Становление экспертизы ценности документов

Бурный рост объемов создаваемых в делопроизводстве документов и количества архивов как в центре, так и на местах грозил учреждениям прямой опасностью бумажного «потопа». Правительство предприняло ряд мер по разгрузке архивов от массива документов, причем зачастую без соблюдения самых элементарных научно-архивных требований.

Были предприняты следующие действия:

• — Передача архивных материалов из того или иного переполненного архива в другие. От этой меры быстро отказались — свободных полок в архивах не было.
• — Перемещение архивных материалов в пустующие помещения. Примером здесь может послужить история размещения документов губернских учреждений Московской губернии. В 1823 г. началось строительство здания для московских губернских учреждений, в нем по генеральному плану отводились помещения и для архивов. Однако московский генерал-губернатор Д. В. Голицын посчитал, что нецелесообразно загружать новое здание ретроспективными документами, и предложил разместить архивы в кремлевских башнях. Правительство проект одобрило, и одной из первых была заполнена Никольская башня у Кремлевской стены. В итоге архивы были разбросаны по восьми помещениям и получили название Московского губернского архива старых дел. Многие дела были обречены на гибель. Когда в конце XIX в. дела из Ильинской башни перемещали в Арсенальную башню Кремля, то на полу обнаружили слой сгнившей бумаги, плесени, мха и грязи высотою более метра.
• — Уничтожение архивных материалов.

В XVIII в. было принято хранить практически все документы, созданные в делопроизводстве. Но в XIX столетии, когда объем создаваемой документации возрос в несколько раз, часть документов необходимо было выделять к уничтожению. К сожалению, процесс уничтожения постепенно высвободился из-под контроля центральной власти и, как следствие этого, приобрел узковедомственный и произвольный характер, не будучи регулируемым никаким общим законом. Именно в этой ситуации необходимо было выработать принципы проведения экспертизы ценности документов.

Порядок определения ценности документов, выявление категорий документов, имеющих научную ценность и справочный характер, а также сроки их хранения устанавливались специальными правилами и инструкциями, которые разрабатывались центральными учреждениями и утверждались верховной властью. Впервые такие правила «О порядке разбора и уничтожения решенных дел» были разработаны в 1836 г. в Военном министерстве. А с начала 1860-х гг. XIX в. его примеру последовали и прочие ведомства: в 1862 г. такие правила утвердило Министерство государственных имуществ, в 1864 г. — Министерство финансов, в 1865 г. — Министерство внутренних дел.

Правила служили министерствам, а также их подведомственным учреждениям руководством при проведении экспертизы ценности документов. Верховная власть, разрешив министерствам самостоятельно проводить экспертизу, вместе с тем вначале ограничила их права, установив единый обязательный для всех учреждений порядок утверждения результатов экспертизы. В соответствии с ним учреждения представляли описи дел, выделенных к уничтожению, в Комитет министров, который, рассмотрев описи, выносил окончательное решение. Утвержденные к уничтожению дела учреждения продавали с аукциона бумажным фабрикантам либо торговцам, секретные — сжигали. Деньги, вырученные от продажи документов, шли на канцелярские нужды, покрытие расходов, а также на награды и пособия чиновникам, которые занимались разборкой документов. Проблема заключалась еще и в том, что инструкции и правила вырабатывались каждым министерством самостоятельно, без какого бы то ни было намека на согласование. В результате разработанные правила зачастую сильно противоречили друг другу. Так, например, инструкция Министерства народного просвещения требовала постоянного хранения всех дел, содержавших сведения о порядке прохождения службы, формулярные и именные списки, дела о производстве в чины и пр. В то же время правила ведомства почт и телеграфов все подобные дела обрекали на уничтожение.

О размерах уничтожения документов в ведомственных архивах можно судить по Министерству юстиции, документальные материалы которого приводились в порядок специальной комиссией во главе с сенатором Репинским. Эта комиссия за три года работы в архиве с 1884 по 1887 г. разобрала 103 836 дел и книг. Из них оставила на хранение 9 939 дел, а 92 439 дел и 1458 книг были проданы как нс представляющие никакой ценности. Ранее, в 1843 г., с разрешения Межевого департамента Сената были проданы как макулатура документы Межевой канцелярии за период с 1765 по 1834 г. общим весом ПО пудов. Выручка с продажи составила 55 рублей серебром. Министерство земледелия и государственных имущсств выделило в 1872 г. к уничтожению 259 316 единиц хранения — в то время этой цифрой было представлено 80 % всего состава архивохранилища.