Применение современных информационных технологий в архивном деле

В результате освоения материалов данной главы студент должен:

знать

• • основные направления применения современных информационных технологий в архивах;
• • основные электронные информационные ресурсы архивной отрасли Российской Федерации;
• • основные тенденции и проблемы информатизации архивного дела в России и в мире;

уметь

• • грамотно пользоваться электронными информационными ресурсами архивов России;
• • самостоятельно определять степень полноты и достоверности различных информационных ресурсов, содержащих сведения об архивах и архивных документах;

владеть

• базовыми навыками использования современных информационных технологий, применяемых в архивном деле.

Появление компьютера, а затем развитие информационных технологий, основанных на все возрастающих возможностях, предоставляемых компьютерной техникой, не могло не оказать влияния и на архивное дело. Современные архивы всего за каких-нибудь четыре — четыре с половиной десятилетия проделали путь от первых попыток применения компьютеров для автоматизации поиска архивных документов до использования широкого спектра компьютерных технологий при комплектовании, учете, обеспечении сохранности документов при создании и совершенствовании системы поисковых средств к архивным документами и фондам и научной информации и использовании документов. Применяются компьютерные технологии и для публикации документов. И, разумеется, без компьютерных технологий сегодня немыслим ни архивный менеджмент, ни текущее делопроизводство и финансово-бухгалтерское обеспечение работы архивов.

Несмотря на то что архивное дело, по определению, отличается известным консерватизмом, современные информационные технологии прочно вошли в жизнь современных архивов. В настоящее время без этих технологий немыслимо практически ни одно из направлений архивной деятельности, а владение этими технологиями стало необходимой частью профессиональной квалификации архивных работников.

Компьютерные технологии стали применяться для создания новых средств информации об архивных документах, а затем и для создания электронных копий этих документов. Появление и распространение принципиально нового вида документации — электронных документов — поставило перед архивами задачи по комплектованию этими документами и их хранению.

Таким образом, в настоящее время основными направлениями применения современных информационных технологий в архивном деле являются:

• — создание электронных справочно-поисковых средств (НСА) к архивным документам;
• — создание системы автоматизированного учета архивных документов;
• — создание электронных копий архивных документов;
• — комплектование архивов электронными документами;
• — обеспечение сохранности электронных документов в архивах;
• — создание электронных средств информации об архивах и средств популяризации архивных документов (виртуальные выставки документов и т. п.);
• — создание электронных публикаций архивных документов.

В Российской Федерации действует комплексная «Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011—2020 гг.», разработанная Федеральным архивным агентством. Этой программой руководствуются государственные архивы России в своей повседневной деятельности по внедрению современных информационных технологий.