Документооборот на предприятии
Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления ПАО «Магнит», все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства… Читать ещё >
Документооборот на предприятии (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства ПАО «Магнит», т.к. он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость их движения.
Основными правилами организации документооборота в ПАО «Магнит» являются:
- — оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;
- — максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);
- — порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.
Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в ПАО «Магнит» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.
Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления ПАО «Магнит», все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации.
Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.
В ПАО «Магнит» существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота.
Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.
Входящие. Входящий документ — документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указаны непосредственно во входящем документе.
Исходящие. Исходящий документ — официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).
Внутренние. Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы ПАО «Магнит», так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т. д.
Следует отметить, что в ПАО «Магнит» имеется положение о хранении и порядке предоставления документов общества (Приложение 5), учетная политика (Приложение 6) и график документооборота (Приложение 7).
Фрагмент графика документооборота головного офиса ПАО «Магнит» приведен в таблице 2.
Таблица 2 — Фрагмент графика документооборота головного офиса ПАО «Магнит».
Наименование документа. | Создание документа. | Проверка и обработка документа. | ||
Ответственный за выписку. | Срок исполнения. | Ответственный за проверку. | Срок исполнения. | |
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма Т-1, Т-1а). | Отдел кадров. | В соответствии с поданным заявлением. | Бухгалтерия. | По мере представления. |
Личная карточка работника (форма Т-2). | Отдел кадров. | Вместе с Приказом (распоряжением) о приеме работника на работу). | Бухгалтерия. | По мере представления. |
Штатное расписание (форма Т-3) (изменения). | Отдел кадров. | В соответствии с приказом руководителя. | Бухгалтерия. | По мере изменения. |
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма Т-5, Т-5а). | Отдел кадров. | В соответствии с поданным заявлением или распоряжением руководителя. | Бухгалтерия. | По мере представления. |
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6, Т-6а). | Отдел кадров. | В соответствии с поданным заявлением или распоряжением руководителя. | Бухгалтерия. | По мере представления. |
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (форма Т-8, Т-8а). | Отдел кадров. | В соответствии с поданным заявлением или распоряжением руководителя. | Бухгалтерия. | По мере представления. |
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма Т-9). | Отдел кадров. | В соответствии с распоряжением руководителя. | Бухгалтерия. | По мере представления. |
Командировочное удостоверение (форма Т-10). | Отдел кадров. | Вместе с Приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку. | Бухгалтерия. | По мере представления. |
Табель учета рабочего времени (форма Т-13). | Структурные подразделения. | Ежедневно в течение: первой половины месяца и второй половины месяца. | Бухгалтерия. | Первый день половины месяца, следующей за отчетной. |
Расчетная ведомость (форма Т-51) (Книга начисления заработной платы). | Бухгалтерия. | Ежемесячно: для первой половины месяца — до 5 числа месяца, следующего за отчетным; для второй половины месяца — до 20 числа текущего месяца. | Главный бухгалтер | По мере представления. |
Платежная ведомость (форма Т-53). | Бухгалтерия. | Ежемесячно: для первой половины месяца — до 7 числа месяца, следующего за отчетным; для второй половины месяца — до 23 числа текущего месяца. | Главный бухгалтер | По мере представления. |
Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма КМ-3). | Служба размещения. | В соответствии с заявлением покупателя. | Бухгалтерия. | По мере представления. |
Журнал кассира-операциониста (форма КМ-4). | Служба размещения. | Ежедневно. | Бухгалтерия. | Ежемесячно. |
Справка-отчет кассира-операциониста (форма КМ-6). | Служба размещения. | Ежедневно. | Бухгалтерия. | Ежедневно. |
Акт о проверки наличных денежных средств кассы (форм КМ-9). | Инвентаризационная комиссия. | В соответствии с приказом руководителя, при смене кассира. | Главный бухгалтер | По мере проведения инвентаризации. |
Приходный кассовый ордер (форма КО-1). | Бухгалтерия. | По мере поступления денежных средств в кассу. | Главный бухгалтер | Ежедневно. |
Расходный кассовый ордер (форма КО-2). | Бухгалтерия. | По мере выдачи денежных средств из кассы. | Главный бухгалтер | Ежедневно. |
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3). | Бухгалтерия. | По мере выписки приходного или расходного кассового документа. | Главный бухгалтер | Ежедневно. |
Кассовая книга (форма КО-4). | Бухгалтерия. | По мере выписки приходного или расходного кассового документа. | Главный бухгалтер | Ежедневно. |
Авансовый отчет (форма АО-1). | Подотчетное лицо. | В течение 10 дней с момента получения денежных средств на хоз. расходы, или 3 дней с момента возвращения из командировки. | Бухгалтерия, Главный бухгалтер | Ежедневно. |
Объявление на взнос наличными (форма 402 001). | Бухгалтерия. | По мере сдачи денежных средств в банк. | Главный бухгалтер | По мере сдачи денежных средств в банк. |
Следует отметить, что в разработанном ПАО «Магнит» графике документооборота отмечены не все документы, которыми пользуется компания, поэтому необходимо разработать мероприятия по совершенствованию системы обработки и хранения документов ПАО «Магнит».