Выбор интегрированной системы для автоматизации деятельности предприятия

Основные требования, которым должна отвечать ИСУП, уже частично сформулированы в предыдущих параграфах. Необходимо выбрать систему, максимально полно удовлетворяющую их.

Критерии выбора интегрированной информационной системы управления:

• — соответствие системы современным стандартам управления;
• — адаптация системы к российским условиям (в том числе ориентация на отечественную систему бухгалтерского, налогового, финансового и управленческого учетов);
• — гибкость системы (наличие удобных средств разработки);
• — возможность самостоятельного сопровождения и администрирования;
• — совокупная стоимость системы (не более $ 20 000);
• — наличие успешных внедрений в России;
• — стратегическое положение системы и ее поставщика на рынке;
• — наличие представителя поставщика в России.

Исходя из вышеперечисленных критериев, данных таблицы 2 и приложения Б оптимальной системой, отвечающей требованиям компании ООО «Ай Ти Доктор», является типовое решение 1С: Предприятие 8.0, конфигурация «Управление производственным предприятием». Из малых и средних интегрированных систем это единственная российская разработка (соответственно присутствует ориентация на отечественную специфику), относящаяся к классу ERPII и удовлетворяющая «Ай Ти Доктор» по стоимости.

Решение «Управление производственным предприятием» разработано на современной технологической платформе «1С:Предприятие 8.0». Обеспечена высокая надежность и производительность прикладного решения, масштабируемость, построение территориально распределенных систем, интеграция с другими информационными системами. Внутреннее устройство прикладного решения полностью открыто для изучения и настройки под специфические потребности предприятия. Фирма «1С» дорабатывает и развивает конфигурацию с целью отражения изменений законодательства и расширения функциональности. Обеспечено оперативное обновление установленных прикладных решений. Со стороны фирмы «1С» и ее партнеров предоставляется многоуровневая система технической поддержки.

Система 1С: Предприятие 8.0 имеет в своей основе ряд механизмов, определяющих концепцию создания прикладных решений. Наличие этих механизмов позволяет максимально соотнести технологические возможности с бизнес-схемой разработки и внедрения прикладных решений.

В качестве ключевых моментов можно выделить изоляцию разработчика от технологических подробностей, алгоритмическое программирование только бизнес-логики приложения, использование собственной модели базы данных и масштабируемость прикладных решений без их доработки.

Состав прикладных механизмов 1С: Предприятия ориентирован на решение задач автоматизации учета и управления предприятием. Использование проблемно-ориентированных объектов позволяет разработчику решать самый широкий круг задач складского, производственного, бухгалтерского, управленческого учетов, расчета зарплаты, анализа данных и управления на уровне бизнес-процессов.

Технологическая платформа обеспечивает различные варианты работы прикладного решения: от персонального однопользовательского, до работы в масштабах больших рабочих групп и предприятий. Ключевым моментом масштабируемости является то, что повышение производительности достигается средствами платформы, и прикладные решения не требуют доработки при увеличении количества одновременно работающих пользователей.

Система 1С: Предприятие 8.0 является открытой. Предоставляется возможность для интеграции практически с любыми внешними программами и оборудованием на основе общепризнанных открытых стандартов и протоколов передачи данных.

В системе имеется целый набор средств, с помощью которых можно:

• — создавать, обрабатывать и обмениваться данными различных форматов;
• — осуществлять доступ ко всем объектам системы 1С: Предприятие 8.0, реализующим ее функциональные возможности;
• — поддерживать различные протоколы обмена;
• — поддерживать стандарты взаимодействия с другими подсистемами;
• — создавать собственные интернет-решения.

Система прав доступа позволяет разрешать доступ пользователей только к тем данным, которые необходимы им для выполнения определенных функций в прикладном решении. Разработчик может создавать наборы прав, соответствующие должностям пользователей или виду деятельности. Например, могут быть введены такие наборы прав, как «Главный бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер», «Начальник отдела» и т. д.

Механизмы обмена данными, реализованные в платформе, позволяют создавать территориально распределенные информационные системы как на основе информационных баз 1С: Предприятия 8.0, так и с участием других информационных систем. Например, можно организовать работу главного офиса, филиалов и складов предприятия в единой информационной базе, или обеспечить взаимодействие информационной базы 1С: Предприятия 8.0 с существующей базой данных Oracle.

Администратору прикладного решения предоставляются широкие возможности для управления работой пользователей и контроля действий, которые они выполняют. Также система предоставляет развитые механизмы обновления прикладного решения с использованием различных протоколов обмена данными, в том числе и через Интернет.

Технологическая платформа содержит средство разработки, с помощью которого создаются новые или изменяются существующие прикладные решения — «конфигуратор». Так как он включен в стандартную поставку 1С: Предприятия 8.0, то пользователь может самостоятельно разработать или модифицировать прикладное решение (адаптировать его под себя), возможно, с привлечением сторонних специалистов.

Для работы с 1С: Предприятием 8.0 рекомендуемая конфигурация компьютера имеет следующие характеристики:

• — компьютер конечного пользователя:
• — операционная система: MS Windows 2000/ XP / Server 2003;
• — процессор Intel Pentium III 866 МГц ;
• — оперативная память 256 Мбайт;
• — компьютер, используемый для разработки конфигураций:
• — операционная система: MS Windows 2000/ XP / Server 2003;
• — процессор Intel Pentium IV/Celeron 1800 МГц ;
• — оперативная память 512 Мбайт;
• — сервер 1С: Предприятия 8.0:
• — операционная система: MS Windows 2000/XP/Server 2003;
• — процессор Intel Pentium IV/Xeon 2,4 ГГц, (2 и более процессоров);
• — оперативная память 1024 Мбайт;
• — сервер баз данных:
• — технические характеристики компьютера и операционная система

должны соответствовать требованиям Microsoft SQL Server 2000;

— Microsoft SQL Server 2000 + Service Pack 3a.

Конфигурация «Управление производственным предприятием» — это типовое прикладное решение, отвечающее основным требованиям к управлению и учету на предприятии. Решение позволяет организовать комплексную информационную систему, соответствующую корпоративным, российским и международным стандартам и обеспечивающую финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

Прикладное решение создает единое информационное пространство для отображения финансово-хозяйственной деятельности предприятия, охватывая основные бизнес-процессы. В то же время решение четко разграничивает доступ к хранимым сведениям, а также возможности тех или иных действий в зависимости от статуса работников.

На предприятиях холдинговой структуры общая информационная база может охватывать все организации, входящие в холдинг. Это существенно снижает трудоемкость ведения учета за счет повторного использования разными организациями общих массивов информации. При этом по всем организациям ведется сквозной управленческий и регламентированный (бухгалтерский и налоговый) учет, но регламентированная отчетность формируется раздельно по организациям.

Факт совершения хозяйственной операции регистрируется один раз и получает отражение в управленческом и регламентированном учете. Необходимость повторного ввода информации исключена. Средством регистрации хозяйственной операции является документ, причем для ускорения работы широко используются механизмы подстановки данных «по умолчанию», ввод новых документов на основании ранее введенных.

В прикладном решении приняты следующие принципы соотношения данных различных учетов:

• — независимость данных управленческого, бухгалтерского и налогового учетов;
• — сопоставимость управленческого, бухгалтерского и налогового учетов;
• — совпадение суммовых и количественных оценок активов и обязательств по данным управленческого, бухгалтерского и налогового учета, при отсутствии объективных причин их расхождения.

Данные, вводимые пользователями, оперативно контролируются прикладным решением. Так, при регистрации выплаты наличных денежных средств система проверит доступность денежных средств с учетом имеющихся заявок на их расходование. А при регистрации отгрузки продукции система проверит состояние взаиморасчетов с получателем груза.

Прикладное решение поставляется с комплектом интерфейсов, что обеспечивает каждому пользователю первоочередный доступ к нужным именно ему данным и механизмам прикладного решения.

Регламентированный (бухгалтерский и налоговый) учет по организациям ведется в национальной валюте, в том время как для управленческого учета по предприятию в целом может быть выбрана любая валюта. В разных организациях единой информационной базы могут использоваться разные системы налогообложения: в одних организациях — общая система налогообложения, в других — упрощенная, могут использоваться разные установки политики налогового и бухгалтерского учета. Кроме того, к отдельным видам деятельности организации может быть применена система налогообложения в виде единого налога на вмененный доход.

В дополнение к управленческому и регламентированному учетам можно вести учет по международным стандартам финансовой отчетности (МСФО). С целью снижения трудоемкости учет по МСФО ведется неоперативно, с использованием трансляции (пересчета) данных других учетов.

На рисунке 7 схематично представлена общая концепция конфигурации «Управление производственным предприятием» .

Все механизмы автоматизации прикладного решения можно условно разделить на два больших класса:

• — механизмы для поддержания операционной деятельности предприятия;
• — механизмы для ведения неоперативного учета.

Участки, принадлежащие к операционной деятельности, можно выделить в каждом виде учета (за исключением учета по МСФО).

Кроме того, прикладное решение разделяется на отдельные подсистемы, ответственные за решение групп сходных задач: торговля, поставки и запасы, производство, основные средства, управление взаимоотношениями с покупателями (CRM), планирование, бюджетирование, финансы, бухгалтерия, налоги МСФО, отчетность, зарплата, персонал. Подобное разделение также представляет собой некоторую условность, которая облегчает изучение прикладного решения. В текущей работе пользователей границы между подсистемами практически не ощущаются.

Рисунок 7 — Общая концепция решения «Управление производственным предприятием» .

Ввиду особой важности взаимоотношений с клиентами для компании ООО «Ай Ти Доктор» ниже приводится подробное описание подсистемы, автоматизирующей учет этих отношений.

Подсистема управления отношениями с клиентами конфигурации является средством автоматизации концепции CRM. Функциональные возможности подсистемы позволяют предприятию успешно управлять отношениями с покупателями, поставщиками, смежниками и любыми другими контрагентами. Она предусматривает регистрацию всех действий по заключению и исполнению сделок, регистрацию всех контактов с контрагентами, как реальными, так и потенциальными.

Подсистема позволяет делать следующее:

• — хранить полную контактную информацию по контрагентам и их сотрудникам, историю взаимодействия с ними;
• — регистрировать информацию о поставщиках: условия доставки товаров, надежность, сроки исполнения заказов, номенклатура и цены поставляемых товаров и материалов;
• — автоматически оповещать пользователей о предстоящих контактах с контрагентами и других событиях (например, о днях рождения контактных лиц);
• — планировать рабочее время и контролировать рабочие планы работников;
• — анализировать незавершенные и планировать предстоящие сделки с покупателями и потенциальными клиентами;
• — использовать персонифицированный подход к нуждам и требованиям каждого клиента;
• — регистрировать каждое обращение потенциального клиента и в дальнейшем анализировать процент привлечения клиентов;
• — оперативно контролировать состояние запланированных контактов и сделок;
• — проводить интегрированный анализ отношений с клиентами;
• — проводить анализ причин срыва выполнения заказов покупателей и объемов закрытых заказов;
• — анализировать и оценивать эффективность рекламных и маркетинговых акций.

CRM-систему можно использовать не только как эффективное орудие в конкурентной борьбе за выгодных клиентов, но и как хранилище информации о контрагентах предприятиях, обеспеченное удобными средствами доступа. Сотрудник, принявший звонок незнакомого ему клиента, может прямо в процессе телефонного разговора войти в курс дела, оперативно пролистав сведения о клиенте и о последних контактах с ним на экране своего компьютера.

Подсистема управления отношениями с клиентами содержит средства классификации клиентов по двум критериям: по привлекательности (ABC-классификация) и по стадиям взаимоотношений с клиентами (XYZ-классификация). Данные средства классификации предназначены для формирования стратегии взаимоотношений с клиентами.

Возможности подсистемы будут востребованы всеми сотрудниками компании «Ай Ти Доктор», но особенно директором отдела продаж и маркетинга, менеджерами отдела продаж, операторами телемаркетингового центра, обслуживающими клиентов инженерами.

Удобным помощником пользователя является «Календарь пользователя», в котором отображается только та информация, которая необходима для организации текущей работы: запланированные контакты, предстоящие события и незавершенные сделки.

На рисунках 8 и 9 представлен внешний вид «Календарь пользователя» (на день и за период).

Рисунок 8.

Рисунок 9.

В календаре отображается состояние незавершенных сделок по событиям отгрузки и оплаты, а также даты предполагаемых событий (даты отгрузок и даты оплаты). По календарю можно сразу определить те заказы, по которым не было произведено отгрузки (оплаты), или отгрузка (оплата) была произведена частично. События (отгрузка, оплата или контакт) в «Календаре пользователя» отсортированы по времени их выполнения. Предварительно запланированное время события и ожидаемое время могут расходиться, поэтому для наглядного обозначения таких расхождений записи событий отображаются разными цветами:

• — красным цветом отображаются просроченные события (например, отгрузка, которая должна была произойти вчера);
• — черным цветом отображаются те события, которые должны быть исполнены сегодня (например, ожидаемая сегодня оплата по заказу);
• — серым цветом отображаются отложенные события (например, контакт с клиентом, планируемый на завтра).

Наиболее важные контакты с клиентом помечаются восклицательным знаком. Малозначительные контакты помечаются стрелкой вниз. Степень важности контакта с клиентом устанавливается пользователем при планировании контакта.

При настройке можно отобрать события по какому-либо признаку: контрагенту, событию, важности контакта. Например, можно отобрать все заказы, по которым сегодня нужно произвести отгрузку товаров, или отобрать наиболее важные контакты с клиентом. Можно отобрать список контактов и событий по заказам за определенный промежуток времени. Кроме того, не выходя из «Календаря пользователя» можно получить сведения, имеющие отношения к выбранному событию: просмотреть состояние заказа с помощью отчета «Анализ заказа», посмотреть список документов, оформленных по заказу, посмотреть полную информацию о взаиморасчетах с контрагентом.

Предусмотрена возможность оценки работы менеджеров по совокупности следующих показателей:

• — полнота заполнения базы данных контактной информацией;
• — количество контактов с покупателями;
• — изменение стадий взаимоотношения с покупателями;
• — отношение количества потерянных покупателей к общему количеству клиентов (коэффициент удержания покупателей);
• — количество выполненных заказов покупателей;
• — сумма выручки, сумма прибыли, сумма оплаты.

Для получения указанных оценок предназначен отчет «Показатели работы менеджеров». Список показателей, выводимых в отчете, можно изменять. Показатели могут выводиться как в абсолютном, так и в процентном отношении.