Организация внутренних информационных потоков

В результате изучения данной главы студент должен:

знать

• • состав документооборота предприятия;
• • возможности информационных технологий по обработке информации управленческого учета;

уметь

• • проектировать или совершенствовать документооборот предприятия в соответствие с потребностями управления;
• • исключать дублирование информации;

владеть

• навыками документирования хозяйственных операций.

Документооборот и автоматизированная обработка информационных потоков управленческого учета

Вопросы проектирования и совершенствования документооборота составляют значительную область финансового и управленческого учета. От качества содержащейся в документах и отчетах информации и рациональности их движения зависит эффективность работы бухгалтерии и эффективность управления, поэтому совершенствование документооборота — это совместное дело бухгалтеров и менеджеров. Документы и отчеты служат для фиксации, передачи, хранения и систематизации информации. В грамотно составленных документах отражается весь круг показателей, необходимых для составления внешней и управленческой отчетности.

Необходимость организации документооборота на предприятии определяется нормативными документами, регламентирующими бухгалтерский учет, и здравым смыслом. Оптимальный документооборот позволяет сократить затраты на его ведение при снабжении всех заинтересованных пользователей релевантной информацией. Составной частью учетной политики предприятия является организация документооборота. Своевременное, регламентированное графиком документооборота, адресное представление достоверных данных, отражающих ход производственных и хозяйственных процессов в соответствии с правилами, установленными на предприятии, обеспечивает надежность контролируемых показателей. Обзор приказов на учетную политику машиностроительных, электротехнических, светотехнических и пищевых промышленных предприятий показал, что, как правило, раздел, связанный с документооборотом, либо отсутствует, либо регламентирует только график представления документов в бухгалтерию (сроки, наименование, маршрут движения). Что же касается обеспечения информацией из первичного учета запросов менеджеров, то такие внутрифирменные информационные потоки графиком документооборота не регулируются. Это существенно снижает эффективность деятельности предприятия через снижение надежности функции управления — регулирования. В последние годы ситуация налаживается в отношении составления графиков документооборота по процессам составления бюджетов и отчетов об их исполнении.

Документы служат основным средством фиксации, передачи, хранения и обработки информации на предприятии; они должны содержать оптимальный состав показателей, необходимых для выполнения функций менеджмента. Наиболее традиционны определения, подчеркивающие юридическую значимость документа, его доказательную силу в случае судебных разбирательств. Так, отсутствие должным образом оформленных первичных документов считается грубым нарушением бухгалтерского учета и несет в себе налоговые риски^[1]. Такие характеристики первичных документов, отражающих факты хозяйственной жизни, всегда ставились на первое место в финансовом бухгалтерском учете, также как и обязательное применение унифицированных форм первичных документов, утвержденных Госкомстатом России (в настоящее время Росстат). В новом Законе «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ не предусмотрено обязательное применение унифицированных форм первичных учетных документов. Поэтому в учетной политике в части финансового учета должны утверждаться все формы первичных документов, содержащие обязательные реквизиты. Такой опыт хорошо перенять и для политики в области управленческого учета, дополнив ее альбомами форм документов, обязательных к исполнению внутри компании.

Для организации управленческого учета важно, что документ — это средство организации информации и, как следствие, средство обмена ею. Далее под документом понимается любым способом зафиксированная информация на любом носителе и любом языке с целью последующего обращения к ней. Эффективность системы управления зависит в том числе от рациональности документооборота.

• [1] Штраф за это нарушение составляет от 10 000 до 30 000 руб. в зависимости от количества налоговых периодов, в которых были допущены нарушения (ст. 120 НК РФ), а если отсутствие документов привело к занижению налоговой базы, то штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.