Принципы проектирования организационных структур управления

В менеджменте выделяют различные принципы формирования ОСУ, из которых наиболее общие и значимые следующие:

• • ОСУ должна содержать цели и задачи организации, т. е. быть подчиненной основным стратегическим направлениям ее деятельности (например, производство или научные исследования и т. д.);
• • должна отражать функциональное разделение труда и объем полномочий работников управления — принцип рационального делегирования полномочий;
• • должна координировать соответствие между функциями и полномочиями своих сотрудников, с одной стороны, квалификацией и уровнем культуры — с другой;
• • должна быть ориентирована на возможность меняться вместе с изменениями, происходящими в стратегических направлениях деятельности организации;
• • должна соответствовать социально-культурной среде и условиям, в которых ей предстоит функционировать.

Общие подходы к формированию и проектированию ОСУ. Особенности той или иной организации (главным образом ее размер, цели и назначение) в целом определяют и весь характер структуры ее управления.

Варианты динамики ОСУ будут зависеть и от возможностей организации (в первую очередь финансовых) сформировать то или иное подразделение.

Важную роль в формировании новых подразделений играет достигнутый методический, кадровый потенциал, который влияет на степень участия внешних консультативных фирм в реализации той или иной целевой задачи.

Организационная структура должна быть построена так, чтобы добиться одновременного функционирования отдельных частей системы, обеспечивающего более высокую общую эффективность, чем суммарная эффективность частей, взятых в отдельности.

ОСУ формируется и проектируется с учетом следующих условий:

• 1. Организационная структура предприятия должна стремиться к оптимальной координации и контролю использования всех вводимых ресурсов, что обеспечивает экономичность работы.
• 2. Организационная структура должна быть пригодна для классификации инвестиционных и производственных издержек и определения расходов по каждому подразделению предприятия.
• 3. Разработка организационной структуры включает этапы:
  • • установление целей и задач деятельности организации;
  • • определение функций, осуществляемых организацией для достижения поставленных целей (общее руководство, финансы, финансовый контроль, управленческий и бухгалтерский учет, управление персоналом, маркетинг, закупки и сбыт, производство, планирование, экономический анализ);
  • • группировка и (или) взаимоувязка функций;
  • • выявление структурных подразделений, отвечающих за реализацию конкретных функций;
  • • анализ, планирование и описание всех основных видов работ;
  • • составление программы набора и обучения персонала для новых подразделений.

Организационное проектирование ведется с соблюдением следующих правил:

• 1. Все функции организации должны быть закреплены за конкретными подразделениями или отдельными работниками. Если не будет звена или человека, отвечающего за осуществление какойлибо функции (например, администратора банкетной службы в ресторане), ее выполнение всегда будет связано с потерями ресурсов, времени на решение возникающих проблем.
• 2. Каждую функцию должно осуществлять только одно подразделение или исполнитель.

В противном случае возникает проблема дублирования функций, что также приводит к непроизводительным расходам и вызывает потерю управляемости. Например, в ресторане за банкетную службу отвечает и главный администратор, и шеф-повар.

Важным этапом построения организационных структур управления является предварительное формирование состава ее подсистем.

Под подсистемой ОСУ можно понимать подразделения (ряд подразделений) или должностное лицо, реализующие определенную цель посредством выполнения функций управления.

Задачи и возможности организации предопределяют тип ее ОСУ. Например, при малочисленности персонала в турфирмах и соответственно незначительной суммарной трудоемкости функций системы управления выполнение руководителем стоящих перед ним задач осуществляется лично, возможно лишь с одним-двумя помощниками, без создания специальной управленческой структуры, к примеру — на этапе оформления регистрации вновь созданного малого предприятия.

Процесс формирования внутренней ОСУ каждым функциональным подразделением включает следующие этапы:

• 1. Структуризация целей системы управления каждого функционального отдела организации.
• 2. Определение состава функций управления анализируемого отдела, позволяющих реализовать цели системы.
• 3. Формирование состава подсистемы организационной структуры управления.
• 4. Установление связей между подсистемами ОСУ.
• 5. Определение прав и ответственности каждой функциональной подсистемы.
• 6. Расчет трудоемкости функций и численности каждой функциональной подсистемы.

Построение конфигурации ОСУ всей организации с учетом согласования и взаимодействия всех ее функциональных подсистем. Определение состава функций, входящих в ОСУ функциональных подсистем организации, производится на основании структуризации целей, формулировки критериев достижения целей и определения формы представления результатов достижения целей.

Ряд функций управления в любом отделе может быть передан другим подразделениям, не входящим структурно в службу управления данного отдела, но с учетом того, что эти функции никем в организации не выполняются (для исключения дублирования).

Отдельные функции могут выполнять подразделения технического обслуживания. Поскольку значение многих функциональных подразделений организации в условиях рыночной экономики существенно изменяется, усложняются и структурные взаимосвязи между ними. Например, большое структурирование службы управления персоналом наблюдается в крупных организациях с прогрессивными технологиями.

При усилении роли и стратегической функции в области организации управления изменяются роль, место и структура многих функциональных служб предприятия.

Обычно система сопротивляется изменениям, в особенности тем, которые касаются способа ее организации. Организация должна предусматривать построение такой структуры, которая могла бы обеспечить ей способность и желание модифицировать себя, когда это необходимо, и тем самым приблизиться к своим целям.

Важным этапом в процессе построения ОСУ является формирование связей между ее подсистемами.

При этом четко должны формулироваться вид связи, ее содержание, периодичность, материальные носители. Можно выделить четыре вида структурной связи:

• • функциональное руководство (методическое обеспечение);
• • консультирование смежного подразделения;
• • соисполнительство (совместное выполнение работ);
• • функциональное обслуживание (подготовка информации или иная работа смежного подразделения по обеспечению процесса принятия решения).

Определение прав и ответственности в процессе реализации целей тесно связано с предыдущим этапом, детерминирующим процесс установления отношений ответственности между субъектами управленческих отношений. Отношения ответственности между ними реально существуют, если субъекты обладают способностью к обоюдному воздействию на особые интересы друг друга. При разработке стратегии управления основная задача состоит в том, чтобы определить четкий баланс соотношения прав, обязанностей и ответственности как для руководителя любого уровня, так и для каждого специалиста, который наделяется в процессе выполнения функций определенной ответственностью за достижение результатов. При этом, как показывает мировая практика управления, следует шире использовать принцип рационального делегирования полномочий.

В общем случае для реализации данного принципа необходимо всю процедуру решения какой-либо задачи разбить на несколько частей таким образом, чтобы результат каждого частного решения являлся промежуточным результатом решения общей задачи.