Организация учета оплаты труда работников

Учет труда, заработной платы и расчетов с рабочими и служащими является одним из важны, ответственных и трудоемких участков учетной работы, требующих точных и оперативных данных. При этом необходим особый контроль за такими важнейшими показателями по труду и заработной плате, как численность работников, производительность их труда и фонд оплаты труда. В учете труда и заработной платы отражаются такие важные показатели, как: численность работников, изменения в их составе по профессиям, квалификации; затраты (использование) рабочего времени — количество отработанных рабочих дней (человеко-дней и часов); соблюдение трудовой дисциплины; объем выполненной работы; фонд оплаты труда по видам выплат и категории работников; премии и другие выплаты, произведенные сверх фонда оплаты труда; своевременность начисления и расчетов с каждым работником в соответствии с применяемой в организации формой и системой оплаты труда; законность удержаний из заработной платы и так далее. На основании данных бухгалтерского учета производят экономические обобщения и анализ, формируют выводы об эффективности использования рабочей силы и о рациональности расходования оплаты труда. В этом заключается важное значение бухгалтерского учета как основного информационного источника в деле контроля за улучшением показателей по труду и заработной плате.

Одной из основных задач бухгалтерского учета расчетов с персоналом по оплате труда является осуществление контрольных функций учета в соблюдении установленного штатного расписания и численности работников, должностных окладов и ставок, утвержденных положений об оплате труда и премирования, правильном и рациональном использовании фонда оплаты труда, установленного режима работы и трудовой дисциплины.

Осуществление указанных контрольных функций бухгалтерского учета в этой области является одной из основных обязанностей главного бухгалтера организации, которая выполняется совместно с другими подразделениями (отделом кадров, плановым отделом, отделом труда и заработной платы). За нарушение штатного расписания, схем должностных окладов и ставок руководители и главные бухгалтера организации несут персональную ответственность.

Правильное и рациональное использование фонда оплаты труда во многом зависит от качества первичной документации по учету личного состава, отработанного времени, выполненных работ. Поэтому одной из задач бухгалтерского учета является обеспечение строгого контроля за правильностью составления и своевременностью поступления в бухгалтерию документации, служащей основанием начисления заработной платы работникам за проработанное время или выполненную работу. Отсюда вытекает следующая основная задача бухгалтерского учета — точное исчисление заработной платы, премиальных надбавок, причитающихся каждому работнику в соответствии с количеством и качеством затраченного труда при различных формах и системах его оплаты и правильное удержание из нее налогов и других сумм в соответствии с действующим законодательством. При этом необходимо обеспечить раздельное отражение в бухгалтерском учете основной и дополнительной заработной платы работников как по списочному составу, так и по лицам, не состоящим в штате организации.

Это весьма ответственный участок учетной работы, поскольку в процессе начисления заработной платы и премиальных надбавок находит практическое отражение принцип материальной заинтересованности работников в результате своего труда.

Поэтому здесь должны быть строго соблюдены все действующие трудовые законы и положения об оплате труда, а работа бухгалтера по заработной плате — особенно четкой.

Важной задачей бухгалтерского учета, непосредственно связанной с предыдущей, является, далее, правильное и своевременное осуществление расчетов по заработной плате с каждым работником при строгом соблюдении трудового законодательства.

Наряду с выполнением этой задачи бухгалтерия организации обязана обеспечить точный и своевременный расчет с бюджетом по удержаниям из заработной платы работников соответствующих сумм налогов (социальный, индивидуальный подоходный налог и другие); с торговыми организациями — по очередным платежам за товары, приобретенными работниками в кредит; с другими предприятиями и лицами — по исполнительным документам судебных органов и другие. Эти суммы должны быть своевременно перечислены соответствующим организациям и лицам, в пользу которых они были удержаны.

Руководители организаций, наряду с главными бухгалтерами, несут персональную ответственность за соблюдение штатного расписания, правильное установление должностных окладов (ставок) и рациональное использование фонда оплаты труда работников штатного и несписочного состава.

На расчеты по оплате труда и подготовку всей необходимой документации отводятся сжатые и строго определенные сроки.

При этом наличие множества различных факторов, определяющих размер начислений оплаты труда, порядок налогообложения, удержаний и т. д., делает расчет в каждом конкретном месяце непохожим на предыдущие.

В процессе начисления и выплаты сумм заработной платы бухгалтеру необходимо руководствоваться значительным числом законодательных и нормативных актов гражданского и налогового законодательства, основным из которых является Трудовой Кодекс Республики Казахстан, а также локальными нормативными актами, разрабатываемыми каждым предприятием.

Важна не только правильность осуществления самих расчетов, но и точность оформления первичных документов, служащих основанием для расчетов с работниками.

Первичные учетные документы должны быть составлены в установленной форме и, содержать все необходимые реквизиты.

Укрупненный алгоритм действий бухгалтера, отражающий порядок операций по оплате труда и связанных с нею расчетов, в общем случае состоит из следующих этапов:

начисление сумм оплаты труда и других выплат работникам предприятия, выбор счетов учета;

расчет удержаний из заработной платы;

расчет сумм начислений (налогов, страховых взносов и платежей во внебюджетные фонды) на фонд заработной платы;

получение наличных денег на заработную плату в отделении банка;

выдача заработной платы;

депонирование заработной платы.

Оплата труда работников — это цена трудовых ресурсов, задействованных в производственном процессе. В значительной степени она определяется количеством и качеством затраченного труда, однако, на нее воздействуют и чисто рыночные факторы, такие, как спрос и предложение труда, сложившаяся конкретная конъюнктура, территориальные аспекты, законодательные нормы.

На «ТОО Игилик-93» разработано и принято Положение по оплате труда в соответствии с Коллективным договором, заключённое между администрацией и представителями трудового коллектива. В нем предусматриваются формы оплаты труда всех категорий работников, ставки и расценки, а также система поощрения каждой категории работников за результаты труда. В основу положения заложены такие принципы, при которых каждый работник без принуждения становится заинтересованным в постоянном повышении производительности труда, что прямо связано с максимальным получением прибыли.

Весь персонал, работающий на предприятии — промышленно-производственный: это работники основных и вспомогательных производств, непосредственно связанных с основной деятельностью предприятия. На предприятии работники подразделены на 7 категорий:

• — рабочие повременщики;
• — рабочие сдельщики;
• — руководители;
• — служащие;
• — охрана;
• — ученики;
• — специалисты;

Общее количество работников, которые числятся в списках предприятия, называется списочным составом. Кроме списочного состава, различается несписочный состав. Это работники, которые привлекаются со стороны и на короткий срок.

Для учета личного состава, начисления и выплаты заработной платы используют унифицированные формы первичной учетной документации.

Первичными документами по учету численности персонала являются приказы о приеме на работу (ф. № Т-1), приказы о переводе на другую работу (ф. № Т-5), записки о предоставлении отпусков (ф. № Т-6), приказы о прекращении трудового договора (ф. № Т-8), которые служат основанием для записей в личных карточках, трудовых книжках, табелях учета использования рабочего времени и других документах в соответствии с действующим трудовым законодательством.

Копии приказов о приеме, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска передают из отдела кадров в бухгалтерию для расчетов с рабочими и служащими по заработной плате.

На каждого принятого на работу работника заполняется личная карточка (ф. № Т-2), листок по учету кадров и закрепляется табельный номер, который указывается на всех документах по учету личного состава, труда и заработной платы.

Личная карточка заполняется в одном экземпляре работником отдела кадров или другим уполномоченным лицом на основании опроса работника и удостоверения личности (паспорта), трудовой книжки, военного билета, диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании учебного заведения, приказов (распоряжений) о приеме, увольнении, переводе и других документов. Записи в личной карточке должны соответствовать записям, производимым в трудовой книжке.

С каждой записью о приеме на работу, переводах и увольнении, заносимой на основании приказа (распоряжения) в личную карточку, администрация должна ознакомить работника под расписку в соответствующих графах карточки.

Личные карточки, как правило, комплектуются по структурным подразделениям организации и хранятся в картотеке личного состава в алфавитном порядке по фамилиям рабочих и служащих.

На основании копий приказов, поступивших в бухгалтерию о приеме на работу, и личных карточек бухгалтер открывает на каждого работника лицевой счет или карточку-справку с занесением всех справочных данных.

Важнейшим участком учета труда и заработной платы является учет фактически отработанного времени, который организуется в целях установления своевременной явки рабочих и служащих на работу и ухода с работы и фактически отработанного каждым работником времени. Рабочим временем называется время, в течение которого работник выполняет свои обязанности, обусловленные трудовым договором и правилами внутреннего распорядка.

Порядок использования рабочего времени и времени отдыха предусматривается графиками работы, утверждаемыми администрацией. Для контроля за соблюдением трудовой дисциплины, учета использования рабочего времени всех работающих в организации лиц, а также для контроля за соблюдением установленного режима рабочего времени, получении данных об отработанном времени и расчетов по оплате труда учет использования рабочего времени всех категорий работников ведется в «Табеле учета использования рабочего времени» (ф. № Т-13). При этом учет отработанного времени совмещается с контролем за явкой на работу. Табель составляется в одном экземпляре лицом, которому поручено его ведение.

Самый важный участок работы для правильности начисления заработной платы в цехе является хорошая организация табельного учета. В табеле проставляются все явки на работу, т. е. фактически отработанное время, б/листов, отпусков, неявок — административных, травм, прогулов и т. д.

Независимо от принятой системы оплаты труда расчеты с работниками по оплате труда выполняются в расчетной ведомости.

После занесения в расчетную ведомость сдельной зарплаты из накопительной ведомости и повременной зарплаты из табелей производят доначисление различных надбавок и премий, доплат, руководствуясь оперативными приказами, договорами подряда, справками, больничными листами, личными карточками и т. д. После обработки всех поступивших на начисление первичных документов подводят итоги по начислению по каждому работнику и приступают к удержаниям из зарплаты.

Формы оплаты труда на предприятии.

Основными системами оплаты труда на предприятии ТОО «Игилик-93» являются повременная, повременно-премиальная, сдельная и сдельно-премиальная оплата труда.

Повременная — оплата за отработанное время по тарифным ставкам или окладам независимо от количества выработанной продукции — начисление зарплаты по табелю. Сдельная — оплата по расценкам за единицу времени, оплата производится по табелю.

Система премирования работников.

Система премирования работников ТОО «Игилик-93» введена в целях усиления материальной заинтересованности работников комбината в выполнении задач производственного, технического, коммерческого, экономического и организационного характера, направленных на дальнейшее повышение эффективности работы всех подразделений и достижение стабилизации финансово-экономического состояния ТОО.

Система премирования работников ТОО включает следующие виды премирования:

a. премирование рабочих, руководителей, специалистов и служащих за основные результаты хозяйственной деятельности;

b. специальное премирование — за выполнение работ на отдельных участках производства, требующих особого качества и повышенной ответственности; выполнение дополнительных или сверхнормативных работ без увеличения численности персонала; а также за выполнение работ, не входящих в круг прямых обязанностей и выполнение социально-непривлекательных работ.

Средства, направленные на поощрение по всем видам премирования, включаются в соответствующие сметы затрат (на производство продукции, проведение капитального ремонта, сметы общехозяйственных расходов и т. д.).

С 1.01.2008г. в ТОО «Игилик-93» введён ряд изменений, связанных с премированием рабочих за основные результаты хозяйственной деятельности.

Премирование рабочих производится по расчётному размеру премии с учётом коэффициента корректировки.

Коэффициент корректировки отражает вклад конкретного рабочего места в общие результаты деятельности подразделения. Действовавшие ранее коэффициенты корректировки устанавливались по базовой величине премии в размере 30%.

Новая система премирования не исключает применения коэффициента корректировки, но при этом расчётный процент премии, при условии выполнения показателей и условий премирования, не может быть ниже 40%, что превышает базовый размер премии, установленный ранее. Этим и обусловлено применение к повышающим коэффициентам корректировки коэффициента 0,75 согласно приказу № 50 генерального директора от 01.02.08 г.

Состав фонда заработной платы

В состав фонда заработной платы включаются начисленные предприятием суммы оплаты труда в денежной и натуральной формах за отработанное и неотработанное время, стимулирующие доплаты и надбавки, выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда, премии и единовременные поощрительные выплаты, а также выплаты на питание, жилье, топливо, носящий регулярный характер.

Суммы, начисленные за ежегодные и дополнительные отпуска, включаются в фонд заработной платы отчетного месяца только в сумме, приходящейся на дни отпуска в отчетном месяце.

Суммы, причитающиеся за дни отпуска в следующем месяце, включаются в фонд заработной платы следующего месяца.

Включению в фонд заработной платы подлежат:

• 1).Оплата за отработанное время (основная заработная плата):
  • — заработная плата, начисленная работникам по тарифным ставкам и окладам за отработанное время;
  • — заработная плата, начисленная за выполненную работу работникам по сдельным расценкам, в процентах от выручки от реализации продукции;
  • — стоимость продукции, выданной в порядке натуральной оплаты;
  • — премии и вознаграждения, носящие регулярный или периодический характер, независимо от источников их выплаты;
  • — добавки и надбавки к тарифным ставкам и окладам (за профессиональное мастерство, совмещение профессий и должностей, допуск к государственной тайне);
  • — компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда:
  • 1. оплата работы в выходные и праздничные дни;
  • 2. оплата сверхурочной работы;
  • 3. выплата разницы в окладах при временном заместительстве.
  • 2). Оплата за неотработанное время (дополнительная заработная плата):
  • — оплата ежегодных и дополнительных отпусков;
  • — оплата дополнительно представленных по коллективному договору отпусков;
  • — оплата учебных отпусков;
  • — оплата вынужденного прогула.