Совершенствование учета основных средств в СПК «Петровское»

Ведение учета основных средств, вручную становится все менее привлекательным, поскольку сопряжено со значительной трудоемкостью. Очень часто ввиду недостатка времени бухгалтер делает проводки, отражающие поступление, начисление амортизации, перемещение и выбытие основных средств без надлежащего оформления первичных документов. Подобных нарушений в порядке бухгалтерского учета основных средств можно избежать, если вести учет в компьютерной программе «1С. Бухгалтерия».

Для регистрации поступления в организацию отдельных объектов основных средств в «1С. Бухгалтерия», предназначен документ «Приобретение основных средств за плату». Он содержится в группе документов «Поступление основных средств» пункта «Учет основных фондов» меню «Документы» главного меню.

В верхней части экранного документа указывается номер и дата документа на поступление в организацию основных средств и информация о поставщиках. Заполняется табличная часть документа «Приобретение основных средств за плату», с графами «Основное средство», «Стоимость», «НДС», «Всего». В нижней части таблицы автоматически подсчитывается итог по цифровым графам, для проверки соответствия с документами поставщика (накладной). После заполнения документа автоматически сформируются проводки.

Для отражения в учете прочих затрат организации по приобретению основных средств в «1С. Бухгалтерия» предназначен документ «Дополнительные расходы по приобретению основных средств». После заполнения всех необходимых реквизитов нужно напечатать справку о затратах, сохранить и провести документ. При проведении автоматически формируются проводки.

Для отражения в учете зачисления новых объектов в состав основных средств в «1С. Бухгалтерия» предназначен документ «Ввод в эксплуатацию основных средств». Его следует использовать для зачисления на баланс организации основных средств, ввод в эксплуатацию которых оформляется актом по форме ОС-1, независимо от варианта их поступления в организацию. Каждому новому объекту в «1С. Бухгалтерия» автоматически присваивается инвентарный номер. После заполнения всех реквизитов экранной формы документа «Ввод в эксплуатацию основных средств» нужно распечатать акт по установленной форме и сохранить документ. В соответствии с нормами бухгалтерского учета акт по форме ОС-1 приобретает статус первичного документа только после его утверждения руководителем. Следовательно, проводки по нему следует формировать позднее. Для проведения ранее сохраненного документа его нужно найти в журнале документов по учету основных средств, войти в режим редактирования и, не внося изменений, сохранить, и провести документ. При проведении будет сформирована проводка.

Для ежемесячного начисления амортизации в «1С. Бухгалтерия» предназначен регламентный документ «Начисление амортизации основных средств». Документ не только автоматически формирует операцию с проводками по начислению амортизации, но и составляет первичный документ в виде ведомости начисления амортизационных отчислений со сведениями по каждому инвентарному объекту. После проведения документа ведомость можно распечатать.

В процессе эксплуатации основные средства могут передаваться из одного подразделения в другое. Для автоматизации этой учетной операции в «1С. Бухгалтерия» предназначен документ «Перемещение основных средств», группы документов «Учет основных средств», меню «Документы» главного меню. После заполнения реквизитов экранной формы документа следует распечатать акт и сохранить документ. Данный документ не формирует никаких проводок, он лишь изменяет значение периодического реквизита «Подразделение» перемещаемого основного средства.

Для отражения хозяйственных операций по выбытию объектов основных средств в «1С. Бухгалтерия» предназначены документы «Передача основных средств» и «Списание основных средств». Документ «Передача основных средств» используется в тех случаях, когда при выбытии основных средств оформляется акт по форме ОС-1. При выбытии основного средства в связи с моральным и физическим износом, а также при ликвидации в связи с чрезвычайной ситуацией, следует использовать документ «Списание основных средств». После заполнения всех необходимых реквизитов экранной формы документа нужно распечатать акт на выбытие, а документ сохранить и после утверждения акта — провести. При проведении документа автоматически формируются проводки в соответствии с нормами бухгалтерского учета.

Для того чтобы получить инвентарную карточку в «1С. Бухгалтерия» нужно в справочнике «Основные средства» найти интересующий объект и нажать кнопку «Инвентарная карточка». В инвентарной карточке содержится актуальная на рабочую дату информация об основном средстве.

Выше затронуты только некоторые возможности автоматизации учета «1С. Бухгалтерия» в области автоматизации учета основных средств. На практике они могут эффективно применяться для отражения в учете поступления оборудования и передачи его под монтаж, капитального строительства подрядным и хозяйственным способом, модернизации и реконструкции и т. д.

Таким образом, использование компьютерной системы «1С. Бухгалтерия» позволяет в полном объеме автоматизировать все операции, связанные с учетом основных средств, включая формирование проводок и составление первичных документов.

Зачастую, руководство предприятий невнимательно относится к проблемам бухгалтерско-учетной службы хозяйств. Компьютеризация учета, наталкивается на непонимание, со ссылкой на высокую стоимость техники и программного обеспечения. Но на практике, требования налоговых органов, внебюджетных фондов, обязывают предприятия предоставлять отчетность на магнитных носителях.

Если же оценивать экономическую эффективность приобретения компьютерной техники и программ бухгалтерского и налогового учета, то можно отметить, что при стоимости компьютера 50 000 рублей и программного продукта в пределах 4500 рублей, окупаемость затрат составляет около шести месяцев. Следует также учесть снижение трудозатрат бухгалтеров до 30%.

Рассчитаем экономическую эффективность и срок окупаемости затрат по автоматизации учета.

Штат бухгалтерии составляет 5 человек. Среднемесячная заработная плата одного бухгалтера — 3, 5 тыс. руб. Среднегодовой фонд оплаты труда бухгалтерии составляет 4, 1×6×12 = 168, 0 тыс. руб. Стоимость одного нового компьютера в среднем — 35 тыс. руб.

35 тыс. руб. х 3 = 105 тыс. руб. — всего Стоимость программы «1С Бухгалтерия» версия 8. 0 — 30 тыс. руб.

Обучение работников бухгалтерии 4, 0 тыс. руб. х 4 чел. = 16, 0 тыс. руб.

Итого стоимость автоматизации учета СПК «Петровский» составляет 151, 0 тыс. руб. Срок окупаемости составляет 151, 0 тыс. руб. / 168, 0 тыс. руб. = 0, 90. Таким образом, затраты по автоматизации учетного процесса окупятся практически через 1 год.

Автоматизация бухгалтерского учета в СПК «Петровский» позволит вести учет качественно и предоставлять отчетность пользователем своевременно.