Введение. 
Система анализа и учета учебной документации

Актуальностью темы исследования является то, что управление информационными процессами любого учебного заведения — одна из современных тенденций в области автоматизации управления в сфере образования.

В каждом учреждении циркулируют большие потоки данных (заявлений, данных о студентах, о преподавателях, данные об успеваемости и т. д.), и чтобы сократить время обработки этих потоков данных и облегчения работы сотрудников учреждений создаются автоматизированные информационные системы, которые позволяют повысить эффективность документооборота, сопровождающего процессы управления ВУЗа.

Историю вычислительной техники можно проследить по двум основным направлениям ее использования: для выполнения сложных численных расчетов и для хранения и обработки больших объемов информации. Вторая область применения привела к созданию автоматизированных информационных систем (АИС).

Сейчас практически каждая задача, связанная с манипулированием информацией и данными, решается с помощью компьютера. По этой причине имеется множество различных компьютерных систем, созданных в последние годы, называются они системами управления базами данных [14].

В современном мире одной из наиболее важных областей являются информационные технологии. Объем информации, из года в год неуклонно растет, заставляя тратить на ее обработку большее количество времени и трудовых затрат. В связи с этим все более популярными являются современная автоматизированная информационная система (АИС), которые способны обрабатывать за короткие периоды огромные потоки информации и предоставлять ее в удобном для пользователя виде. Основным элементом АИС, в первую очередь, являются базы данных, которые позволяют хранить и обрабатывать информацию, эффективно ее использовать.

Целью дипломной работы является разработка информационной системы анализа и учета учебной документации, повышения эффективности документооборота ВУЗа.

В качестве объекта исследования в дипломной работе выступают «Автоматизированные информационные системы», а предметом исследования — «Автоматизированная информационная система анализа и учета учебной документации».

Научно-исследовательские цели:

• 1) Провести обследование и анализ предметной области.
• 2) Выполнить постановку задачи на разработку ИС.
• 3) Изучить основы построения базы данных FoxPro 2.6.
• 4) Рассмотреть технологию доступа к базе данных на языке программирования С#.
• 5) Рассмотреть технологию доступа к документам на языке программирования С#.
• 6) Выполнить разработку базы данных и интерфейса пользователя АИС учета учебной документации.

В соответствии с Законом РФ «Об образовании» Высшие учебные заведения ведут учебную документацию.

Учебная документация — это количественная и качественная характеристика состояния учебной, методической и воспитательной работы образовательного учреждения (далее ОУ).

Повышение уровня руководства ОУ во многом зависит от правильного ведения учебной документации, современной обработки первичной информации, упрощение учета, соблюдение принципов доступности и сопоставимости учетных данных.

За достоверность сведений, содержащихся в документах, и доброкачественное их оформление несут ответственность должностные лица, подписавшие документ.

Вследствие этого очень важна Система анализа и учета учебной документации.

Учебно-педагогическая документация включает:

• — учебные планы (базовые, примерные, рабочие) составленные вручную в формате документа Excel ;
• — график прохождения практики;
• — рабочая программа преподавателя — записанная в документе Word;
• — фонд оценочных средств — является неотъемлемой частью нормативно-методического обеспечения системы оценки результата освоения студентами образовательной программы высшего образования (ОПВО) подготавливается и составляется также в формате документа Word и т. д.

Информация о всей имеющейся документации Высшие учебные заведения хранят, как характерно для двадцать первого века, в базе данных (БД), которая в свою очередь управляется Системой управления базами данных (СУБД).

Выполнение вручную большого объема операций сопровождалось ошибками и требовало больших трудозатрат. Сотрудникам требовалось немало времени на выполнение рутинных операций — на поиск нужной информации, формирование печатных форм, составление сводной отчетности и т. д.

Поскольку ВУЗ находится в постоянном развитии и могут открываться новые факультеты и вводиться новые специальности, то для этого необходимо выполнение дополнительных задач:

• 1) добавление, удаление и редактирование информации;
• 2) предусмотреть для обеспечения наиболее эффективной работы пользователя удаление и редактирование путем непосредственного выбора записи из базы данных;
• 3) просмотр полной информации;
• 4) просмотр информации по критериям;
• 5) осуществление поиска необходимой информации;
• 6) осуществление операций редактирование данных, а также, просмотр полного перечня документов.

В связи с этим в вузе необходимо внедрить автоматизированную информационную систему для анализа, изменения и учета информации, которая хранится в документах, а так же в базе данных.

Для создания автоматизированной системы была использована СУБД FoxPro 2.6. В результате разработки системы будет автоматизирован цикл основных задач учета документов ВУЗа. В системе предусмотрены хранение документов с информацией о студентах, преподавателях, факультетах, дисциплинах, формирование личного дела студента. Обеспечено ведение учета всех событий, связанных с обучением студента в процессе обучения — «успеваемость», «образование» и т. д. Автоматизирован учет учебных программ и рабочих планов преподавателей, формирование справок и других документов по студенту. Предусмотрено получение актуальной отчетности.

Главными требованиями, положенными в основу при разработке комплекса стали: лёгкое использование и расширяемость.

Автоматизированная система осуществляют следующие задачи:

• ? повышение эффективности учебного процесса;
• ? координация учебной и учебно-методической работы факультетов и кафедр;
• ? сотрудничество в разработке рекомендаций и перспективных планов развития университета;
• ? обобщение итогов, анализ работы и распространение передового опыта учебной и учебно-методической работы факультетов, кафедр и отдельных подразделений.

В результате внедрения системы в несколько раз сократится объем работы, будет снижена вероятность появления ошибок, пользователям будет обеспечен оперативный доступ ко всей необходимой информации.