Общие правила оформления управленческих документов

Общие требования к бланкам документов и оформлению документов

В документации различают постоянную и переменную информацию. Переменная информация специфична и подлежит изменению. Постоянная информация присутствует в документах определенной группы и повторяется на каждом бланке. В целях сокращения времени необходимо наносить постоянную информацию на стандартный лист типографским способом.

Бланк — лист бумаги с постоянной информацией, нанесенной типографским способом. Все виды бланков должны отвечать требованиям ГОСТ Р6.30−2003. Бланки изготавливают на листах бумаги стандартных размеров: А4 (210- 297 мм), А5 (135−210 мм), А3 (297−420 мм), А6 (105- 135 мм). Участки листа, предназначенные для размещения переменной информации, отмечаются специальными символами или особой разметкой. Разметка осуществляется двумя способами:

• • центрованный способ — симметрично осевой вертикали с выравниванием строк по правой границе;
• • флаговый способ — от левой границы размещения реквизитов без выравнивания строк.

Бланки должны иметь поля. Поле — это свободное от текста пространство по краям листа размером не менее:

• • с левого и верхнего краев — 20 мм;
• • с правого края — 10 мм;
• • с нижнего края — 20 мм.

При изготовлении бланков следует учитывать следующее;

• 1) проектирование бланков поручают специалисту, знающему требования к содержанию и оформлению бланков;
• 2) размещение реквизитов бланков должно полностью соответствовать требованиям ГОСТ Р6.30−2003 (приложение А);
• 3) готовый образец бланка предоставляется на рассмотрение и утверждение в печать уполномоченному должностному лицу;
• 4) общий тираж издания бланков определяется с учетом совокупной потребности;
• 5) отпечатанные бланки подлежат учету и хранению в соответствии с требованиями;
• 6) наиболее важные бланки ставятся на номерной учет.

В настоящее время в организациях используются следующие виды бланков:

• • общие бланки;
• • бланки писем;
• • бланки конкретного вида документов.

Общий бланк включает в себя: изображение государственного герба или эмблемы организации, наименование организации.

Бланк письма включает в себя реквизиты общего бланка, код организации, справочные данные об организации. На бланк письма наносятся ограничительные отметки для верхних границ зон расположения:

• • даты документа, регистрационного номера документа;
• • указания на место составления документа;
• • сведений об адресате;
• • указания на гриф утверждения документа;
• • текста резолюции;
• • текста заголовка;
• • отметки о контроле;
• • основного текста документа.

Бланк конкретного вида документа включает в себя реквизиты общего бланка и код формы документа. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов достаточной плотности.

Бланки документов допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации.

Вариант бланка с угловым расположением постоянных реквизитов считается более выгодным, поскольку позволяет сэкономить до 20% площади формата. Угловое расположение реквизитов наиболее рационально для оформления писем, так как в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя. Угловое расположение также удобно для документов, которые требуют утверждения, поскольку гриф утверждения тоже располагается в правом верхнем углу.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

• • общий бланк — используется для изготовления любых документов, кроме письма;
• • бланк письма;
• • бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организаций — получателей писем.

Бланки конкретного вида документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов и т. п.) разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит применение большое количество документов данного вида.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.