Введение. 
Теоретические разработки по совершенствованию делопроизводства в России в XIX веке (Н.В. Варадинов, В. Вельдбрехт)

В Главе 1 я расскажу о рационализации в сфере делопроизводства конец XIX начало XX веков, о том, как его улучшали. Я постараюсь рассмотреть все изменения, которые происходили в сфере делопроизводства, а именно что касается: форм документов, видовой состав и регистрация документов, появление новых средств связи и т. д. Появляются письмовники — сборники образцов документов. Эти сборники давали полное руководство о порядке производства дел в присутственных местах с описанием «обряда делопроизводства» и приложением форм документов, предназначались кругу чиновников и частных лиц, которым приходится обращаться в государственные учреждения. В середине XIX века появляются работы не только обобщающие практику делопроизводства, но и начинающие разрабатывать его теорию. К этим работам, прежде всего относятся сочинения Н. В. Варадинова и В. Вельбрехта, о которых пойдёт речь во Главе 2.

Рационализация в сфере делопроизводства в России конец XIX начало XX веков

На протяжении всего XIX и начала XX веков осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. Благодаря принятой в то время системе кодификации законодательства в Сводах законов Российской империи достаточно легко получить подробные сведения о законодательной регламентации делопроизводства учреждений любого уровня. Своды законов начинают издаваться с 1832 года. Затем, пополняясь новыми узаконениями, переиздаются в 1842, 1857 и последующие годы. Первые два тома Сводов содержат узаконения, касающиеся верховной власти, деятельности высших, центральных и местных (губернских, уездных) учреждений, включая их делопроизводство. Свод законов российской империи 1832 г. т.1., ч.1. делопроизводство канцелярский варадинов Серьезные изменения в системе управления, соответствующая перестройка системы документирования деятельности новых учреждений привели к изменениям формы документа. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав реквизитов бланка включается наименование учреждения, наименования структурных подразделений, отражающие место подразделения — автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол) Соколова А. Н. О создании русской традиционной формы документа. // Труды ВНИИДАД. — М.: ВНИИДАД, 1974 — Т.5 — Ч.1 — С. 206 — 236. Дата документа также включается в состав реквизитов бланка, как и регистрационный индекс документа. Занимает свое указанное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка, (в современных документах мы наблюдаем почти-то же самое). Появляется и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита «Ссылка на дату и номер входящего документа»), которая не имеет пока унифицированного вида и может выглядеть по-разному: «Ответ на №…» или: «От такого-то» и т. п. Литвак Б. Г. О закономерностях эволюции делопроизводственной документации в XIX веке. // Проблемы источниковедения истории СССР и специальных исторических дисциплин. — М.: Наука, 1984 — С. 52.

Приобретает устойчивый вид и реквизит «Адресат», появившийся еще в XVIII века в коллежском делопроизводстве, — это указание должности лица в дательном падеже или наименование присутственного места. Получает определенную форму удостоверение документа: подписи и скрепы на документе включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись.

Разумеется, расширялся видовой состав документации, увеличивались ее объемы, более четко регламентировались основные делопроизводственные процессы, постепенно складывался видовой состав документов, необходимых для выполнения определенных управленческих действий, унифицировались формы документов.

Научно-технический прогресс в XIX веке вторгается и в сферу управления, меняя стиль работы канцелярии. Он привел к появлению новых средств связи (телеграф, телефон), иных средств документирования (пишущие машины, множительная техника, фотография, кино). Произошло расширение спектра способов документирования и соответственно видов и разновидностей документов (телеграммы, телефонограммы, стенограммы и т. д.). Как я уже говорила, появление телеграфа вызвало к жизни новый вид переписки телеграммы, которые очень быстро сделались массовыми документами; изобретение телефона привело к появлению телефонограмм — письменной записи переданного по телефону сообщения. Появление пишущих машинок ускорило все письменные работы канцелярии, позволило одновременно изготавливать несколько копий документов, существенно сократив объем рукописных работ. Кроме того, машинописный текст приобрел более компактную форму, за счет чего сократился объем документов в учреждениях. Вялова Л. М. К вопросу об эволюции формы управленческого документа (на примере документов центральных органов управления России в XVI — нач. XX в.) // Труды ВНИИДАД. М.: Главархив СССР, 1986. С. 28−34. В этих обстоятельствах отдельные организации и учреждения обратились к методике саморационализации делопроизводства. К работе управленческого аппарата предъявляются требования большей оперативности, которая может быть достигнута только за счет более быстрой обработки и доставки документов, более тщательного их анализа и сбора информации, необходимой для решения вопросов, и более качественного и быстрого составления документов. Сложившиеся в начале XIX века формы и методы делопроизводства вошли в противоречие с быстро меняющейся ситуацией в сфере управления в условиях научно-технического прогресса и социальных изменений. Уровень развития государства требовал адекватной системы делопроизводства.

В конце XIX — начале XX веков всё большее внимание обращается систему регистрации, на необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Илюшенко М. П., Регистрация документов в России (XVI — н. XX века) /№ 2, 2008. Эта идея в корне противоречила идее, заложенной в «Общем учреждении министерств», в соответствии с которым создавалось множество пунктов регистрации документов в учреждении. Общее учреждение министерств // Полное собрание законов Российской империи. Собрание 1. Т. 31. № 24 686. Законом «Общее учреждение министерств» был строго регламентирован порядок прохождения документа по инстанции. В каждой инстанции входящие и исходящие документы должны были регистрироваться в журналах: общих в канцелярии и департаментах и частных в отделениях канцелярии и департаментах. Общие и частные журналы состояли из трех частей:

• 1) для регистрации документов верховной власти;
• 2) текущих документов;
• 3) секретных документов.

Кроме того, законом были определены полномочия и обязанности должностных лиц разных рангов по работе с документами на всех стадиях их прохождения. По срокам исполнения документы делились на три категории: «текущие», «чрезвычайные» и «не терпящие времени». Текущие дела — поступавшие на общих основаниях в соответствии с установленным порядком (донесения, ведомости, представления, переписка и др.). Чрезвычайные дела, для их решения требовалось принятие новых постановлений, или дела по обнаруженным злоупотреблениям; дела, «не терпящие времени», или срочные. Это, безусловно, зависело от важности документа. Дела, решаемые в департаментах, делились в свою очередь на три категории: неотложные; не терпящие времени; обычные.

Большая работа по упрощению делопроизводства велась в отдельных ведомствах, в частности военном, где в 1911 года «Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» введена система упрощенного делопроизводства. Марков И. Всеобщий стряпчий или поверенный показующий формы, примеры и обряды, как на какой бумаге пишутся или следует писать и прочее. — Спб., 1820— 1821; Положение упрощало технику переписки, сокращало количество служебных документов. Для письменных взаимоотношений чиновников военного ведомства устанавливалось три вида документов — рапорт, предписание, отношение. Регламентировались случаи обмена телеграфными сообщениями, установлены четкие значения надписей, ограничивавших доступ к документам: «секретно», «не подлежит оглашению», «спешно» и др. В положении устанавливался порядок применения пишущих машинок для изготовления документов, гектографов для копирования и других технических приспособлений, ускоряющих делопроизводственную обработку документов. Инструкциями было установлено, на какой бумаге какие документы писать. Так, все документы канцелярского делопроизводства составлялись на простой бумаге. Прошения, жалобы, отзывы писались на гербовой бумаге. Чиновники должны были строго соблюдать правила использования бумаги для составления того или иного документа.

Однако работа по совершенствованию делопроизводства в военном ведомстве из-за начавшейся вскоре Первой мировой войны не была заимствована другими министерствами и ведомствами царской России, а происшедший в 1917 году социально-политический переворот — сначала Февральская буржуазно-демократическая, затем Октябрьская социалистическая революции привели к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но зарождался на принципиально новых основах.

Особенностью организации делопроизводства в этот период являлась не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе и работ теоретического характера. Большое значение в этот период имели письмовники — сборники образцов документов. Конькова А. Ю. Письмовники XIX века как руководство к составлению деловых писем и бумаг. — Секретарское дело. 1997, № 3 Первые такие сборники появляются уже во второй половине XVIII века, а с конца XVIII — начала XIX века начинают издаваться регулярно. Известно более ста таких сборников, изданных до 1917 года.

Цель издания сборников образцов документов — дать полное руководство о порядке производства дел в присутственных местах с описанием «обряда делопроизводства» и приложением форм документов. Предназначались такие сборники самому широкому кругу чиновников и частных лиц, которым приходится обращаться в государственные учреждения. В конце XIX века появляются специальные периодические издания для работников служб делопроизводства. Так, с 1884 года выходили специальные журналы «Вестник контор и канцелярий», «Бюллетень конторщика», «Машинопись», «Стенография».