Исследование организационного механизма управления взаимоотношения с поставщиками

Руководит процессом управления взаимоотношениями с поставщиками на предприятии ОАО «Ламзурь» отдел материально-технического снабжения, в рамках процесса «Закупки и верификация закупок». Основной целью процесса «Закупки и верификация закупок», является обеспечение производства материалами (сырье, тара, упаковка) и вспомогательными материалами (комплектующие и пр.). Руководство высшего уровня организации обеспечивает проведение процесса закупок с учётом влияния закупаемых материальных ресурсов на последующее создание и выпуск готовой продукции. Управление поставщиками и закупленной продукцией осуществляется на основе информации о закупках и верификации закупленной продукции. Руководитель процесса анализирует регистрации — документированные записи результатов оценивания и выбора поставщиков и закупаемой продукции в соответствии с требованиями к материалам.

Достижение цели обеспечивается решением следующих задач:

• — выбор поставщиков;
• — заключение договоров на поставку материалов;
• -установление наличия сопроводительной документации, удостоверяющей качество материалов (сертификат качества или паспорт) на поступившие материальные ресурсы;
• — проведение входного контроля работ по подтверждению качества материалов;
• — своевременное оформление и предъявление претензий на материал, не соответствующий требованиям нормативно-технической документации.

Планирование сроков и объемов поступления материальных ресурсов проводится в соответствии с утвержденными планами разработки и производства изделий.

На основании полученных заявок и проведенных расчетов отдел материально-технического снабжения составляет план закупок сырья и план закупок материалов (тара, упаковка, ГСМ), выбирает поставщиков, готовит преддоговорную документацию.

Проекты договоров на поставку материалов отдел материально-технического снабжения получает от поставщиков.

В договоры на поставку должны быть включены следующие данные и требования:

• 1) описание закупаемой продукции, включая наименование, обозначение, технические условия, стандарт;
• 2) тип и сортность материальных ресурсов;
• 3) требования к системе качества поставщика;
• 4) порядок рассмотрения выявленных несоответствий, условия компенсации и возмещения ущерба при поставке несоответствующей продукции;
• 5) требования к упаковке, хранению, отправке и транспортировке;
• 6) цены, объемы и сроки поставки материальных ресурсов;
• 7) вид и обозначение поставочной (сопроводительной) документации;
• 8) возможные дополнительные требования, вытекающие из условий производства или разработок.

Выбор квалифицированных поставщиков проводится на основе оценки их способности и возможностей обеспечить технический уровень и качество поставляемых материальных ресурсов по минимальным ценам; поставку в требуемых объемах и в заданные сроки, а также заинтересованности обеспечить соблюдение этих требований.

Оценка способностей поставщика проводится на основе данных о сертификации системы менеджмента качества поставщика, заключений центральной производственной лаборатории о предоставленных образцах материалов, качества поставляемых материалов, а также опыта сотрудничества с данным поставщиком и его репутации у других потребителей.

Выбор поставщиков осуществляет отдел материально-технического снабжения.

Порядок выбора поставщика в зависимости от конкретных условий включает следующие стадии:

• — предварительный анализ (оценку) возможностей организаций-поставщиков продукции с целью выявления потенциального поставщика (поставщиков);
• — непосредственную оценку возможностей потенциального поставщика стабильно выпускать продукцию требуемого качества (на предконтрактной стадии).

Предварительная оценка возможностей поставщика включает анализ:

• — состояния отечественного и зарубежного рынков продукции, в т. ч. информации об объемах продаж, ценах, уровне качества и конкурентоспособности продукции потенциальных поставщиков (работа выполняется в ходе маркетинговых исследований);
• — опыта работы и результатов оценки деятельности потенциальных поставщиков при аналогичных поставках;
• — зарегистрированных данных о качестве продукции, в том числе из сферы ее применения и эксплуатации, накопленных потенциальным поставщиком.

При выборе (замене) поставщиков особо критичных для производства конечной продукции, видов материалов и (или) поставщиков новых, перспективных для использования потребителем, материалов в качестве предварительной оценки могут быть также использованы результаты:

• — оценки потребителем качества продукции при ее опробовании в производстве (по выборочной поставке от партии, которая планируется к поставке);
• — испытаний материалов по программам, отражающим специфические требования потребителя;
• — сравнительных испытаний аналогичных материалов нескольких поставщиков.

Оценка СМК поставщика (или ее отдельных элементов) проводится в отношении обеспечения качества каждого конкретного вида предполагаемой к поставке продукции.

Процедура оценки СМК имеет конфиденциальный характер и ее результаты не могут быть использованы сторонами во взаимоотношениях с третьей стороной.

Оценка возможностей поставщика, в т. ч. его СМК, может проводиться специальной комиссией, утвержденной генеральным директором организации. Состав комиссии формируют из специалистов организации с учетом их квалификации в вопросах качества предполагаемых к поставке видов продукции и особенностей производства поставщика. При необходимости в состав комиссии на договорной основе могут быть включены специалисты сторонних организаций.

Ответственность за выполнение работ по выбору поставщиков возлагается на начальника отдела материально-технического снабжения.

Отдел материально-технического снабжения ежегодно, на основе выбора, составляет и утверждает у Генерального директора реестр приемлемых поставщиков.

Принимать и учитывать допускаются материалы, поступившие в организацию с сопроводительной документацией.

Сопроводительная документация должна содержать:

• -сведения о наименовании материала, марке, группе, классе, категории, номере партии, точности изготовления, сортности;
• — нормативная документация;
• — количество мест, вес, метраж;
• — наименование организации-изготовителя;
• — сведения о качестве материала, подпись и (или) штамп отдела технического контроля организации-изготовителя.

Все материальные ресурсы, поступающие для использования в разработках и в производстве, принимаются на соответствующие склады сырья и материалов организации. Приемку материальных ресурсов осуществляют кладовщики складов сырья и материалов.

Приемка материальных ресурсов по качеству и комплектности производится в точном соответствии со стандартами, техническими условиями поставки (если оговорены договором), другими обязательными для сторон правилами, а также по сопроводительным документам, удостоверяющим качество и комплектность поставляемой продукции (сертификат, удостоверение о качестве и т. п.).

При обнаружении несоответствия качества, комплектности, маркировки, поступивших материальных ресурсов, тары или упаковки требованиям стандартов, технических условий, чертежам, образцам (эталонам), договору, либо данным, указанным в маркировке и сопроводительных документах, удостоверяющих качество продукции, приемка материальных ресурсов приостанавливается. Материальные ресурсы изолируются для предотвращения их смешивания или непреднамеренного использования до решения вопроса об их использовании или рекламировании.

При невозможности определить качество поступающих материальных ресурсов на входном контроле, а также с целью определения технологичности материальных ресурсов, проводится производственное опробование материальных ресурсов.

На материальные ресурсы, не соответствующего качества, составляется рекламационный акт и они возвращаются поставщику.

При поступлении материалов, подлежащих входному контролю, в организацию, работник отдела материально-технического снабжения информирует работника центральной производственной лаборатории о поступлении материала и предъявляет сопроводительные документы, удостоверяющие их качество (сертификат качества или паспорт). Материалы могут быть использованы в производстве только при положительном заключении проводимой верификации материалов.

В адрес организации поставщика отдел материально-технического снабжения направляет информацию о несоответствии материала требованиям нормативной документации.

В случае невозможности использования материала, начальник отдела материально-технического снабжения в течение 24 часов после выявления несоответствия поступившего материала в соответствии с требованиями должен вызвать представителя поставщика материала для проведения совместного анализа, если иной порядок не предусмотрен договором.

Несоответствующий материал запускать в производство запрещается, он должен храниться отдельно до прибытия представителя поставщика данного материала. Ответственность за сохранность забракованного материала несет начальник службы складского хозяйства и внутренних перевозок или руководитель производственного цеха (в зависимости от места выгрузки материала).

На некачественный материал отдел материально-технического снабжения подготавливает всю необходимую документацию для составления претензии и передает ее в юридический отдел. Претензию, составленную юридическим отделом, работник материально-технического снабжения направляет поставщику.

К претензии должны быть приложены:

• — акт приемки материала по качеству (оригинал), подготовленный центральной производственной лабораторией;
• — копия письма — вызова представителя поставщика;
• — копия ответа на письмо — вызов (если он получен);
• — счет на убытки потребителя (если таковые имеются);
• — копии счета-фактуры и накладной поставщика.

На основании претензии несоответствующий материал отдел материально-технического снабжения возвращает частично или полностью для замены поставщику в течение пяти рабочих дней после составления акта подготовленного входного контроля и не позднее 30 рабочих дней с момента поступления материала.

Сертификаты качества и паспорта от поставщиков на поступающие материалы хранятся в центральной производственной лаборатории до полного использования завезенной партии материала.

Копии результатов анализов (заключений) центральной производственной лаборатории хранит начальник отдела материально-технического снабжения.

Для организации работ по качеству и ведению журнала записей «Закупки и верификация закупок» приказом по организации назначается ответственный за качество. В обязанности ответственного за качество процесса входит:

• — сбор, обобщение данных по качеству;
• — ведение журнала записей, документации СМК;
• — представление данных руководителю процесса, смежным процессам и процедуре «Управление записями».

Руководитель процесса, предоставляющего данные по качеству, несет ответственность за их достоверность и своевременность представления.

Таким образом, всё сырьё, поступающее на фабрику, снабжено сертификатами соответствия, гигиеническими сертификатами, качественными удостоверениями. Лаборатория ОАО «Ламзурь» осуществляет входящий контроль сырья и вспомогательных материалов. Технологи осуществляют контроль за соблюдением требований на всех стадиях технологического процесса. Функция обеспечения производства необходимыми материально-техническими средствами возложена на отдел снабжения. В выборе поставщиков сотрудники отдела ориентируются на качество предлагаемого сырья и материалов, цену, сроки поставок, условия оплаты.