Инвентаризация материалов. 
Учет отпуска материалов в производстве и контроль за их использованием

В целях сохранности имущества и обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности все организации независимо от форм собственности обязаны проводить инвентаризацию имущества и финансовых обязательств. Основной целью инвентаризации является выявление фактического наличия имущества, проверка полноты и правильности отражения обязательств организации и сопоставления полученных данных с данными бухгалтерского учета.

Инвентаризация имущества и обязательств организации проводится в соответствии со статьей 12 Федерального закона «О бухгалтерском учете». Документом, регулирующим проведение инвентаризации, являются Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 г. № 49, в части, не противоречащей данному Закону.

Организациям дано право самостоятельно определять количество инвентаризаций в отчетном году, дату их проведения, перечень имущества, проверяемого при каждой из них, кроме случаев, установленных законодательством в п. 2 ст. 12 Федерального закона «О бухгалтерском учете», когда проведение инвентаризации обязательно .

Инвентаризация проводится в обязательном порядке:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

при смене материально ответственных лиц;

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.

Кроме того, в случаях когда договор о материальной ответственности заключен с группой работников, совместно выполняющих отдельные виды работ, связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или перемещением в процессе производства переданных им ценностей (коллективная (бригадная) материальная ответственность), инвентаризации необходимо производить при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Инвентаризация материалов осуществляется инвентаризационной комиссией, назначаемой приказом руководителя, при обязательном участии материально — ответственных лиц. К началу инвентаризации в карточках складского учета должны быть отражены все операции по движению материалов; по каждому из них выведены остатки на день инвентаризации.

При проведении инвентаризации комиссия в присутствии материально ответственных лиц осуществляет тщательный подсчет, взвешивание или обмер каждого вида материалов и полученные фактические результаты записывает в инвентаризационные описи, которые заполняются не менее чем в двух экземплярах, каждая страница подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии.

Данные описи содержат информацию об остатках материалов на складе по данным бухгалтерии, в них указаны номенклатурные номера, наименования материалов, единица измерения, остаток материалов.

Складские операции в период инвентаризации не производятся; заведующий складом в инвентаризационной описи дает расписку в том, что все документы склада записаны в карточки складского учета материалов и сданы в бухгалтерию предприятия.

По объему проверки инвентаризации делятся на сплошные и выборочные, а по времени — на плановые и внезапные.

Инвентаризация материальных ценностей должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении.

При хранении ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (опломбировывается) и комиссия переходит для работы в следующее помещение .

Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру после инвентаризации. Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации» .

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации» .

Отдельные описи составляются на материалы, находящиеся в пути, на ответственном хранении на складах других предприятий, подвергшиеся порче, ненужные, неликвидные.

Во всех случаях, расхождения, выявленные в результате инвентаризации (излишки или недостачи), оформляются составлением сличительных ведомостей, в которых фактические данные описей сопоставляются с учетными данными .

Эти ведомости подписывают все члены инвентаризационной комиссии и работник бухгалтерии, ее составивший. Материально ответственное лицо делает на сличительной ведомости следующую запись: «С выведенными результатами инвентаризации согласен». Отказ в подписи подтверждается специальной надписью и подписью всех членов инвентаризационной комиссии.

При выявлении недостач или излишков материально ответственные лица должны дать соответствующие объяснения. Комиссия устанавливает характер, причины, виновников выявленных расхождений или порчи материалов и дает заключение о порядке регулирования разниц и возмещения потерь.

После выяснения всех обстоятельств возникновения недостач или порчи материалов руководитель организации принимает решение о порядке их списания, которое оформляется распоряжением .

По решению руководителя предприятия сумма недостачи в пределах норм естественной убыли, утвержденных в установленном законодательством порядке, относят на издержки производства. При этом нужно иметь в виду, что нормы естественной убыли могут применяться только по факту недостачи. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Недостачи сверх норм естественной убыли, потери от порчи, а также хищенные ценности списываются на счета виновных лиц.

Недостачи ценностей сверх норм естественной убыли и потери от порчи ценностей при отсутствии конкретных виновников списываются на издержки производства или на уменьшение финансирования (фондов).

Выявленные при инвентаризации излишки материалов отражают в учет по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете в течение десяти дней после окончания инвентаризации.

Предприятия должны быть заинтересованы и стремиться к соблюдению норм производственных запасов каждого вида материала. Поскольку излишек приводит к замедлению оборачиваемости оборотных средств, а недостаток к срыву производственного процесса.

Инвентаризация проводится с 01.10. перед составлением годового отчета, а в течение года — по причине смены материально-ответственного лица. По результатам инвентаризации составляется сличительная ведомость.