Системы документации. 
Документирование управленческой деятельности

Общероссийские системы документации

Один отдельно взятый документ — это единичный результат документирования конкретного факта или действия. По деятельность любой организации или юридического лица в силу ее сложности и многообразия этим не ограничивается и отражается совокупностью документов, определенным образом взаимосвязанных и взаимодействующих, т. е. системой документации. При этом, исходя из положения, что документы являются формой отражения различной, но взаимоувязанной деятельности сотрудников организации, можно выделить множество систем документации, взаимосвязанных и соподчиненных.

Самым общим и целостным следует считать комплекс общегосударственных систем документации, охватывающих все документы, возникающие и обращающиеся в стране; их в свою очередь можно классифицировать по разным признакам: функциональному, отраслевому, по уровням управления и т. д.

Функциональными системами документации являются системы, которые в том или ином объеме присущи почти всем организациям, поскольку отображают общие, характерные для любой сферы деятельности и управления функции (например, бухгалтерская, кадровая, архивная, организационная).

Отраслевыми системами документации являются системы, которые присущи только определенным группам организаций, характеризующимся единством хозяйственной и социальной деятельности и относящимся к одной отрасли (медицинская, учебная, научно-исследовательская и др.).

Однотипность значительного числа решаемых задач, единообразные технологии их документирования, повторяемость существенной части состава обязательной информации позволили в практических целях выделить ряд систем документации и сформулировать комплекс единых требований к этим системам документации.

Первой из этих систем следует поставить Государственную систему стандартов и технических условий (ГСС). Разработанная по решению правительства СССР в 1965 г., система включает государственные стандарты, которыми определяются основные цели и задачи стандартизации; организация и методика проведения работ по стандартизации в стране; порядок разработки, внедрения, обращения стандартов и другой нормативно-технической документации, внесение в них изменений, а также государственный надзор и ведомственный контроль за их внедрением и соблюдением.

Системой были определены объекты стандартизации, категории и виды создаваемых стандартов, а именно: государственные, отраслевые и стандарты и технические условия конкретных предприятий. Также были описаны единые правила построения, содержания и изложения стандартов независимо от их вида и категории, вплоть до метрологического обеспечения и требований безопасности, содержащиеся в стандартах и технических условиях.

В настоящее время основы Государственной системы стандартизации Российской Федерации установлены Федеральным законом «О техническом регулировании» и группой стандартов ГОСТ Р 1. ХХ-ГГГГ (здесь XX означает номер стандарта в указанной группе — 1, 2,…, ГГГГ означает год принятия последней версии стандарта).

В 1971 г. был разработан основной комплекс из более чем 20 стандартов и руководящих документов Единой системы технологической документации (ЕСТД). Основньш он был назван потому, что в своем составе мог решать различные задачи в области оформления и обращения технологической документации, как общего назначения, так и специализированной по видам работ на предприятиях и организациях независимо от их типа и характера производства.

Комплекс установил общие положения и назначение единой системы, общие требования, связанные с разработкой форм технологических документов, выполнение бланков документов и оформление технологических документов, правила выполнения основных надписей, правила оформления документов с учетом их автоматизированной обработки, комплектность документов, терминологию требования к составу применяемых в документах системы классификаторов технико-экономической информации.

Аналогична по построению и содержанию и Единая система конструкторской документации (ЕСКД), создававшаяся параллельно. Стандартизация конструкторской документации осуществляется в рамках международных требований ISO/TK10 «Технические чертежи» и МЭК/ТКЗ «Графические обозначения» .

Существуют еще две системы документации производственного назначения. Это Единая система проектной документации на капитальное строительство и Единая система технологической подготовки производства (изделий машиностроения, приборостроения и средств автоматизации).

Близки к ним и Единая система стандартов автоматизированных систем управления (ЕСС АСУ), Единая система программной документации (ЕСПД), Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД), Единая система внешнеторговой документации.

Но наиболее широким по охвату задач и составу документов задумывался комплекс Унифицированных систем (управленческой) документации (УСД). С 1971 г. по постановлению Совета Министров СССР началась планомерная работа по созданию классификаторов технико-экономической информации, входящих в Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСККТЭСИ), как основы информационного обеспечения АСУ, т. е. согласно толковому словарю по информатике — систематизированных сводов наименований и кодов.

Классификаторы делятся на общероссийские и локальные: отраслевые, предприятий.

Одновременно с деятельностью по созданию классификаторов центральным органам государственного управления была поручена разработка на единой методической основе унифицированных, т. е. приведенных к максимальному единообразию форм документов, объединенных в основные общеуправленческие функциональные системы.

Унифицированные системы документации предназначались, прежде всего, для использования в автоматизированных системах управления разных уровней. В то же время документы, входящие в унифицированные системы документации, и основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации предназначены и обязательны для использования союзами, концернами, ассоциациями, акционерными обществами, межотраслевыми, региональными и другими объединениями независимо от форм собственности и подчинения. А также министерствами, ведомствами и прочими органами управления в Российской Федерации; общественными организациями, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации.