Автоматизация при подготовке многостраничных документов

Большинство многостраничных документов имеют не только большой объем, но и сложную структуру. Прежде чем создавать многостраничный документ, следует определить его структуру (план) — разбивку на разделы, графы и параграфы. При определении структуры заголовкам и подзаголовкам назначаются стили разных уровней. Это удобно выполнять в режиме просмотра структуры (вкладка Вид/ группа Режим просмотра документа/пункт Структура) (рис. 7.7).

Рис. 7.7. Панель для работы со структурой.

Если для заголовков и подзаголовков требуется использовать нумерацию, то на вкладке Главная в группе Абзац следует нажать кнопку и выбрать вариант со стилями «Заголовок». Затем перейти в режим просмотра структуры документа и поочередно всем строкам заголовков назначить соответствующие уровни иерархии с помощью соответствующих кнопок: , , " •.

Word 2010 позволяет создать нс более девяти уровней подчиненности заголовков. Стиль «Заголовок 1» находится на самом высоком уровне иерархии, каждый следующий уровень обозначается соответствующим отступом от начала абзаца, а также нумерацией, если она предусмотрена.

При использовании нумерованных заголовков удобным средством является копирование формата: поместить курсор на строку копируемого стиля, дважды щелкнуть на кнопку Формат по образцу и далее щелкать на строки заголовков, к которым следует применить данный стиль.

В ходе работы структура документа (порядок глав) может изменяться. При нахождении в режиме Структура имеется возможность просмотреть общую структуру документа, т. е. отобразить наэкране только заголовки различных уровней (), скрыв блоки текста, показать одни уровни и скрыть другие (, ), переставить местами некоторые блоки текста, относящиеся к определенным уровням (, ), отобразить только первые строки заголовков и текста (), изменить стили и др. Перечисленные действия выполняются в группе Работа со структурой на вкладке Структура, которая появляется при переключении в режим Структура.

Использование стандартных заголовочных стилей позволяет создавать автоматическое оглавление, что облегчает работу с многостраничными документами. Для создания оглавления следует установить курсор в позицию расположения оглавления (обычно это в начале или конце текста), переключиться на вкладку Ссылки и в группе Оглавление выполнить команду Оглавление. Затем выбрать подходящий вид оглавления (автособираемое или ручное), при необходимости внести собственные настройки (указать формат оглавления, уровни заголовков, которые должны войти в оглавление, заполнитель пространства между текстом и номерами страниц и др.).

Чтобы изменения в тексте документа или заголовков, внесенные при последующей работе, отразились в оглавлении, нужно выделить область оглавления, щелчком правой кнопки мыши вызвать контекстное меню и задать команду Обновить поле либо нажать клавишу F9.

При работе с многостраничным документом следует обратить внимание на такие структурные элементы, как перекрестные ссылки, гиперссылки, названия, сноски, закладки, колонтитулы. Также облегчает работу с многостраничными документами наличие номеров страниц.

Перекрестные ссылки применяются при необходимости размещения в тексте ссылок на следующие элементы текста: абзац, заголовок, закладка, сноска, рисунок, таблица, формула и служат для быстрого перехода к нужному элементу документа. Перекрестные ссылки создаются только между элементами одного документа. Для создания перекрестной ссылки нужно обратиться к вкладке Ссылки и в группе Названия выбрать кнопку или использовать следующий путь: вкладка Вставка/группа Ссылки/кнопка Перекрестная ссылка. При создании перекрестной ссылки можно придать ей свойства гиперссылки.

Гиперссылка может указывать на другой файл или веб-страницу, а также использоваться и для создания ссылки внутри документа. Для этого следует предварительно установить закладку, на которую будет осуществлен переход. Закладка указывает на позицию или фрагмент текста, которым присвоено уникальное имя (вкладка Вставка/группа Ссылки/кнопка Закладки), и предназначена для быстроты и удобства навигации по документу. Рациональная система перекрестных ссылок и гиперссылок существенно упрощает работу с многостраничными документами.

Названия — это нумерованные подписи, например Рисунок 1 или Таблица 1, которые добавляются к рисункам, таблицам, формулам и другим объектам. Смысл применения названий в том, что каждый следующий элемент определенной группы (рисунки, таблицы, диаграммы и т. д.) будет автоматически получать порядковый номер (вкладка Ссылки/группа Названия/команда Вставить название).

Сноски предназначены для добавления к тексту комментариев, объяснений, указания источника информации. Сноски бывают обычные (в конце страницы) и концевые (в конце всего текста). Для работы со сносками предназначена группа Сноски на вкладке Ссылки. Для вставки обычной сноски необходимо нажать кнопку Вставить сноску. В том месте, где находился курсор, появится значок сноски, а внизу страницы — горизонтальная разделительная линия и номер сноски. Для вставки концевой сноски следует нажать кнопку Вставить концевую сноску.

Колонтитулы представляют собой одну или несколько строк, помещаемых в начале или конце каждой страницы документа. Как правило, они содержат номера страниц, название глав и параграфов, данные об авторе и т. п. Колонтитулы могут различаться для четных и нечетных страниц, а также для первой страницы и последующих. Использование колонтитулов позволяет лучше ориентироваться в многостраничном документе.

Часто при работе с многостраничными документами необходимо перемещаться, но нему из начала в конец и наоборот. Если текст достаточно велик, то эта процедура занимает много времени. Для быстрого перемещения по тексту используется следующее средство: вкладка Главная/группа Редактирование/пункт Найти/команда Перейти. В появившемся окне пользователь указывает элемент, на который он желает перейти: Страница, Закладка, Раздел, Строка, Примечание, Сноска и др.