Организация тендеров (конкурсов)

После завершения работ по формированию требований к поставщику можно переходить к работе с потенциальными поставщиками Г10. Существуют различные схемы и правила организации конкурсов и тендеров, которыми можно воспользоваться при выборе компаниипоставщика ПО. Здесь применима следующая схема выбора конкретного поставщика ИС (рис. 19) [17].

Рис. 19. Схема выбора конкретного поставщика ПО

На этапе формирования «длинного списка» поставщиков рассматривается максимально широкий список решений, представленных на рынке. При предварительном отборе систем используются:

• • открытые источники информации;
• • личный опыта участников проектной команды;
• • рекомендации коллег;
• • рекомендации привлеченных консультантов в области ИТ;
• • подготовка и рассылка информационного письма о начале работ по автоматизации, в котором очень кратко дастся описание условий участия в проекте и запрашивается краткая информация о поставщиках.

Открытые источники — эго веб-сайты вендоров, содержащие описание основных характеристик систем, обзоры в профессиональной прессе, презентации и демонстрационные ролики, руководства пользователей и т. д. Отбраковка решений из полного списка происходит на основании небольшого числа критичных требований к ПО и поставщику. Соответствие этим обязательным требованиям является основанием для внесения системы в «длинный список». В отчете по результатам информационного поиска и формированию «длинного списка» желательно указывать не только системы, вошедшие в «длинный список», но и все рассмотренные системы. Важно не только перечислить их, но и указать причину исключения системы из дальнейшего рассмотрения, чтобы предупредить возможные вопросы со стороны руководства.

На этапе формирования «короткого списка» из «длинного списка» поставщиков отбираются те поставщики, которые удовлетворяют расширенному составу критериев выбора решения. Для этого следует разработать и использовать методику проведения экспертизы. В итоге требования к решению окончательно уточняются и систематизируются. Формируется полный список требований, в котором отдельно выделены требования к системе, поставщику и проекту.

Потенциальным поставщикам, перечисленным в списке, высылается запрос на предоставление ими предложения. Разрабатывать запрос начинают еще в самом начале проекта. При получении из длинного и короткого списков поставщиков дополнительной информации о требованиях к решению содержание запроса на предоставление предложения окончательно утверждается. В запросе должны быть отражены:

• • основные сроки, правила и процедуры, контактные данные заказчика;
• • требования к заполнению предложения (указываются для удобства обработки предложений);
• • требования, которым должен соответствовать поставщик решения, свидетельствующие об его «успешности», надежности, соответствии проекту;
• • функциональные требования;
• • нефункциональные требования;
• • требования к информации о сроках и предполагаемой стоимости решения;
• • требования к составу работ по проекту (внедрение системы, обучение сотрудников работе с системой, сопровождение).

В ответ на запрос поставщики высылают свои предложения, таким образом становясь участниками процедуры выбора. Присланные предложения тщательно анализируются и после приведения их к единообразной форме сопоставляются. Чаще всего после обработки предложений «короткий список» поставщиков сокращается до 2−3 решений. Оставшимся в списке поставщикам решений предлагается организовать презентации и тестовые демонстрации ПО на территории поставщика или заказчика. Целей у такого рода демонстраций и референс-визитов несколько:

• • наглядно подтвердить свойства решений, которые заявлены потенциальным поставщиком в предложениях;
• • подтвердить опыт конкретных проектов, указанный в предложениях;
• • продемонстрировать свойства решений, которые не могут быть оценены на основе информации, содержащейся в ответе на запрос (например, удобство пользовательских интерфейсов);
• • оценить способность команды поставщика ПО к взаимодействию с заказчиком;

После уточнения всех важных свойств решения, проведения сравнительного анализа систем и выбора поставщика ПО оформляется отчет о результатах этапа. В отчете должны быть отражены следующие результаты анализа систем:

• • качественная оценка решений — сравнение систем с точки зрения их функциональности;
• • анализ рисков, сопряженных с выбором каждого решения, — вероятность наступления рисковой ситуации и стоимость расходов при наступлении или предупреждении риска;
• • финансовая оценка всех затрат, связанных с выбором каждого решения.

При принятии решения важно соблюсти принцип участия всех заинтересованных лиц, чтобы исключить в дальнейшем при внедрении системы как политические, так и организационные препятствия. Если выбор сделать не удается, то следует получить дополнительную информацию, для чего участникам направляются дополнительные запросы и проводятся новые встречи.

В отчете должно даваться краткое заключение по каждой из рассматриваемых систем. Рекомендуется указать не только выбранного поставщика (победителя конкурса), но и следующего за ним на случай, если возникнут проблемы на заключительном этапе — этапе заключения договора. Заметим, что предварительно может быть подписан договор о неразглашении.

После согласования с поставщиком всех условий поставки договор подписывается, что является окончанием процесса выбора ПО для информационной системы.