Общие походы к автоматизации документооборота офисов

Понятие документа, документопотока, делопроизводства

Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать Ленкевич Л. А. Делопроизводство. — М.: Академия, 2009. Документы используются в различных областях деятельности, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ — это, прежде всего, способ доказательства или свидетельства чего-либо. Для историков — исторический источник. А специалисты в области управления считают его средством фиксации передачи управленческих решений. Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее хранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращает к информации во времени.

Важнейшей функцией документа является как раз информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека — Басаков М. И., Замыцкова О. И. Делопроизводство. — Ростов-на-Дону: Феникс, 2009.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения — Благовещенская М. М., Злобин Л. А. Информационные технологии систем управления технологическими процессами. — М.: Высшая школа, 2005.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

Документооборот организации — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документопоток — это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др Басаков М. И., Замыцкова О. И. Делопроизводство. — Ростов-на-Дону: Феникс, 2009.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

• * входящие (поступающие) документы;
• * исходящие (отправляемые) документы;
• * внутренние документы.

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

Одна из важнейших функций в организации работы с документами — это их учет, который обеспечивается регистрацией. Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения Ленкевич Л. А. Делопроизводство. — М.: Академия, 2009. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести их поиск.

В понятие «организация работы с документами» — Киселев Г. М., Бочкова Р. В., Сафонов В. И. Информационные технологии в экономике и управлении. — М.: Дашков и Ко, 2009 входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними Ленкевич Л. А. Делопроизводство. — М.: Академия, 2009.

Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):

• — документирование деятельности;
• — организация работы с официальными документами.

Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.

В технологической цепочке обработки и движения офисных документов можно выделить этапы:

• — прием и первичная обработка документов;
• — предварительное рассмотрение и распределение документов;
• — регистрация;
• — контроль за исполнением;
• — информационно-справочная работа;
• — исполнение документов и отправка.

Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник Ленкевич Л. А. Делопроизводство. — М.: Академия, 2009.

Документопотоки различают по направлению: горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например центральный офис предприятия и дочерние предприятия). Восходящие потоки — это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки — это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям Там же. По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т. д. Входящий документопоток любой организации складывается из:

• 1. документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты (указы, законы, распоряжения и т. д).
• 2. документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности (докладные записки, акты).
• 3. документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации (оферты, различные письма и т. д).
• 4. обращений граждан — предложений, заявлений, жалоб.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и направляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации положения, уставы, учредительные договоры, и др. Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, — приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы. Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков.