Подготовка и проведение переговоров

Подготовка к переговорам обычно делится на три этапа: на первом этапе следует собрать всю необходимую информацию, разобраться в стоящих перед участниками задачах, определить пути решения. На втором этапе следует обдумать различные варианты ведения переговоров и выбрать самый приемлемый. На третьем этапе необходимо выявить различия в подходах к обсуждаемым проблемам и попробовать в них разобраться.

Практика показывает, что при планировании переговоров важно представлять возможную реакцию партнера на Ваши предложения и учитывать его собственные ожидания от этих переговоров. Поэтому план должен быть достаточно гибким, но предусматривающим получение ответа на все интересующие Вас вопросы. Известно, что непредвиденная ситуация может привести к срыву переговоров. Избежать этого можно только заблаговременной подготовкой альтернативных предложений.

Любые переговоры должны быть ограничены по времени. Крайне неблагоприятное впечатление оставляют нелимитированные по продолжительности переговоры. Они свидетельствуют о неподготовленности и формальном отношении к ним инициатора переговоров, о его профессиональной неподготовленности и неспособности принимать ответственные решения, о неуважении к своему партнеру.

Одним из не приемлемых условий контактов с представителем других организаций (фирм) является предварительная договоренность о времени и месте встречи. Переговоры не всегда проводятся в служебных помещениях. Встречи с деловыми партнерами, носящие неофициальный характер, возможны в театре, кафе, на спортивном мероприятие, на пикнике и т. д. Переговоры в неофициальной обстановке требуют особенной, тщательной подготовки. Желательно не иметь при себе ни плана переговоров, ни документов подкрепляющих ваши аргументы. Не исключено, что свидетелями могут оказаться представители конкурирующих фирм.

План переговоров должен содержать:

• — место, дату и время встречи;
• — состав участников;
• — вопросы для обсуждения;
• — альтернативы на случай контрпредложений;
• — ответственного за подготовку справочных материалов (образцы товаров, каталогов, рекламы);
• — ответственного за встречу, проводы представителей;
• — ответственного за организацию угощения в ходе переговоров;

При подготовке переговоров важнейшее значение имеет правильный выбор языка общения. Если деловые партнеры свободно владеют одним и тем же языком, то проблем не возникнет. Если языковая среда различна, то, как правило, переговоры ведутся на языке принимающей стороны с участием переводчика. Многие намеренно скрывают знания языка, для того чтобы другая сторона, думающая что их не понимают, может произнести фразу или реплику, которая может дать полезную информацию или повлиять на ход решения.