Учет товарных запасов в торговле

Документальное оформление товарных операций в торговле

Документальное оформление поступления товаров зависит от способа их доставки, вида используемого транспорта, места их приемки, используемых форм расчетов и других условий хозяйственных договоров.

На оптовые склады товары поступают от организаций-изготовителей, посредников, зарубежных организаций. Доставка товаров осуществляется железнодорожным и автомобильным транспортом. По договору поставщик может осуществлять централизованный завоз товаров на оптовый склад или транзитом покупателю. Оптовая организация может осуществлять самовывоз товаров от поставщика своим или привлеченным транспортом.

Договорные отношения ЧТУП «Профото» с поставщиками устанавливаются в соответствии с Гражданским кодексом Республики Беларусь, Положением о поставках товаров в Республике Беларусь, утвержденным постановлением Кабинета Министров Республики Беларусь от 08.07.1996 № 444 (в редакции постановления от 11.10.2011 № 1357), и договором поставки (контрактом) (см. приложение 1). Приемка товаров от поставщиков производится в порядке и сроки, обусловленные договором. Если законодательными, техническими нормативными правовыми актами или договором поставки не установлен иной порядок приемки товаров, работники ЧТУП «Профото» руководствуются Положением о приемке товаров по количеству и качеству, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 03.09.2008 № 1290.

Согласно Положению о приемке товаров по количеству и качеству, утвержденному постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 03.09.2008 № 1290, приемка товара в ЧТУП «Профото» осуществляется в соответствии с обязательными требованиями технических нормативных правовых актов и в соответствии с данными, указанными в маркировке и сопроводительных, транспортных документах, удостоверяющих количество и качество поставляемого товара (счетах-фактурах, спецификациях, описях, упаковочных ярлыках, технических паспортах, сертификатах соответствия, удостоверениях о качестве и других), а также в соответствии с условиями договора. В случае отсутствия указанных документов или некоторых из них приемка товара не приостанавливается, если иное не предусмотрено договором, а при составлении акта в нем указываются недостающие документы, влияющие на приемку товара по количеству и качеству.

Документальное оформление приемки товаров по количеству и качеству зависит от места его передачи представителю покупателя (на складе покупателя — при доставке товара продавцом или перевозчиком; на складе продавца — при вывозе товара самим покупателем; на складе перевозчика — при доставке и выдаче товара перевозчиком); от места вскрытия опломбированных транспортных средств или тарных мест; от места разгрузки неопломбированных транспортных средств и тарных мест.

При поступлении в ЧТУП «Профото» товаров от резидентов Республики Беларусь товарно-сопроводительным документом при доставке товара автомобильным транспортом является товарно-транспортная накладная формы ТТН-1, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 № 192 «Об утверждении типовых форм первичных учетных документов ТТН-1 «Товарно-транспортная накладная» и ТН-2 «Товарная накладная» и Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов ТТН-1 «Товарно-транспортная накладная» и ТН-2 «Товарная накладная» (в редакции постановления от 10.07.2009 № 91). При поступлении товаров от резидентов Республики Беларусь без использования автомобильного транспорта применяется товарная накладная формы ТН-2 (см. приложение 2).

Приемка товаров на складе поставщика производится материально ответственным лицом покупателя.

Так, по товарной накладной № 560 293 от 27.12.2012 г. (приложение 2) в соответствии со счетом-фактурой-пртоколом № 463 от 27.12.2012 г. (см. приложение 3) от УП «Фотоимидж» на склад ЧТУП «Профото» поступила фотобумага в количестве 24 рулона на сумму 16 860 000 руб., в том числе НДС по ставке 20% - 2 810 000 руб. Товар оприходован в день поступления — 27.12.2012 г.

При приемке импортного товара от нерезидентов Республики Беларусь основными сопроводительными документами являются: проформа-инвойс, инвойс, упаковочный лист, спецификация.

Проформа-инвойс — счет-проформа содержит сведения о цене и стоимости товара, но не является расчетным документом, т.к. не содержит требования об уплате указанной в нем суммы. Поэтому, выполняя все остальные функции счета, он не выполняет главной функции счета как платежного документа. Счет-проформа может быть выписан на отгруженный, но еще не проданный товар и наоборот. Обычно он выписывается при поставках товаров на консигнацию, на выставки, аукционы, поставках давальческого сырья по договорам на переработку, поставках товаров в качестве дара или безвозмездной помощи (в этом случае может выписываться только для целей таможенной оценки).

Инвойс — в международной коммерческой практике документ, предоставляемый продавцом покупателю и содержащий перечень товаров, их количество и цену, по которой они будут поставлены покупателю, формальные особенности товара (цвет, вес и т. д.), условия поставки и сведения об отправителе и получателе. Выписка инвойса свидетельствует о том, что (кроме случаев, когда поставка осуществляется по предоплате), у покупателя появляется обязанность оплаты товара в соответствии с указанными условиями.

Аналогом инвойсу является товарная (товарно-транспортная) накладная, только товарную накладную используют во внутриреспубликанском перемещении товаров. Инвойс же получают с товаром, когда он приходит из-за границы. В инвойсе указывается наименование товара, единица измерения, цена за единицу, количество и общая сумма.

Дополнением к инвойсу является упаковочный лист. Упаковочный лист — товарный документ в виде описи, в которой отражаются качественные характеристики (вид, сорт, ассортимент) товаров, упакованных в одно товарное место. Упаковочный лист необходим обычно в тех случаях, когда в одной упаковке содержатся разные по ассортименту товары. Упаковочный лист содержит данные: количество каждого сорта (число штук в упаковке); номер упаковки (места). Упаковочный лист используется в качестве дополнения к инвойсу в том случае, когда отправляется большое количество наименований товаров или когда количество, вес или содержимое каждого индивидуального места различны. Упаковочный лист и инвойс имеют практически одинаковое содержание, отличие состоит в том, что в упаковочном листе не указываются цены.

Спецификация — перечень поставляемых товаров с указанием количества по каждому сорту, марке, артикулу и в необходимых случаях цен, качественных показателей. Применяется несколько видов спецификаций:

• 1) отгрузочная — товаросопроводительный документ на партию товара, поставленного в ассортименте по определенному транспортному документу; если партия товара состоит из отдельных грузовых мест, составляется поместная спецификация;
• 2) спецификация, являющаяся приложением к договору, составляет обычно неотъемлемую часть договора;
• 3) спецификация к счету представляет собою часть расчетного документа. В некоторых случаях при поставке товара в ассортименте счет предъявляется в виде счета-спецификации.

Для декларирования точных сведений о товарах, об их таможенном режиме и других сведений, необходимых для таможенных целей предназначен документ «Грузовая таможенная декларация». Данный документ также используется бухгалтерией организации для оприходования импортного товара.

Структура ГТД, состоящая из отдельных граф, позволяет указывать все, необходимые для таможенных целей сведения с применением соответствующих классификаторов информации (таможенных кодов). Для заявления сведений об одном товаре используется ТД-1 основной лист, для последующих товаров — ТД-2 добавочный лист (по 3 товара на листе). В ГТД не должно быть подчисток и помарок. Добавочные листы, также как и декларация таможенной стоимости, являются неотъемлемой частью ГТД. Одна ГТД служит для декларирования сведений об одной партии товаров.

В ЧТУП «Профото» на каждую ввозимую партию товаров оформляется ГТД в установленном порядке.

При приемке товара по количеству проверяется соответствие количества товара по товарно-транспортной накладной.

Приемка товаров по качеству осуществляется на основании качественных удостоверений, сертификатов и справок о результатах лабораторного анализа.

Оптовая реализация товаров подразделяется на два вида: со складов и транзитом. Наличие различных видов реализации товаров влечет за собой дифференциацию в документальном оформлении хозяйственных операций по отгрузке товаров. Кроме того, это оформление зависит и от места отправки товаров.

Отпуск товаров со складов поставщиков производится:

• — непосредственно представителем покупателя;
• — путем отправления товара по железной дороге или водным путем;
• — централизованно автомобильным транспортом.

Любая отгрузка товаров со склада ЧТУП «Профото» выполняется на основании договора поставки.

Отгрузка товаров со склада ЧТУП «Профото» производится, как правило, автомобильным транспортом непосредственно до потребителя, до станции железной дороги или через представителя покупателя (автотранспортом покупателя).

Так как транспортировка товаров со складов оптовых организаций выполняется автомобильным транспортом, то основным документом на отгрузку товаров является товарно-транспортная накладная.

При отгрузке товара без использования автомобельного транспорта выписывается товарная накладная (см. приложение 4).

При отпуске товаров непосредственно со склада представителю покупателя выписывается распоряжение, в котором указывается наименование и количество товара, подлежащего отпуску. Распоряение чаще всего служит основанием для выписки товарно-транспортных накладных, в которых работники склада проставляют количество наименований, номер товара, свободную отпускную цену без НДС, ставку и сумму НДС.

Так, по товарной накладной № 570 926 от 13.12.2012 г. (см. приложение 4) в соответствии с условиями договора № б/н от 03.01.2012 г. ЧТУП «Профото» отгрузило УП «Сервис-центр ДФ» рамки, фотопленку на сумму 3 571 736 руб., в том числе НДС по ставке 20% - 595 290 руб.