Учет денежных средств

Для ведения производственной деятельности каждое сельскохозяйственное предприятие должно иметь в необходимых размерах оборотные средства, т. е. средства, которые обслуживают процесс кругооборота и полностью потребляются и восстанавливаются из выручки после каждого цикла. В составе оборотных средств важное место занимают денежные средства.

Денежные средства необходимы для приобретения разных производственных материалов, для оплаты труда, для платежей финансовым органам, банку и прочим учреждениям, а также для всевозможных хозяйственных расходов. Денежные средства организации находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и на открытых особых счетах, чековых книжках и т. д.

Порядок хранения и расходования денежных средств в кассе установлен Инструкцией Центрального банка РФ (10).

В соответствии с этим документом организации независимо от организационно-правовых форм и форм деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банка.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Прием наличных денег организациями при осуществлении расчетов с населением с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

Н.П. Кондраков (24) считает: наличные деньги, полученные в банке, расходуются на цели, указанные в чеке.

Ведение кассовых организаций возложено на кассира, который имеет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. В кассе можно хранить небольшую денежную сумму в пределах установленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей.

Для учета кассовых операций применяются формы первичных документов и учетных регистров: приходный кассовый ордер (форма № КО-1), расходный кассовый ордер (форма № КО-2), журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (КО-3), кассовая книга (КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).

Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Приходные ордера подписывает главный бухгалтер, а расходные — руководитель организации и главный бухгалтер.

Все кассовые документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами или выписаны на пишущей машинке.

Заработную плату, пенсии, пособия, премии выдают из кассы по платежным ведомостям, подписанные руководителем и главным бухгалтером. При получении денег рабочие расписываются в платежной ведомости.

Все операции по поступлению и выбытию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая пронумерована, прошнурована и опечатана на активном синтетическом счете 50 «касса».

В дебет записывают поступление денежных средств в кассу, а в кредит — выбытие. Могут быть открыты субсчета:

• 50−1 «Касса организации»
• 50−2 «Операционная касса»
• 50−3 Денежные документы" и др.

Руководитель организации обязан оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке из банка и сдачи в банк.

М.З. Пизенгольц (26) и А. П. Варова (26) считают, что каждая организация вправе открывать в любом банке расчетные счета для хранения свободных денежных средств. Организации имеют возможность неограниченное количество рублевых расчетных счетов, рассчитываться с бюджетом и производить другие расчеты с любого расчетного счета.

Порядок открытия расчетного счета:

• 1) заявление на открытие счета установленного образца,
• 2) нотариально заверенные копии устава,
• 3) справку налогового органа о регистрации организации в качестве налогоплательщика,
• 4) копии документов о регистрации в качестве плательщика в Пенсионном фонде РФ и Фонде обязательного медицинского страхования,
• 5) карточку с образцами подписей руководителя и главного бухгалтера, а также заместителя руководителя с оттиском печати организации, заверенную нотариально.

При отсутствии или недостаточности средств на рублевых счетах организация — недоимщик вправе конвертировать валютные средства в рубли в пределах сумм, необходимых для погашения недоимки, и зачислить их на зарегистрированный счет недоимщика.

Ежедневно, или в другие сроки, установленные по соглашению с организацией, банк выдает ей выписки из его расчетного счета с приложениями оправдательных документов. В выписке указывают начальный и конечный остатки на расчетном счете и суммы операций, отраженных на расчетном счете.

Бухгалтерия проверяет правильность списания и зачисления сумм, указанных в выписке, и в случае ошибки немедленно извещает об этом банк. Спорные суммы могут быть опротестованы в течение 10 дней с момента получения выписки.

Денежные средства предприятия, хранящиеся в банке на расчетных счетах учитывают на активном синтетическом счете 51 «Расчетные счета». По дебету отражается поступление денежных средств на расчетный счет, а по кредиту — уменьшение денежных средств на расчетном счете. Основанием для записей по расчетному счету служат выписки банка с приложениями к ним оправдательными документами.

Для учета операций в иностранной валюте в организациях создается специальная касса. С кассиром по валюте заключают договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Для открытия валютного счета организация обязана представить документы:

• — справку о поставке на учет в налоговом органе,
• — заявление, содержащее полное и точное наименование организации, ее юридический адрес, номера телефонов, телефакса, скрепленное двумя подписями и печатью,
• — копии учредительных документов, заверенные в нотариальной конторе,
• — копии документа о регистрации, заверенные нотариально,
• — карточку установленной формы с образцами подписей и оттиска печати, заверенную нотариально,
• — справку о регистрации в Пенсионном фонде РФ.

Для обобщения информации о наличии и движении средств в иностранной валюте используют счет 52 «Валютные счета». По дебету этого счета отражают поступление денежных средств на валютные счета организации, а по кредиту — списание денежных средств с валютных счетов.

Операции по валютным счетам отражаются на основании выписок банка и приложенных к ним денежно-расчетных документов.

Суммы ошибочно отнесенные в дебет или кредит валютных счетов и обнаруженные при проверке выписок банка, отражают на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 2 «Расчеты по претензиям».

Аналитический учет по счету 52 ведут по каждому счету, открытому в учреждениях банка для хранения валюты.

К счету 52 открывают следующие субсчета:

• 52−1 «Транзитные валютные счета»
• 52−2 «Текущие валютные счета»
• 52−3 «Валютные счета за рубежом

На счете 55 «Специальные счета в банке» учитывают наличие и движение денежных средств в отечественной и зарубежной валютах, находящихся в аккредитивах, чековых книжках, иных платежных документах (кроме векселей), на текущих, особых и специальных счетах, а также движение денежных средств целевого финансирования в той их части, которая подлежит обособленному хранению.

К счету 55 могут быть открыты субсчета:

• 55−1 «Аккредитивы»
• 55−2 «Чековые книжки»
• 55−3 «Депозитные счета» и др.

Зачисление денежных средств в аккредитивы отражается по дебету счета 55−1 и кредиту счета 51, 52,66 и других счетов. По мере использования аккредитивов их списывают с кредита счета 55−1, в дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Аналитический учет ведут по каждому выставленному аккредитиву.

На субсчете 55−2 учитывают движение средств, находящихся в чековых книжках. Выданные чековые книжки отражают по дебету счета 5502 и кредиту счетов 51, 52, 66 и др. при использовании чековых книжек суммы списывают со счета 55 в дебет счета 76. суммы по чекам выданным, но не оплаченным банком, остаются на счете 55−2. суммы оставшихся неиспользованных чеков списывают с кредита счета 55−2, в дебет счетов 51, 52, 66 и другие. Аналитический учет ведут по каждой чековой книжке.

На субсчете 55−3 «Депозитные счета» учитывают движение средств, вложенных организацией в банковские вклады. Перечисление денежных средств во вклады отражают по дебету счета 55 и кредиту счетов 51 или 52. при возвращении кредитной организацией сумм вкладов производят обратные бухгалтерские записи. Аналитический учет ведут по каждому вкладу. Некоторые организации не могут сдавать денежную наличность в течение рабочего дня в обслуживающий их банк. В этом случае, на основе договоров организации вносят денежную наличность в кассы через инкассаторов.

Средства учитывают на активном синтетическом счете 57 «Переводы в пути». Основанием являются квитанции кассы.

Суммы наличных денежных средств, сданным кредитным организациям списывают в дебет счета 57 с кредита 50.

С кредита счета 57 денежные средства списывают в дебет счета 51 (согласно выписке банка) или других счетов в зависимости от их использования (50, 52, 62, 73).