Правила оформления делового письма

Письмо — общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, используемых для решения, главным образом, текущих задач в управлении.

Основным признаком, по которому письма выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте.

Различают письма:

• — циркулярные (инструкционные);
• — гарантийные;
• — информационные;
• — сопроводительные;
• — письма-просьбы;
• — письма-подтверждения;
• — договорные письма;
• — письма-напоминания;
• — письма извещения;
• — письма — приглашения;
• — коммерческие письма.

Письма инструкционные (директивные) исходят от государственных или муниципальных органов управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов, экологии и т. п.

Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции. К информационным, условно относятся письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения.

Сопроводительные письма составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей.

Такие письма могут содержать дополнительную информацию по предлагаемым документам.

Сопроводительное письмо является также средством контроля за движением документов и материальных ценностей.

Письма-просьбы — излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно, подчеркивают заинтересованность предприятия в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за усилия по ее исполнению.

Письма-подтверждения — высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей. Иногда в них приводят краткое изложение документов и перечень материальных ценностей.

Письма-подтверждения могут заканчиваться дополнительной просьбой или справочной информацией.

Договорные письма — их можно считать разновидностью сопроводительных писем, т. к., они подтверждают факт отправки договоров или контрактов.

Письма-напоминания — направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

Письма-извещения — это письма в которых что-либо сообщается или утверждается.

Письмо-приглашение — адресуется одному человеку или группе людей.

При большом количестве адресатов целесообразно использовать трафареты в которых от руки заполняются Ф.И.О. приглашенного, время и день события, на которое приглашается адресат.

Коммерческие письма — составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки.

Так как служебные письма выступают связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения.

Поэтому, стремясь к сокращению документооборота, прежде всего, следует обратить внимание на обоснованность составления этой группы документов.

Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении или по телефону.