Оформление личной карточки работника

После оформления приказа о приеме на работу на каждого принятого работника оформляется личная карточка формы Т-2. Личная карточка является основным документом по учету персонала организации и содержит следующие разделы:

• 1. Общие сведения
• 2. Сведения о воинском учете
• 3. Прием на работу и переводы на другую работу
• 4. Аттестация
• 5. Повышение квалификации
• 6. Профессиональная переподготовка
• 7. Награды (поощрения), почетные звания
• 8. Отпуск
• 9. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством
• 10. Дополнительные сведения
• 11. Основание прекращения трудового договора (увольнения).

Все записи в разделы «Общие сведения» и «Сведения о воинском учете» вносятся на основании документов, предъявленных работником: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, сведения об образовании и т. д. При заполнении пункта «Стаж работы» следует руководствоваться определенными правилами.

Стаж работы рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и других подтверждающих документов. Общий трудовой стаж считается следующим образом:

• 1) из трудовой книжки выписываются даты приемов и даты увольнений;
• 2) складываются отдельно все даты приемов, отдельно — все даты увольнений, получается две суммы — сумма дат приемов и сумма дат увольнений;
• 3) из суммы дат увольнений вычитается сумма дат приемов;
• 4) к полученному числу прибавляется столько дней, сколько было периодов приема-увольнения. Например, в трудовой книжке сотрудника имеются следующие периоды работы:
• 1) 05.09.2011 -14.03.2012
• 2) 20.05.2012;10.11.2012
• 3) 12.11.2012;20.11.2014

Необходимо посчитать общий и непрерывный стаж работы сотрудника. Сложим отдельно даты приемов и даты увольнений.

• 05.09.2011 +20.05.2012+ 12.11.2012 = 37.25.6035
• 14.03.2012 + 10.11.2012 + 20.11.2014 = 44.25.6038

Вычтем из суммы дат увольнений сумму дат приемов:

44.25.6038 — 37.25.6035 = 07.00.0003.

Следует отметить, что если в результате расчета стажа получается отрицательное число дней, то нужно из числа месяцев занять один месяц и прибавить 30 дней к отрицательному числу. Если получается отрицательное число лет, то нужно занять один год из числа лет и прибавить к отрицательному числу 12 месяцев.

К получившемуся числу необходимо прибавить три дня, гак как было три периода приема-увольнения. Получается 10 дней 0 месяцев 3 года. Это значение нужно записать в общий стаж работы.

При расчете непрерывного стажа необходимо учитывать, что если работник был уволен по виновному основанию (прогул, появление на работе в состоянии опьянения и т. д.), то стаж прерывается в любом случае. В остальных случаях следует рассчитать перерывы между увольнением с предыдущего места работы и приемом па новое место работы. Если перерыв равен или составляет менее 21 календарного дня, то непрерывный стаж равен общему. Если в какомто из периодов перерыв между трудоустройством составил более 21 календарного дня, то стаж прерывается и рассчитывается только за последний период непрерывной работы (за период, когда перерывы между трудоустройством составляли менее 21 календарного дня). В рассмотренном примере перерыв между первым и вторым периодами работы составил более 21 календарного дня. Следовательно, непрерывный стаж нужно рассчитывать начиная с 20 мая 2012 года (с начала второго периода трудоустройства). Расчет производится по тем же правилам, что и общий стаж.

• 20.05.2012 + 12.11.2012 = 32.16.4024
• 10.11.2012 + 20.11.2014 = 30.22.4026
• 30.22.4026 — 32.16.4024 = -02.06.0002

При расчете получилось отрицательное число дней. Занимаем один месяц и прибавляем 30 дней к числу дней. Получается 28 дней 5 месяцев 2 года. К этому числу необходимо прибавить еще 2 дня, так как было 2 периода приема-увольнения. Таким образом, непрерывный стаж работника будет равен 30 дням 5 месяцам 2 годам.

Записи в разделах, касающихся назначения, перемещения в должности и увольнения, должны содержать ссылки на номера и даты соответствующих приказов. При увольнении работника в личной карточке помимо даты и номера приказа указываются причины увольнения, статья ТК РФ.

Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в картотеке, составленной по алфавиту. Возможно параллельное ведение карточки в бумажном и электронном виде.