Теоретические аспекты оформления трудовых книжек

Оформление трудовых книжек

Трудовая книжка по-прежнему является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. От того, насколько грамотно и аккуратно она заполнена, зависит, возникнут ли у человека проблемы на новом месте работы или с оформлением пенсии.

Трудовая книжка является основным, документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Порядок ведения трудовых книжек регулируется ст. 66 ТК РФ, Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.03 № 69. В данной Инструкции во многом сохранились положения, предусмотренные ранее действовавшей. Вместе с тем имеются и новшества, одно из которых состоит в том, что теперь не допускаются никакие сокращения. Так, например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение, «пер.» вместо «переведен» и т. п.

Согласно указанным нормативным правовым актам работодатель (за исключением работодателей физических лиц) обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной. Работодатель — физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Запись о приеме на работу — это начало заполнения содержательной часта трудовой книжки в данной организации. В дальнейшем в трудовую книжку должны вноситься дополнительные сведения, отражающие специфику трудовой деятельности работника и происходящие в организации изменения. Внесение всех необходимых записей, т. е. ведение трудовой книжки, регламентировано Инструкцией, однако нередко вызывает трудности у практиков и сопровождается многочисленными ошибками.

Одной из наиболее распространенных ошибок является отсутствие в трудовых книжках следующих сведений: — о присвоении рабочему нового разряда или об установлении второй и последующих профессий; - о выполнении работ по вновь установленной профессии; - о работе в составе специализированной или комплексной бригады с одновременным указанием совмещения нескольких профессий; - о переводе работника на другую постоянную работу.

Эта информация должна быть внесена в трудовую книжку в том же порядке, что и сведения о приеме на работу.

Другой серьезной ошибкой является отсутствие информации об изменении наименования организации, структурного подразделения или должности. Записи об этих изменениях вносятся отдельной строкой в графе 3 на основании свидетельств о регистрации, приказов вышестоящих организаций или приказов руководителя данной организации.

По желанию работника в трудовую книжку может быть внесена запись о его работе по совместительству (ч.5 ст. 66 ТК РФ). Запись о работе по совместительству вносится по основному месту работы на основании соответствующей справки.

Студентам, учащимся, аспирантам и клиническим ординаторам, имеющим трудовые книжки, учебное заведение (научное учреждение) вносит записи о времени обучения на дневных отделениях (в т. ч. подготовительных) высших и средних специальных учебных заведений.

Основанием для таких записей являются приказы учебного заведения (научного учреждения) о зачислении на учебу и об отчислении из числа студентов, учащихся, аспирантов, клинических ординаторов. Период прохождения указанными лицами производственной практики и выполнение научно-исследовательской хоздоговорной тематики подтверждается соответствующими справками с указанием специальности, квалификации, должности и времени работы. На основании этих справок, являющихся документами строгой отчетности и подлежащих хранению в личных делах, в трудовую книжку вносятся сведения о работе в период практики или о выполнении научно-исследовательских работ (п. 2.15 Инструкции).

Студентам, учащимся, аспирантам и клиническим ординаторам, ранее не работавшим и не имеющим трудовые книжки, сведения о производственной практике и выполнении научно-исследовательских работ вносятся на основании представленных справок теми организациями и предприятиями, где они в дальнейшем будут работать (п. 2.16 Инструкции).

Трудовые книжки в ряде случаев должны содержать дополнительные записи, отражающие особенности работы в отдельных отраслях народного хозяйства, например, сезонные работы. Работникам, занятым на сезонных работах в тех отраслях народного хозяйства, где действующим законодательством допускается суммирование периодов сезонной работы и сохранение непрерывного трудового стажа при возвращении в установленный срок на сезонную работу после, межсезонного перерыва, в графе 3 раздела «Сведения о работе» записывается: «Непрерывный стаж работы сохраняется». При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа для назначения пособий по государственному социальному страхованию в трудовую книжку по последнему месту работы в графе 3 записывают: «Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца и года» (п. 2.18 Инструкции).

Раздел трудовой книжки «Сведения о работе» заканчивается записью об увольнении работника. Причина увольнения, указанная в трудовой книжке, должна точно соответствовать формулировкам статей ТК РФ и содержать ссылки на эти статьи и их пункты. При внесении записи об увольнении в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 — дата увольнения (дата последнего дня работы), в графе 3 — причина увольнения, в графе 4 -основание внесения записи (дата и номер приказа).

После внесения сведений об увольнении все записи о работе в данной организации заверяются подписью руководителя или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью отдела кадров.

Отсутствие состава удостоверения (подписи, печати или того и другого) после записи об увольнении лишает юридической силы всю систему записей о работе гражданина в данной организации. Незаверенная информация о трудовой деятельности потребует в дальнейшем специального подтверждения с помощью архивных справок или судебных решений на основе свидетельских показаний.