Личное письмо. 
Этика деловых отношений

Есть три вида личных писем, которые необходимо всегда писать от руки. Если только по какой-то причине написать письмо невозможно (например, из-за травмы), тогда можно набрать на компьютере и распечатать на принтере. Этими письмами являются письма с выражением соболезнования, приглашения и ответы на них, благодарственные записки.

В России письма чаще всего пишут на простой белой бумаге или на специальной бумаге для писем с какими-нибудь рисунками, которую можно купить в магазине (крайне неряшливо выглядят письма, написанные на листке, вырванном из тетради). Во многих странах к бумаге для личных писем более трепетное отношение, подчас заказывают личные именные бланки с тиснением, монограммой и гербом.

Бумага в зависимости от качества может стоить довольно дорого, но для ответов на приглашения и для выражения соболезнования стараются использовать именно ее. Принято различать даже мужской и женский бланки для писем — женский обычно меньше по размеру и может быть не только белого, по и кремового, бледно-голубого и других светлых оттенков.

В центре либо в верхнем левом углу листа, как правило, указываются инициалы, имя или адрес с почтовым индексом и номером телефона отправителя.

Обратный адрес следует повторить на бумаге для письма независимо от того, что он указан на конверте, на случай, если конверт выбросят, а письмо сохранят. Обычное место для обратного адреса — правый верхний угол первой страницы письма. После адреса всегда ставят дату написания письма. Если письмо написано на бланке и адрес уже отпечатан на нем тисненым или обычным шрифтом, достаточно только в правом верхнем углу проставить дату письма.

Заключительная часть письма (форма вежливости), так же как и обращение, зависит от близости отношений с адресатом. Лучшее окончание для официального личного письма «Искренне Ваш». Этими словами принято заканчивать письмо к не очень близкому другу, с которым вы давно не встречались. «С любовью», «Любящий» — самые распространенные концовки для дружеских писем. «С благодарностью» — такое выражение ставится в конце письма, если адресат оказал вам какую-либо реальную услугу. В остальных случаях при написании благодарственных писем принято употреблять следующие выражения: «С искренней привязанностью», «С горячей любовью», «Искренне Ваш». Дружеские письма подписывают тем именем, под которым вас знает адресат. Если вы опасаетесь, что адресат не узнает вас по почерку или из текста письма ему будет неясно, кто написал письмо, то поставьте в конце письма свои имя и фамилию полностью, неразборчивая подпись только затруднит ситуацию.

Адрес на конверте, отправляемом за рубеж, пишется не так, как принято в России: сначала пишут фамилию и имя того, кому направлено письмо, затем номер дома и улицу и только потом город, штат и страну (для США очень важен индекс). Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма. Обычно фирмы и организации направляют свою корреспонденцию в конвертах, на которых типографским способом обозначен их адрес. Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз — в левом верхнем углу письма. Письмо складывается таким образом, чтобы адрес получателя просвечивал через окошко конверта. Фамилия адресата пишется с инициалами: первыми пишутся инициалы, а затем — фамилия. Вежливость требует поставить перед инициалами одно из сокращений: «г-ну» (господину), «г-же» (госпоже), или «г-дам» (господам) Эти сокращения не употребляются самостоятельно, без фамилии.

Если у адресата есть титул или звание, то вместо обращения «г-ну» можно их указать, причем такие звания и титулы, как генерал, полковник, профессор или президент, предпочтительно писать полностью, особенно на конверте письма. Во всех западноевропейских странах, так же как и в США, в устном и письменном обращении опускать титулы и звания считается невежливым. Однако писать и говорить «господин + титул или звание + фамилия» принято лишь в Германии. В Англии часто употребляется вежливое обращение «эсквайр», сокращенно «эск.» (Esquire — Esq), например: «Джону Смиту, эск.» .

Причем обращение «эсквайр» никогда не употребляется в совокупности со словом «господин». В США, как правило, следуют английской практике переписки, однако английская форма обращения «эсквайр» не употребляется. В США и Англии, если адресат — замужняя дама, то пишутся имя и фамилия ее мужа, а в адресе писем незамужним дамам всегда должно указываться их имя. Во Франции, так же как и в Англии, дворянский титул адресата всегда указывается в адресе, однако его не принято упоминать в тексте письма.

Искусством составления письма владеют далеко не все. Когда человек пишет письмо, он должен думать не о себе, а о том, кому оно адресовано. Чтобы возникло волшебное ощущение беседы с помощью письма, нужно использовать некоторые приемы, например, употреблять в личных письмах характерные для вашей речи обороты; периодически упоминать имя человека, кому адресовано письмо, это создаст эффект разговора; не стоит думать слишком долго над тем, как именно выразить свою мысль, так создается впечатление, что вы действительно беседуете со своим другом; краткий рассказ намного интереснее долгого «переживания», не стоит об этом забывать.

На полученное письмо по правилам этикета требуется ответить в течение недели. Если письмо получено в присутствии посторонних, его нужно распечатать и мельком взглянуть на текст, оставив внимательное прочтение на потом. Давать адресованное вам письмо другому человеку не принято. Абсолютно недопустимо вскрывать и читать письма, адресованные другому человеку, пусть даже и самому близкому.