Цикл управления в организации

В общем случае процесс управления в организации состоит из выполнения следующих основных функций, которые, периодически повторяясь, образуют цикл управления:

• ? анализ ситуации;
• ? определение целей, выработка и принятие решений;
• ? планирование действий;
• ? руководство мероприятиями;
• ? контроль выполнения принятого решения и реализации планов.

Анализ ситуации — это выделение и связывание друг с другом факторов, характеризующих систему и окружающую ее среду. Его можно определить как сбор, анализ и обобщение данных, описывающих условия функционирования системы, требования вышестоящей инстанции, экономические соображения, возможные случайные воздействия и т. д.

Анализ ситуации — процесс не менее творческий, чем ее разрешение. Умение схватить суть задачи, отделить главное от второстепенного, существенное от несущественного является характерной чертой творческих личностей — менеджеров высшего звена.

Определение целей есть логическое завершение анализа ситуации. Избранные цели сужают границы поиска вариантов и дают критерии для выбора оптимального решения. В общем случае определение целей, выработка и принятие решения заключаются в том, чтобы определить:

• ? цели (результаты), которые должны быть достигнуты, и их относительную значимость;
• ? условия среды, в которой функционирует система, или, другими словами, факторы, которые должны быть учтены, но на которые влиять нельзя (неуправляемые параметры);
• ? возможные способы действия и факторы, на которые можно влиять (управляемые параметры);
• ? критерий выбора наиболее предпочтительного способа действий (критерий оптимальности).

Выбор целей имеет два аспекта. Один аспект связан с определением и оценкой целей, которые должны быть достигнуты. Такое определение сопряжено с оценочными суждениями, и это объясняет второй аспект функции выбора целей. Дело в том, что оценочные суждения, описывающие качество целей, опираются на системы разнородных ценностей, разнородных показателей. Возникает нелегкая проблема установления иерархии ценностей, шкалы приоритетов. Как соизмерить, например, качество и стоимость, сложность и надежность? В этом и заключается искусство менеджера — разрешить труднейшую проблему измерения и сравнения многих разнородных показателей, отвечающих частным целям.

Рассмотрим пример: Пусть разрабатывается комплекс технических средств для шоу-программы. Эффективность комплекса определяется набором экономических, технических и эксплуатационных свойств. Эти свойства, в свою очередь, можно выразить рядом показателей: стоимость разработки, изготовления и эксплуатации, использование недефицитных материалов, возможность модернизации, надежность, помехозащищенность, точность воспроизведения, акустическая зона и т. д. Очевидно, что многие показатели взаимно противоречивы в том смысле, что улучшение одного показателя вызывает ухудшение других. Точно сформулировать, каким должен быть комплекс, выбрать показатели, установить их значимость, определить доминирующие, согласовать выбранные показатели между собой и с реальными возможностями и найти разумный компромисс — в этом и заключается выбор целей, который и проводит менеджер. Отсюда ясна роль менеджера: неправильно выбрать цель — значит неправильно решить задачу постановки художественной программы.

Отправным пунктом при формулировке целей является избранный критерий эффективности. Именно критерий дает исходные посылки для оценки неопределенности, установления значимости отдельных показателей, их согласования между собой, постановки задачи оптимизации и поиска целесообразного решения (т. е. отыскания наилучшего варианта).

Рассмотренный пример показывает, какой высокий уровень знаний, творческих способностей и опыт требуется от менеджера при выборе критерия.

Выбор целей неразрывно связан с выработкой и принятием решения, заключающимися в описании возможных вариантов, прогнозе и анализе результатов на соответствие их поставленным целям и, наконец, в выборе наиболее предпочтительного варианта.

Нельзя принять не только оптимальное, но и просто разумное решение, не учитывая неопределенность или недостоверность некоторых следствий. Эти неопределенности в некоторых случаях можно уменьшить с помощью вероятных суждений об исходах. Значения вероятностей для таких суждений иногда получают объективно — путем сбора и обработки опытных данных, иногда же субъективно — путем интуитивной оценки. Субъективно полученная вероятность есть просто степень уверенности.

Принятие решения является кульминационной точкой всего процесса управления. От принятого решения в конечном счете зависят эффективность всей системы, достижимость цели и ее цена.

По определению план есть намеченный образ действий. Следовательно, планирование означает установление того, что надо делать для выполнения принятого решения, для достижения поставленной цели.

Планирование обладает следующими свойствами:

• ? оно обеспечивает организованные и целенаправленные действия системы;
• ? оно предусматривает трудности и предупреждает задержки в функционировании элементов и системы в целом.

В зависимости от характера решаемых задач — стратегические или тактические — различают и два вида планирования: стратегическое (перспективное) и тактическое (текущее).

Стратегические задачи можно характеризовать тремя особенностями: большим временным диапазоном, большими масштабами и необходимостью определить конечные и промежуточные цели (в тактических задачах они, как правило, известны или задаются извне).

Стратегическую задачу можно расчленить на множество взаимосвязанных тактических задач. Соответственно стратегический план можно разбить на тактические планы. Тактическое планирование ориентировано на достижение промежуточных целей; при этом средства, ресурсы, последовательность, сроки и способы решения задачи определяются детально, и чем ниже уровень тактической задачи в иерархии системы, тем более детально она планируется.

По признаку регулярности действия планы делят на разовые и постоянные. Разовые определяют образ действия для некоторой частной ситуации и исчерпываются, когда цели достигнуты. Постоянные планы применяются повторно с небольшими изменениями или вовсе без них.

Руководство мероприятиями заключается в объединении материальных и людских ресурсов во взаимосвязанную систему, в распределении функций, прав и обязанностей между частями системы таким образом, чтобы обеспечить эффективное управление и достижение поставленных целей. Это, собственно, и есть повседневная работа менеджеров среднего и низшего звена.

За время, необходимое для реализации решения, состояние системы и внешней среды может существенно измениться. Эти изменения приводят к тому, что планы, разработанные даже самым тщательным, оптимальным образом, неизбежно теряют свою эффективность. Поэтому должны быть предусмотрены специальные предупредительные и корректировочные меры. Нет необходимости подчеркивать, насколько это важно в социальной сфере, где ситуация меняется очень быстро, а времени для применения корректирующих мер очень мало.

Контроль выполнения принятого решения обеспечивает функционирование системы в соответствии с принятым решением и намеченным планом. Контроль заключается в периодическом или непрерывном сравнении фактически полученных результатов с запланированными и в корректировке действий.

Таким образом, цикл управления в организационном менеджменте представляет собой последовательные этапы сбора, передачи и переработки большого объема информации. Система управления организации с точки зрения технологии ее функционирования решает три основные задачи. Это сбор и передача информации об управляемом объекте, переработка информации и, наконец, формулирование управляющих воздействий в той или иной форме.