Организационно-методические вопросы унификации текстов

Унификация текстов управленческих документов проводится на основе существующих нормативно-методических материалов в области документационного обеспечения управления: государственных стандартов на документы, Единой государственной системы делопроизводства, унифицированных систем документации, общесоюзных классификаторов технико-экономической информации.

Унификации могут подвергаться документы независимо от того, как часто они повторяются в течение года. С точки зрения экономической эффективности использования унифицированных текстов в аппарате управления считается целесообразным, если документ повторяется в среднем 30 раз в год.

Работа по унификации текстов управленческих документов имеет следующие этапы:

• · определение объекта унификации;
• · анализ текстов документов и обобщение результатов анализа;
• · подготовка сборника унифицированных текстов.

Работа по определению объекта унификации начинается прежде всего с определения функций и задач учреждения, документы которого предстоит унифицировать. С этой целью изучаются положения об учреждении и структурных подразделениях, должностные инструкции специалистов, а также другие нормативные акты, касающиеся распределения функций, задач и обязанностей внутри учреждения, составляется классификатор или перечень вопросов, входящих в компетенцию того или иного структурного подразделения.

В соответствии с классификатором изучаются номенклатуры дел учреждения и непосредственно сами документы, отложившиеся в делах, устанавливается комплекс документов, обеспечивающих решение данного конкретного вопроса, отсекаются излишние документы, объединяются документы, несущие близкую по смыслу информацию. В качестве аналога при построении комплексов унифицированных текстов по задачам целесообразно использовать опыт создания альбомов форм унифицированных систем документации для информационного обеспечения АСУ.

Выбор документов для унификации их текстов определяется рядом обстоятельств. Для унификации текстов выделяются прежде всего документы, оформляющие повторяющиеся управленческие ситуации и действия. Проводится также группировка документов в соответствии с тем, какими нормами регламентированы формы тех или иных документов и состав их содержания. По этому принципу могут быть выделены документы, входящие в состав общегосударственных унифицированных систем документации, документы, форма и состав содержания которых регламентированы функциональными органами государственного управления (ЦСУ, Минфин и т. д.), документы, структура которых определяется отраслевыми нормативными актами, и документы, порядок составления и оформления которых не регламентирован. В зависимости от такой группировки и определения объема той или иной категории документации принимается решение о том, какие группы документов подлежат унификации в первую очередь.

Для проведения унификации текстов рекомендуется изучать документацию учреждения как минимум за два года.

Анализ текстов и обобщение результатов этого анализа.

При анализе текстов с содержательной точки зрения выявляются документы с текстами, близкими по содержанию, и фиксируется количество их повторений за год, а данные о каждом повторяющемся документе заносятся в карточку обследования в следующем порядке: наименование документа, справочные данные о документе (дата и номер дела, в котором находится документ), аннотация текста (автор, корреспондент, содержание текста, о чем сообщается и с какой целью, состав показателей).

На основе анализа аннотаций разработчик составляет модель унифицированного текста, т. е. определяет, какая информация должна содержаться в данном тексте.

Например, модель письма о выделении фонда на капитальный ремонт выглядит следующим образом:

• 1. Обоснование.
• 2. Указание обеспечить постановку на капитальный ремонт.
• 3. Место проведения ремонта.
• 4. Состав рем. фонда (всего на год и по кварталам).
• 5. Просьба сообщить ремонтному предприятию реквизиты учреждения.
• 6. Номер наряда и срок его действия.

Далее разработчик унифицированного текста выбирает форму языкового выражения для каждого компонента модели текста, выделяя при этом постоянную и переменную информацию. На этом же этапе определяется форма представления текста (трафарет, таблица, анкета).

Текст унифицированного документа, созданный по данной модели, выглядит следующим образом:" В соответствии с разнарядкой управления _____________ N _________.

от 00.00.00 прошу Вас в счет наряда N ________________________.

от 00.00.00обеспечитьпостановкуна капитальный ремонтна станции ______________________________________________________.

следующего ремфонда:

При отправке первой партии ремонтного фонда сообщите ремонтному предприятию свои платежные, почтовые и отгрузочные реквизиты.

Наряд N _________ действителен по 00.00.00″ .

Проекты унифицированных текстов формируются в сборник.

Проектирование документов с унифицированными текстами должно отвечать требованиям государственных стандартов в области документации (см. Приложение 7) и соответствовать техническим параметрам средств применяемой организационной техники.

На основе использования сборника унифицированных текстов рекомендуются следующие способы подготовки документов:

Первый способ. Исполнитель находит в сборнике нужный текст и составляет черновик документа, дополняя постоянную информацию переменной. Дальнейшее оформление документа идет традиционным путем.

Второй способ. Исполнитель имеет у себя бланки с унифицированными текстами. Он заполняет от руки нужный бланк и передает в машбюро, где текст перепечатывается на аналогичный бланк, который подписывается и направляется по адресу, а бланк, заполненный от руки, подшивается в качестве копии в дело.

Третий способ. Исполнитель сам заполняет необходимое количество экземпляров бланков с унифицированным текстом, которые после подписания направляет по адресу.

Четвертый способ. Исполнитель находит в сборнике нужный текст и заполняет заказ в машбюро. Например: «Прошу отпечатать в ____ экз. текст N ___________________.

Адресат _______________________________.

Вставки: 1 ____________________________.

• 2 ____________________________
• 3 ____________________________

Исполнитель ___________________________.

Телефон _______________________________" .

Получив заказ, машинистка печатает соответствующий текст на бланке учреждения, вставляя индивидуальную информацию.

Пятый способ. Отличается от предыдущего тем, что машинистка выбирает соответствующий бланк с унифицированным текстом и дополняет его переменной информацией, указанной в заказе.

Результаты разработки унифицированных текстов должны быть согласованы с руководителями тех структурных подразделений учреждения, где создаются тексты, а также с юридической и делопроизводственной службой учреждения. Сборник унифицированных текстов утверждается и вводится в действие приказом руководителя учреждения.

———————————————-;

Порядок согласования и утверждения работ по унификации текстов, проводимых в процессе создания унифицированных систем документации, используемых в АСУ, определяется Госстандартом.

Внедрение унифицированных текстов сопровождается обучением работников учреждения, которые должны знать основные требования к деловому стилю и правила пользования сборниками текстов.