Структура организации, в которой ведется учет деятельности

Администрация магазина осуществляет контроль за работой магазина. В базе данных он может посмотреть, все ли заявки обработаны, и все ли заявки исполняются в срок, хватает ли работников в организации или следует нанять еще персонал. Также администрация занимается развитием бизнеса.

Бухгалтерия ведет учет финансов. Расчет зарплаты, налоги, прибыль. Все денежные операции проходят через бухгалтерию.

Технический отдел обеспечивает правильную работу сайта. Так же этот отдел обеспечивает наличие необходимого товара на складе. Если же товара нет, оформляется закупка.

Отдел по работе с клиентами занимается заявками. Следят, чтобы все заявки были обработаны и отправлены в технический отдел. Принимают отзывы и пожелания. Общаются с клиентами и отвечают на их вопросы.

Отдел доставки передает заявки курьерам, который доставляют товар покуателям.

На складе храниться товар до востребования. Технический отдел обращается к начальнику склада с просьбой выдать необходимый товар.

Все отделы обязаны представлять отчеты администрации магазина.

Документы учёта и отчётности

При разработке базы данных какой-либо организации необходимо учитывать документы, участвующие в её деятельности. Ниже представлены образцы этих документов.

Накладная

Служебная записка начальнику склада.

Начальнику склада _________________.

от _______________.

Служебная записка Просим Вас выдать для реализации в отдел __________ нижеуказанный товар:

_________________________________________________ кол. ______.

_________________________________________________ кол. ______.

_________________________________________________ кол. ______.

_________________________________________________ кол. ______.

_________________________________________________ кол. ______.

_________________________________________________ кол. ______.

_________________________________________________ кол. ______.

_________________________________________________ кол. ______.

_________________________________________________ кол. ______.

_________________________________________________ кол. ______.

_________________________________________________ кол. ______.

_________________________________________________ кол. ______.

_________________________________________________ кол. ______.

_________________________________________________ кол. ______.

_________________________________________________ кол. ______.

Кладовщик: _________ (подпись) ______________ (расшифровка).

«_____» ___________ 200 г.

Товарный чек

Фирма _______________________________.

Дата «___"________________20___г.

Товарный чек.

Всего: _______________________________________________________.

Подпись курьера:______________________________________________.

Подпись получатель:___________________________________________.

Закупка

Описание движения документов внутри организации

Посетители сайта интернет магазина выбирают из каталога, и понравившийся товар добавляет в корзину. Сотрудники фирмы отдела по работе с клиентами заносят информацию в базу, а затем передают заказ в технический отдел, в котором сотрудники, отвечающие за проверку товара на складе, проверяют его наличие. Если товар есть в наличии, то обращаются к начальнику склада с просьбой выдать товар. Если товара нет, то оформляют заявку и отправляют ее поставщику. Как только необходимый товар появится на складе, сотрудники технического отдела передают заказ в отдел доставки, который в свою очередь передает его курьеру, который забирает товар со склада и доставляет покупателю.

Для того, чтобы регламентировать движение документов внутри организации, необходима корректно составленная база данных.