Заключение. 
Современные методы документации

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность, копийность.

• · Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность изданием различных распорядительных документов;
• · планирование — посредством подготовки различных планов;
• · учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации;
• · контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т. д.

Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

• 1. регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты и др.);
• 2. распорядительной деятельности (приказы, указания, решения, и др.);
• 3. накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);
• 4. передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).

Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством накопления и обобщения информации.

Документы сопровождают человека уже несколько веков. За это время они неузнаваемо изменились. С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю всей нашей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена.

Организация делопроизводства в России складывалась веками и имеет глубокие корни. Выделяют несколько периодов делопроизводства в дореволюционной России:

• 1)приказное (столбцовое) — XV—XVII вв.
• 2)коллежское (коллегиальное) — XVII—XIX вв.
• 3)министерское (исполнительное) — XIX—XX вв.

В результате революции 1917 года в России было формально ликвидировано и прежнее делопроизводство. Был произведен коренной слом старого управленческого аппарата. Уровень документационного обеспечения понизился. Все дореволюционные правила письмоводства и делопроизводства были отменены, а новые не созданы.

Но постепенно положение дел в делопроизводстве стабилизировалось и со временем стало развиваться. Развитие делопроизводства в советский период положило основу для дальнейшего формирования современного делопроизводства в РФ. Многие нормативные документы, созданные и принятые в этот период, действуют и в настоящее время.

Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере. Можно назвать множество систем документации, которые классифицируются по различным признакам. Выделяют функциональные системы документации — организационно-распорядительная, плановая, отчетностатистическая и др., т. е. присущие всем органам управления. Можно выделять различные подсистемы документации по уровням управления, они между собой тесно связаны и их трудно, разграничить.

В связи с развитием автоматизации управленческих процессов у нас в стране разработаны унифицированные системы документации. Определение, назначение, состав унифицированной системы документации устанавливаются ГОСТами.

Организация делопроизводства в России складывалась веками и имеет глубокие корни. Выделяют несколько периодов делопроизводства в дореволюционной России:

• 1) приказное (столбцовое) — XV—XVII вв.
• 2) коллежское (коллегиальное) — XVII—XIX вв.
• 3) министерское (исполнительное) — XIX—XX вв.

В результате революции 1917 года в России было формально ликвидировано и прежнее делопроизводство. Был произведен коренной слом старого управленческого аппарата. Уровень документационного обеспечения понизился. Все дореволюционные правила письмоводства и делопроизводства были отменены, а новые не созданы.

Но постепенно положение дел в делопроизводстве стабилизировалось и со временем стало развиваться. Развитие делопроизводства в советский период положило основу для дальнейшего формирования современного делопроизводства в РФ. Многие нормативные документы, созданные и принятые в этот период, действуют и в настоящее время.

Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере. Можно назвать множество систем документации, которые классифицируются по различным признакам. Выделяют функциональные системы документации — организационно-распорядительная, плановая, отчетностатистическая и др., т. е. присущие всем органам управления. Можно выделять различные подсистемы документации по уровням управления, они между собой тесно связаны и их трудно, разграничить.

В связи с развитием автоматизации управленческих процессов у нас в стране разработаны унифицированные системы документации. Определение, назначение, состав унифицированной системы документации устанавливаются ГОСТами.

В процессе работы ознакомилась с развитием классификации документов, классификацией документов по информационной, физической (материальной) и типологической составляющей.

Разобрала более подробно:

• — классификацию документов по содержанию;
• — классификацию документов по уровню обобщения информации;
• — классификацию документов по характеру знаковых средств фиксации информации;
• — классификацию документов по мерности записи информации;
• — классификацию документов по предназначенности для восприятия информации;
• — классификацию документов по каналу восприятия информации;
• — классификацию документов по степени их распространенности;
• — классификацию документов по способу документирования;
• — классификацию документов по материалу носителя информации;
• — классификацию по материальной конструкции или форме носителя информации;
• — классификацию документов по обстоятельствам их бытования во внешней среде;
• — классификацию документов по регулярности выхода в свет;
• — классификацию документов по времени появления во внешней среде;
• — классификацию документов по месту происхождения и др.

Итак, классификация документов — одна из наиболее давних и до сих пор окончательно нерешенных проблем. До сих пор разработка общей классификации документов представляет собой одно из ведущих, но недостаточно разработанных теоретических направлений документоведения.

Выяснилось, что классификация документов является методом познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам.

Правильно составленная комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах.

Она имеет важное, значение для теории документоведения и практической документно — коммуникационной деятельности. Немаловажную роль для классификаций играет и знание функций.

Знание функций является необходимой предпосылкой для классификации документов и дальнейшего более глубокого их изучения.

Существует различные классификации документов. Наиболее распространенными являются видовая классификация, классификация по способу документирования, классификация документов по направлению и т. д. Но как таковые классификации в чистом виде не используются в работе организации, и это является и недостатком и одновременно достоинством.

Однако это не является окончательным выбором, поиск наиболее эффективной организации документопотока ведется.