Экспертиза ценности документов

В процессе проведения экспертизы ценности документов решаются две задачи:

• 1. Отобрать ценные документы для вечного хранения, а документы, имеющие долговременное практическое значение, — для длительного хранения, (свыше 10 лет);
• 2. Выделить к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, черновики, дублетные документы.

Экспертиза ценности документов — определение сроков хранения документов с целью отбора их на хранение или уничтожение.

Критерии экспертизы ценности — это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

Для документов постоянного хранения экспертиза ценности — это определение политического, экономического, социально-культурного и практического значения.

Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, содержат информацию, ценность которых различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования, которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. Наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную для науки и практических целей. Такие документы должны храниться постоянно.

Экспертиза ценностей документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве:

• 1. Первый этап определения ценности документов — составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов;
• 2. Второй этап — проведение экспертизы ценности самих документов через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовки их к длительному хранению или сдачи в архив учреждения;
• 3. Третий этап — уточнение ценности документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив.

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно. В крупных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу ЭК структурных подразделений, подчиненных или подведомственных учреждений. Порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции определены в Основных правилах работы ведомственных архивов. Экспертная комиссия создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль; в ее состав также входят заведующий канцелярией, ведомственным архивом и руководитель бухгалтерии. В небольших учреждениях, фирмах в состав ЭК входят секретарь и бухгалтер.

Обычно комиссия состоит из 3−5 человек.

Основные задачи экспертной комиссии (ЭК):

• 1. Рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений.
• 2. Организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение.
• 3. Рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек.

Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их заседания протоколируются. Протоколы подписывают, председатель и секретарь комиссии, и утверждает руководитель организации.

В процессе экспертизы ценности документов выделяют четыре группы дел:

• 1. Постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив.
• 2. Длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет).
• 3. Временного хранения (до10 лет включительно).
• 4. Подлежащие к уничтожению в связи с истечением сроков хранения.

Дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив учреждения.

Сдача дел из структурных подразделений в архив учреждения проводится по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения. Эта работа должна проводиться ежегодно.