Экспонирование архивных документов на выставках

Важную роль в осуществлении архивами их культурно-просветительных функций, а также в пропаганде значения архивов играют документальные выставки.

Чаще всего эти выставки приурочены к общественно значимым юбилейным датам, посвящены актуальным темам, а иногда призваны представить наиболее интересные и ценные документы данного архива.

Широкую известность приобрели выставочные центры Росархива (Федерального архивного агентства) в Москве и в Санкт-Петербурге.

(на базе РГИА). Эти центры обеспечены надлежащими помещениями и современным выставочным оборудованием.

Выставка документов — это художественно оформленная подборка документов и (или) их копий на определенную тему, предназначенная для публичной демонстрации (экспонирования).

На выставках демонстрируются как подлинники, так и копии (муляжи) уникальных документов, а иногда также музейные предметы. Каждый экспонат снабжается аннотацией (этикеткой).

Выставки документов могут быть стационарными и передвижными, экспонироваться в помещениях архива или в других специально оборудованных или приспособленных помещениях.

По времени функционирования выставки документов бывают постоянно действующими или временными.

Зачастую архивы организуют выставки совместно с другими архивами, библиотеками, музеями. С этой целью заключаются специальные договоры. Эти договоры предусматривают обеспечение сохранности документов АФ РФ, музейных предметов Музейного фонда РФ, а также их копий, муляжей и иных экспозиционных материалов, переданных для проведения выставок, монтаж, демонтаж экспозиции, контроль над применением вспомогательных материалов и экспозиционных приемов, с целью исключения повреждения экспонатов. Сохранность архивных документов и музейных предметов обеспечивает также их поединичный учет и страховая оценка. Ответственными за сохранность архивных документов являются организаторы выставки.

При подготовке документальных выставок разрабатываются тематический план (концепция) и тематико-экспозиционный план. На основе тематического плана проводится выявление и отбор архивных документов, иллюстративных и иных материалов. В тематико-экспозиционный план включается аннотированный перечень отобранных для экспонирования архивных документов, иллюстративных и иных материалов, систематизированных в соответствии с разделами выставки с указанием их размеров и порядка размещения на стендах или в витринах. Все отобранные для экспонирования архивные документы и другие материалы аннотируются. К иноязычным материалам при необходимости дается перевод или развернутая аннотация содержания.

При отборе документов для экспонирования учитывается как их содержание, так и экспозиционная выразительность — оформление, разборчивость текста, степень сохранности и т. д. Особенное предпочтение оказывается иллюстративному материалу (фотографиям, рисункам, картам, схемам и т. д.), автографам выдающихся людей, подлинникам важнейших государственных актов.

Кроме документов на выставке могут быть представлены печатные издания, художественные произведения и музейные предметы.

При открытии выставок архивы организуют их презентации, для чего подготавливают пресс-релизы. К открытию выставки нередко издаются буклеты, содержащие предисловие (с кратким описанием состава и содержания выставки), иллюстрации, аннотации публикуемых в качестве иллюстраций материалов.

В настоящее время многие архивы после закрытия выставки размещают ее материалы на сайте. Такие виртуальные выставки существенно расширяют аудиторию пропаганды документов архива и могут быть использованы в учебных и культурно-просветительных целях.