Прикладное программное обеспечение – интегрированный пакет microsoft office

Работа с электронными таблицами Excel

Табличные процессоры для работы с электронными таблицами — это прикладное программное обеспечение общего назначения, используемое для обработки различных данных, представленных в табличной форме. При помощи электронных таблиц можно решать финансовые, экономические, математические и статистические задачи, представляя данные не только в табличном, но и в графическом виде.

Появление электронных таблиц исторически совпало с появлением персональных компьютеров. Первая программа для работы с электронными таблицами была создана в 1979 г., предназначалась для компьютеров типа Apple II и называлась VisiCalc. В 1982 г. был создан табличный процессор Lotus 1−2-3, предназначенный для IBM PC. Популярность табличных процессоров росла очень быстро. Появлялись новые программные продукты этого класса: Multiplan, Quattro Pro, SuperCalc и др. Программный продукт MS Excel 2007, разработанный фирмой Microsoft, является популярным средством для работы с электронными таблицами. Данный программный продукт входит в состав пакета Microsoft Office.

Основные понятия при работе с электронными таблицами

Для запуска MS Excel необходимо выполнить команды ПУСК/?РОГРА?МЫ/?IСRОSОFТ OFFICE 2007/ MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007.

После запуска MS Excel на экране появляется окно (рис. 10.1), состоящее из нескольких элементов интерфейса:

• • строки заголовка, содержащего имя программы, названия файла, стандартных кнопок Windows;
• • строки меню, содержащего пункты главного меню;
• • панелей инструментов с кнопками, состав которых может изменить пользователь с помощью команд меню Вид/ Панели инструментов;
• • строки формул, отображающей вводимую информацию;
• • линеек прокрутки (вертикальной и горизонтальной), позволяющих работать с большими таблицами;
• • строки состояния, отражающей информацию о текущем состоянии и результатах выполняемых операций Excel.

Рис. 10.1. Окно MS Excel.

Кроме главного меню, в Excel действуют так называемые контекстные меню, содержащие наиболее употребляемые команды для работы с ячейками, диаграммами или другими объектами. Контекстное меню активизируется нажатием правой кнопки мыши (или Shift + F10). Для выхода из контекстного меню нужно щелкнуть кнопкой мыши вне его или нажать Esc.

Рабочая книга — это обычный документ или тип файла, создаваемый в Microsoft Excel (расширение файла — .xls или .хlsx). Каждая книга может содержать несколько листов.

Рабочий лист представляет собой сетку из столбцов и строк (рис. 10.2).

Рис. 10.2. Пример рабочего листа.

По умолчанию они называются: Лист 1, Лист 2, и т. д. Эти имена выводятся на ярлычках, расположенных в нижней части окна рабочей книги (рис. 10.3).

Рис. 10.3. Ярлыки листов.

Пользователь может изменить названия листов по своему усмотрению в зависимости от решаемой задачи. Для этого можно вызвать контекстное меню любого ярлыка листа и выбрать команду Переименовать (рис. 10.4) или дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по имени ярлыка и ввести новое имя листа.

Рис. 10.4. Переименование ярлыка листа.

Лист диаграммы — лист, содержащий только диаграмму Microsoft Excel. Диаграмма — это графическое представление данных рабочего листа (рис. 10.5).

Рис. 10.5. Пример диаграммы.

Ячейка — минимальная информационная единица (рис. 10.6). Она может содержать разные типы данных (текст, числа, даты и т. п.), но внутри одной ячейки могут храниться данные только одного типа.

Ячейки могут находиться в двух состояниях:

• • активная или выделенная ячейка (можно выделить блок ячеек); адрес активной ячейки отражается в поле имени (см. рис. 10.1);
• • редактируемая ячейка (может быть только одна в определенный момент времени).

Рис. 10.6. Пример ячейки.

В состоянии редактирования можно изменять содержимое ячейки, добавлять или удалять данные. Для активной ячейки можно задавать формат — высоту/ширину, выравнивание, цвет, границы и т. п. Для перехода в состояние редактирования ячейки необходимо выполнить двойной щелчок левой кнопкой мыши на ячейке или нажать клавишу F2. Не все команды, доступные для активных ячеек, выполнимы для ячеек в состоянии редактирования (например, форматирование данных ячейки).

Каждая ячейка образуется пересечением строки и столбца и имеет свой уникальный адрес (ссылку). Так, ячейка, находящаяся на пересечении столбца С и строки 4, имеет адрес С4. Адреса используются при записи формул или обращении к ячейкам.

Ячейке (или блоку ячеек) можно присвоить имя. Имя блока — непрерывная последовательность символов, соответствующая следующим ограничениям:

• • первый символ имени блока — буква или символ подчеркивания;
• • имя блока отличается от ссылок на ячейки рабочего листа;
• • запрещены пробелы и специальные символы в имени блока;
• • максимальная длина имени — 255 символов;
• • строчные и прописные буквы в именах блоков не различаются.

Неразрешенными именами блоков являются, например:

А10 (имя блока совпадает с адресом ячейки на текущем листе);

Лист!$А$ 10 (имя блока совпадает с адресом ячейки на другом листе рабочей книги);

10ASD (имя блока начинается не с буквы);

ASD% (имя блока содержит один из специальных символов); и др.

Создать именованный блок ячеек одного листа можно при помощи ДИСПЕТЧЕРА ИМЕН панели инструментов ФОРМУЛЫ тремя способами (рис. 10.7).

Рис. 10.7. Панель инструментов ФОРМУЛЫ.

Способ 1 (без использования команд меню).

• 1. Выделить диапазон ячеек.
• 2. Ввести имя блока в окне имен (слева от символа Ў в строке формул).
• 3. Нажать Enter.

Способ 2 (предварительное выделение диапазона ячеек):

• 1. Выделить диапазон ячеек.
• 2. Выполнить команду Присвоить имя.
• 3. Ввести имя создаваемого блока ячеек в поле ввода Имя.
• 4. Нажать ОК.

Способ 3 (блок ячеек только одного столбца или только одной строки):

• 1. Выделить диапазон ячеек столбца (строки), включая в выделение ячейку, содержащую название столбца (строки).
• 2. Выполнить команду Создать из выделенного фрагмента.
• 3. Указать в окне По тексту: для выделенного столбца — «в строке выше/ниже»; для выделенной строки — «в столбце слева/справа» .
• 4. Нажать ОК.

При удалении имени диапазона ячеек содержимое ячеек электронной таблицы, входящих в диапазон, не стирается. При выделении диапазона и нажатии клавиши Del удаляется содержимое незащищенных ячеек.