Технологии управления и система «5S»

Понятие «технология управления» означает определенную последовательность действий, операций и процедур, выполнение которых, в конечном итоге, приводит к достижению необходимого промежуточного и или конечного результата.

Различают технологии управления намечаемые (проектируемые) и фактические, которые отличаются от первых «подстройкой» под конкретные условия и, следовательно, отражают их особенности.

Во второй половине 90-х гг. XX в. некоторые социальные организации начали разрабатывать и использовать стандарты применительно к технологиям управления. Как они действовали?

Прежде всего были «сфотографированы» имеющиеся технологии управления, чтобы иметь представление о реальных процессах (кто, что и как делал) от начальной точки, А до конечной точки Б. Далее эти «фотографии» были превращены в стандарты внутреннего пользования, наличие которых позволило:

• — иметь реальное представление о том, кто, что и как делает;
• — оценивать тем или иным образом качество любой технологии управления по ее составным частям и в целом;
• — разрабатывать и выполнять меры по совершенствованию используемых технологий управления, начиная, в первую очередь, с «узких мест» ;
• — получать так называемый «эффект совершенствования и стандартизации», который имеет различные показатели — сокращение затрат времени; снижение трудоемкости, более эффективное использование помещений, большие удобства для клиентов и др.

Таким образом, чтобы внутриорганизационное управление было более качественным, необходимо (при прочих равных условиях) обладать аналитико-оценочной информацией по используемым управленческим технологиям.

Какие технологии управления в настоящее время считаются передовыми? Какими преимуществами они обладают по сравнению с прежними? Что необходимо практически сделать в данной социальной организации для освоения этих технологий? Что представляют собой перспективные системы и технологии управления?

В принципе, данный круг вопросов и конкретные ответы на них показывают важность технико-технологического и, следовательно, управленческого развития социальных организаций как в целом, так и конкретно.

Российскому стилю управления присущ глобализм, главными результатами которого являются громоздкость и негибкость систем, усложненность процессов и процедур, что в итоге приводит к низким, несвоевременным и некачественным результатам.

Высокоэффективные социальные организации отличаются другим стилем, для которого характерен поиск и применение простых, доступных и, самое главное, мотивационно-стимулирующих систем, обеспечивающих эффект совершенствования.

Например, целый ряд российских организаций, предприятий и учреждений внедрили у себя известную японскую систему «5S», которая является одним из распространенных инструментов, получивших свое название от пяти ключевых слов (понятий), лежащих в ее основе.

• 1. Организация (Seiri — Сейри) — отделить необходимые предметы от ненужных и удалить последние. На рабочем месте должны быть только те предметы, которые необходимы, и только в нужном количестве.
• 2. Порядок (Seiton — Сейтон) — хранить необходимые предметы в четко определенных местах для обеспечения легкого и немедленного доступа и возврата. Непродуктивные действия, такие как хождения, поиски необходимого предмета, «взять — положить обратно» и т. д., должны быть устранены, либо потери рабочего времени свести к минимуму.
• 3. Чистота (Seiso — Сейсо) — содержать рабочие площади в чистоте, а оборудование, инструменты — в идеальном состоянии.
• 4. Стандартизация (Seiketsu — Сейкетсу) — поддерживать организацию труда, порядок и чистоту на систематической основе. Основные аспекты работы должны подлежать стандартизации и контролю.
• 5. Дисциплина (Shitsuke — Сицуке) — неуклонно выполнять установленные (стандартизированные) процедуры. Проблемы должны выявляться и устраняться сразу же после их возникновения, непосредственно в их источнике.

Идеологическое и стимулирующее подкрепление применения системы «5S» позволяет получить прежде всего организационный эффект, выраженный в сэкономленном времени. Перевод этого эффекта в экономический производится путем подсчета среднеарифметической стоимости одного рабочего часа в каждом подразделении и соответствующего умножения на сэкономленное время.