Таблицы и диаграммы В ПРЕЗЕНТАЦИИ

Изучив данную главу, вы должны:

• • Знать правила размещения таблиц и диаграмм на слайде; когда лучше разместить таблицу, а когда график; как обеспечить фокус в таблице и в диаграммах;
• • Уметь размещать таблицы и диаграммы на слайдах; обеспечить фокус, акцентировать внимание на главном;
• • Владеть навыками размещения в презентации информации в формате таблиц и диаграмм.

Ученость сама по себе даёт указания чересчур общие, если их не уточнить опытом.

Френсис Бэкон Ранее было показано, что на слайдах информация должна быть выделена достаточно крупно, а текст должен быть сокращенным. Сейчас рассмотрим на конкретных примерах, как можно улучшить подачу материала в таблицах и на диаграммах.

ФОКУС

Как уже отмечалось, основная причина, почему слушателю трудно воспринять слайд, заключается в том, что на слайде очень много информации, много текста или очень большая таблица, объёмный график. На любой конференции случаются такие слайды, с «плотно утрамбованным» содержимым, которые нелегко разобрать и с близкого расстояния. Отсюда следует одна из основных проблем слайда — переизбыток информации, т. е. на нём размешено так много информации, что прочесть, осознать невозможно в силу недостаточности отведённого времени. Вопросу сокращения текста посвящена предыдущая глава.

Другая причина «невоспринимаемость» слайда — информация недостаточно хорошо структурирована, нет фокуса. Докладчик показывает очередной слайд и не понятно, куда смотреть, где главное? Мысль автора не ясна, «глаза разбегаются». Хорошо, если докладчик показывает указкой нужное место на слайде, иначе слушателю трудно сориентироваться и увидеть то, о чем ему рассказывают.

Таблицы Для презентации формат диаграммы предпочтительнее формата таблицы, его легче «обозреть» глазом. Но что делать, если докладчику необходимо показать много данных? Не тенденции, а конкретные значения. Если во время доклада ему нужны цифры, то лучше их свести в таблицу.

Конечно, надо стремиться к тому, чтобы слушатель смог без труда прочитать всю таблицу. Но сделать это не просто, и удаётся далеко не всегда. На показанной слева таблице можно прочитать названия вузов (см. рис. 3.27). Даже в чёрно-белом варианте видно, что выделены три первых вуза и выделен, но по другому — последний^[1]. Этим автор обращает внимание слушателей на определённые данные, а не просто показывает табличку — «Вы сами всё увидите».

Заметим, что более точно таблица называется: «Прогнозный показатель среднего балла ЕГЭ принятых для обучения по очной форме за счет средств федерального бюджета». Но это очень большой текст, на его чтение надо примерно 6,5 секунд, много. Поэтому для презентации использован сокращённый вариант названия: «Прогнозный показатель среднего балла ЕГЭ» (на прочтение потребуется 2 секунды).

Рис. 3.27. Пример таблицы на слайде. Отдельные строки выделены.

Не первый раз предлагается вариант сокращения заголовка. Допустимо ли это в данном случае, передаёт ли краткий вариант смысл в полном объёме? Чтобы ответить на этот вопрос предлагается разбить исходный заголовок (Прогнозный показатель среднего балла ЕГЭ принятых для обучения по очной форме за счет средств федерального бюджета) на смысловые группы и выделить ключевые словосочетания. Это: «прогнозный показатель», «средний балл ЕГЭ», «очная форма», «средства бюджета». Все они есть и в более кратком варианте заголовка (Прогнозный показатель среднего бсьыа ЕГЭ (очная форма, бюджет)), смысл не утерян, а читается легче. Для наглядности показана эта же самая таблица, но с полным заголовком и убрано какое-либо выделение строк (см. рис. 3.28).

Рис. 3.28. Пример таблицы на слайде, строки не выделены.

Названия вузов в таблице приведены в краткой форме, там, где это возможно, вузы очень известны. В отчёте, в печатной статье делать так не стоило бы, лучше дать полные названия. Но на слайдах надо обеспечить краткость и возможность использования более крупного шрифта.

Ещё нагляднее продемонстрировать использование фокуса можно на другом примере. На слайде показан список ведущих вузов мира с указанием их места в основных международных рейтингах.

Про этот слайд нельзя сказать «всё читается легко»^[2], названия вузов прочитать можно, но на это требуются усилия. Названия рейтингов даны в краткой форме, возможно, они не всем понятны, зато читаемы (см. рис. 3.29). Опытный докладчик будет помнить об этом и постарается объяснить, что скрывается за аббревиатурой каждого рейтинга, произнести полное название, рассказать об особенностях.

Рис. 3.29. Пример таблицы с рейтингами вузов, выделены отдельные ячейки

Характер информации таков, что автору необходимо показать именно 10 вузов и именно по трём разным версиям рейтингов, сократить нельзя. И автор, и слушатель понимают, что дать таблицу ббльшим шрифтом не представляется возможным, остаётся только позаботиться о максимальной наглядности и удобстве для слушателей.

В таблице, показанной сверху, выделены ячейки, в которых обозначено первое место по каждой версии рейтинга. Для сравнения показан вариант этой же самой таблицы, с тем же самым заголовком и данными, но в которой не выделено ничего (см. рис. 3.30).

Рис. 3.30. Пример таблицы с рейтингами вузов, ячейки не выделены

Выделенные ячейки (в верхней таблице) позволяют сразу увидеть, что оценки одного и того же вуза различны в различных версиях рейтингов. Можно определить, какие вузы занимают лидирующие позиции (особенно, если докладчик произнесёт их названия), и можно, при желании, увидеть, что, например, Калифорнийский технологический институт (первая строка в таблице) занимает 1-е место по версии рейтинга THE и только 10-е — по версии рейтинга QS.

В рассмотренном примере фокус создан за счёт выделения трёх ключевых ячеек. Без этого таблица была бы невоспринимаемая.

Приведённые примеры таблиц содержат небольшое число строк и столбцов. Это хорошо для презентации, ибо трудно предположить, что докладчик будет рассказывать о сотне разных числовых значений и попросит слушателей их сравнить.

Но ситуации бывают разные. Рассмотрим специальный приём создания слайдов, который можно использовать для иллюстрации большого объёма данных.

В примере (см. рис. 3.31) представлено 76 значений по 13 различным показателям, в каждой строке данные за два года (мы уже приводили этот слайд). Докладчику таблица нужна, там есть необходимые для него цифры. Вопрос только в том, сможет ли он сам быстро найти нужную цифру и показать её указкой.

Рис. 3.31. Пример таблицы с большим объёмом данных.

Правомерен вопрос — это слайд «на выброс»? Не обязательно. Конечно, разглядеть что-то в такой таблице сложно. Однако программа Power Point начиная с версии 2013 г. располагает инструментом «Лупа». Во время доклада можно выделить необходимую зону (группу ячеек) и показать эти ячейки крупно, во весь экран, а потом выделить другую группу ячеек, если нужно, и показать крупно её, тогда проблема снимается. Но лучше готовить данные так, чтобы слушатели могли их увидеть без специальных приложений. В данном случае, наверное, стоило бы разбить таблицу на несколько и показать только те данные, которые обсуждаются в докладе.

Диаграммы Рассмотрим пример гистограммы — слайд, на котором показаны результаты ответов на вопрос: «Как изменилось качество образования в вашем регионе за последний год?» В авторском варианте слайд выглядит так (см. рис. 3.32).

Стоило бы уменьшить картинку и показать слайд того размера, как его увидят слушатели, но в этом нет никакого смысла, надписи сделаны маленьким шрифтом, читать сложно.

Можно предположить, что докладчик скажет о том, что, по мнению респондентов, качество образования никак не изменилось, это самый высокий столбик. Проанализируем другие ответы: слева — распределение ответов тех, кто считает, что улучшилось, справа — тех, кто считает, что ухудшилось, или затруднились с ответом. Рисунок даёт представление о динамике изменения показателей, он работает. Вопрос в том, удобен ли этот рисунок слушателю? И второй вопрос — можно ли его улучшить?

Рис. 3.32. Пример гистограммы, которую трудно воспринимать в презентации

Обратим внимание на очень мелкий заголовок, он сильно прижат к графику, его прочитать сложно, даже в таком несколько увеличенном масштабе (подобная ошибка встречается и на текстовых слайдах). Вторая ошибка показанного слайда также связана с размещением текста. Текст с названиями показателей по горизонтальной оси (он повёрнут по вертикали) читать неудобно, и уж совсем недопустимо, чтобы надписи были развёрнуты в разные стороны. Обратите внимание на слово «Процент» на вертикальной оси и названия показателей по горизонтальной оси. В дальнейшем будет показано, как избавиться от этих ошибок.

Саму гистограмму можно изменить, придать ей большую наглядность. Ведь сейчас, с первого взгляда, мысль автора остается непонятной.

Покажем изменённый вариант данного слайда (рис. 3.33) Этот вариант уже можно разглядывать и анализировать. Легко заметить, что слайд показан в существенно меньшем размере, чем исходный, но основные надписи читаются. Плохо видны только названия показателей по горизонтальной оси. Увы, больше сократить текст не удается. Вынужденно использован шрифт кеглем в 18 пунктов, но и этого мало.^[3]

Рис. 3.33. Пример измененной гистограммы, показанной на рис. 3.32

Размер цифр над столбиками (значения показателя) — 24 пункта. Дополнительные надписи (ухудшилось, улучшилось, сверху над столбиками) — 32 пункта, они хорошо читаются, заголовок — 36 пунктов.

Итак, было отмечено, что первая ошибка — плохо читаемый заголовок в авторском варианте («Как изменилось качество образования в вашем регионе за последний год»). Достаточно полная формулировка. Наверное, точнее было бы указать год исследования, но, возможно, год был указан в начале доклада и слушатели в курсе. В альтернативном варианте заголовок короче почти в два раза: «Изменение качества образования за последний год, %». Он читается быстрее. Обратите внимание на знак процента в заголовке. Здесь он логичнее, и, главное, теперь не нужна вертикальная ось (избыточная информация) и слово «Процент», повернутое вертикально. Частично устранена вторая ошибка. На исходном слайде вертикально были развёрнуты названия показателей по горизонтальной оси. Там написано: «Значительно улучшилось», «Незначительно улучшилось», аналогично для показателя «Ухудшилось». Безусловно, это точные и хорошие формулировки, но занимают слишком много места. Возможное решение проблемы показано на альтернативном графике. Слова «Улучшилось» и «Ухудшилось» вынесены наверх, размещены над соответствующей группой показателей, а снизу, по горизонтальной оси остались только слова «Значительно», «Незначительно». Хоть и мелковато, но размещены горизонтально.

Чтобы добавить наглядности, гистограмма разделена на зоны (они показаны цветом), которые обозначены пунктирными линиями. Вместе с дополнительными надписями («Улучшилось», «Ухудшилось») и суммарными значениями, автор как бы подсказывает слушателю, как надо читать слайд. Удалось создать фокус, поместить акцент на смысловой составляющей.

Подчеркнём роль дополнительных надписей. Казалось бы, парой страниц выше речь шла об избыточности, говорилось о том, что наличие лишней информации мешает чтению слайда, что надо сократить количество слов. А сейчас предлагается добавишь слова на слайд. Но можно ли эту информацию отнести к «лишней». Новые надписи компенсируют недостаточную читаемость горизонтальной оси из-за вынужденно мелкого шрифта и вместе с дополнительными линиями делят слайд на зоны, создают структуру, которая воспринимается с первого взгляда.

Справедливо правило по отношению к диаграммам: надо убрать всё лишнее и добавить недостающее.

Сокращение заголовков, наличие дополнительных надписей и линий может сделать слайды более наглядными и понятными даже без комментария докладчика. Теперь можно не пояснять того, что изображено на графике, а сосредоточиться на интерпретации представленных на слайде результатов.

Рассмотрим другой пример.

На слайде (см. рис. 3.34) обычная гистограмма, но в формате «для презентации». Сверху идёт общий заголовок «Представления <�группы /> и населения о неравенствах доходов уровня жизни, (%)», в презентации несколько слайдов с таким заголовком, далее — подзаголовок, в котором уточняется, какой конкретно вопрос был перед респондентами. Подзаголовок выделен цветом. А сама диаграмма состоит из двух столбиков, по одному для каждой группы населения.^[4]

Рис. 3.34. Пример оформления гистограммы «для презентации»

Вот такая последовательность слайдов¹ (см. рис. 3.35).

Рис. 3.35. Пример последовательности слайдов с однотипными гистограммами

Нетрудно догадаться, что докладчик будет освещать тему неравенства в разных аспектах. На каждом слайде задержится, чтобы показать, как отвечает на вопросы, обозначенные на слайде. У слушателя есть возможность самому сопоставить данные и выслушать их интерпретацию в докладе.

В отчете же, скорее всего, даны не три графика, а один (см. рис. 3.36).

Рис. 3.36. Пример гистограммы, на которой собраны данные, но трём слайдам рис. 3.35

На гистограмме показаны три группы столбиков. «Принцип близости» позволяет очень четко выделить каждую группу и легко сравнить данные между собой.

Почему для презентации мы изменили подход, не дали такой график, а рекомендовали три отдельных слайда?

Обратите внимание, подписи на горизонтальной шкале довольно длинные и почти сливаются. Прочитать в отчете можно, а вот читать с довольно большого расстояния — сложно. Второй аспект. Докладчик будет последовательно рассматривать результаты ответов на каждой вопрос, т. е. переходить от первой группы ко второй, потом к третьей. Но слушатели увидят все три сразу, начнут анализировать сами, хотят они того или нет (если, конечно, сумеют прочитать подписи).

Нельзя не обратить внимание и на другое. Если все столбики размешены на одной диаграмме, на одном слайде, то можно не только сравнить значения в отдельных группах столбиков, но и «охватить глазом» всю картину. В этом преимущество такой диаграммы.

Как же быть? Что надо сделать, если важно и обсудить каждый вид неравенства и дать возможность сравнить «в целом». Наиболее подходящий путь решения проблемы — избыточность.

Вначале идут три «крупных» слайда, три слайда с гистограммой результатов, ответы на один вопрос. А потом комплексная гистограмма, где показаны все три группы. Этот подход лучше, чем сразу показ комплексного графика. Сначала автор расскажет про каждый вид неравенства, даст возможность легко сравнить данные, а потом уже можно показать и все три сразу.

Обратим внимание на дизайн слайда. В чёрно-белом варианте не очень заметно, рекомендуется открыть электронный вариант данного пособия, там слайды показаны в цвете. График, который мы обозначили, как график в отчете, аскетичен, а слайды «украшены», собственно гистограмма дана на затенённой подложке, это эффектно смотрится на экране. Для презентации лучше выбирать «художественные» решения.

• [1] Во время презентации используются цветные слайды, тогда выделение болеезаметно и более эстетично.
• [2] Кегль 18.
• [3] В слайде использовано цветовое выделение разных групп данных. К сожалению, чёрно-белый вариант «скрадывает» это выделение.
• [4] Слайды показаны сильно уменьшенными. Цель — показать, что в презентацииданы несколько похожих слайдов.