрд. долларов. Во многих странах Европы (особенно в Великобритании и Швеции) к реинженирингу обратились 60−70% крупных компаний, а также ряд некоммерческих организаций.

К масштабной реорганизации реинженерингового типа уже приступили некоторые российские коммерческие структуры (Коммерсант-Daily), и есть основания ожидать, что их примеру последуют другие отечественные финансовые, производственные, торговые и иные компании, для большинства которых проблема постановки регулярного внутреннего менеджмента, отвечающего современным требованиям, сегодня весьма остра. Показательно использование авторами пионерной серии статей в журнале «Эксперт» (1996, № 46, с.33−41) о российском менеджменте идей и терминологии концепции реинжениринга. Пока же для слишком многих представителей российской промышленности пути вывода ее из кризиса носят ритуальный характер заклинания о приоритете инвестиций в производство. При этом игнорируется беспомощность управляющих как в анализе динамики и структуры запросов потребителей, так и в освоение нестандартных организационных способов экономии внутрифирменных издержек.

Здесь уместно подчеркнуть, что авторы книги «Реинжениринг корпорации» М. Хаммер и Д. Чампи, вопреки популярной трактовке причин снижения конкурентоспособности промышленности США в 70−80-е г., усматривали корни этого явления не в ошибочной государственной экономической политики, а прежде всего в неадекватности новым запросам традиционных методов управления американскими корпорациями.

Эффективное включение российских предприятий в мировую управленческую революцию потребует от их руководителей осознания того, что совершенствование процессов управления на основе технологизации должно стать «их стилем жизни» .

Анализ фактического состояния системы управления предприятиями ЗАО концерн «Алтайпромстрой» привел к следующим выводам: 1. Традиционная иерархическая функциональная структура управления концерном имеет менеджеров нескольких уровней (например, верхний, средний и нижний). В основании иерархии, где выполняется почти вся работа, находятся исполнители, обслуживающие клиентов. Клиенты оказываются практически на дне структуры.

2.Различные функциональные структуры часто имеют очень узкий взгляд и не заинтересованы в том, что прямо их не касается. Люди, занятые в любом процессе, смотрят внутрь (в направлении своего отдела) и вверх (на своего начальника), но никто не смотрит наружу в направлении своего клиента.

3.Обмен информацией часто в значительной степени тормозится из-за чрезмерной приверженности бюрократическим привычкам передавать сообщения наверх по цепочке, начальнику функционального отдела, чтобы передать их начальнику другого функционального отдела и затем уже направить дальше по цепочке. И это вместо того, чтобы передать напрямую.

4. Другая проблема с обменом информации в функционально-построенной окружающей среде состоит в том, что иногда этой окружающей среды просто не существует, что люди пекутся о работе своей функции или отдела, забывая про всю остальную деятельность вокруг них, которая, казалось бы, должна вызывать у них живой интерес и заботу. Неудивительно, что так много организационных проблем порождены природой межфункционального общения.

Рассмотрение системы управления концерном как совокупности процессов обеспечивает действенность и эффективность функционирования предприятий по следующим причинам:

1. Отсутствие (или резкое сокращение) в концерне менеджеров среднего уровня, которые несут ответственность за то, что и каким образом делается в их функциональной области.

2. Процессы управления ориентированны на клиента, т. е. концентрация на процессах, производящих ценности (услуги) для клиентов (заказчиков).

3. Информация напрямую передается получателю.

4. Описание технологии процессов управления даже на макроуровне часто приводит к замечательным результатам, позволяющим глубоко проникнуть внутрь явлений. Связи и взаимоотношения, которые игнорировались или не осознавались неожиданно оказываются ключевыми для эффективного функционирования всей организации, не говоря уже о процессах, к которым они относятся.

Создание и внедрение технологии трудовых процессов, как показала практика проектирования и внедрения, позволяет сделать следующие выводы:

• внедрение технологии трудовых процессов способствует укреплению производственной дисциплины, улучшению социальных взаимоотношений между работниками, повышению производительности труда ИТР и служащих;

• разработка и внедрение технологии трудовых процессов способствует стандартизации обязанностей, прав, ответственности и методов, приемов выполнения работ однородными по содержанию деятельности ИТР и служащих. Технология управления является основой для дальнейшего углубления процессов стандартизации и унификации управленческого труда;

• технологическая документация управления улучшает процессы подбор подготовки и расстановки управленческих кадров, так как известны требования, предъявляемые к каждой должности;

• внедрение технологии трудовых процессов управления способствует однозначному определению цели деятельности подразделений и сотрудников, следовательно, функций управления, устраняет пересечения в области распределения обязанностей, прав и ответственности сотрудников;

• информационные взаимосвязи между элементами системы обусловлены организационными взаимоотношениями, которые, в свою очередь, имеют основой функции управления. Для каждого сотрудника можно определить перечень информации по показателям, а также от кого, когда и как данная информация поступает. Кроме того, можно определить и информацию, которую сотрудник представляет как результат своего труда смежных с ним работников;

• при временном упорядочивании функционирования системы управления учитывается влияние внешних и внутренних возмущений на элементы системы. Для этого при разработке графиков — распорядков работы можно предусмотреть буфера времени, то есть нельзя жестко регламентировать работу сотрудников, но в то же время необходима регламентация выполнения работ, которые влияют на своевременность выполнения обязанностей смежных с ним сотрудников;

• с внедрением технологических процессов по выполнению функций управления появляется объективная основа для нормирования труда ИТР и служащих, так как в технологических картах каждая обязанность (операция) определена на переходы;

• точное описание содержания деятельности для каждой должности способствует определению технических средств и оргоснастки для оснащения рабочих мест сотрудников.

Таким образом, в диссертации логически прослежен переход от теоретически обоснованной сущности совершенствования процессов управления на основе технологизации до ее практической реализации на предприятиях концерна.