Разработка концепции построения АИС

Документ.

Реквизиты.

Интенсивность.

Итоги.

Корреспонденция.

Признак (входящая, исходящая).

Номер.

Дата.

Канал связи (почта, телефон, факс, телеграф, электронная почта) Категория или вид (приказ, письмо, постановление и др.).

Название документа.

Отправитель или получатель (государство, город, ФИО, организация).

Объем корреспонденции (страниц формата А4).

В среднем 10 в день.

Статистика переписки.

Отчетный период (месяц, год).

Адресат (государство, город, ФИО, организация), число и объем корреспонденций (от него и для него).

Графики и тенденции по месяцам (для варианта 1).

В среднем 1 в месяц.

Общее количество и объем входящих и исходящих документов.

То же с группировкой по категориям корреспонденций, каналам связи, подразделениям, предприятиям.

Распоряжения по обработке данных из корреспонденций.

Номер, дата входящей корреспонденции.

Кому направлен документ (подразделение, ФИО).

Плановый срок исполнения.

Содержание задания.

В среднем 10 в день.

Отчет об исполнении приказов, распоряжений.

Номер, дата приказа или распоряжения.

Исполнитель (подразделение, ФИО).

Плановый и фактический сроки исполнения.

В среднем 2 в неделю на подразделение.

Данные о сотрудниках (из картотеки).

Табельный номер ФИО сотрудника Подразделение Должность Дата рождения Национальность Дата приема на работу и увольнения с работы Поощрения, взыскания (ссылки на приказы).

В среднем 10 в неделю.

Приказ администрации.

Номер Код типа приказа (код добавляется к номеру; примеры кодов: Д — изменение должности, У — прием, увольнение, О — отпуск, П — премии, Р — производственные задания и др.).

Дата.

ФИО сотрудника.

Подразделение.

Должность.

Основное содержание (можно использовать типовые формулировки).

Срок исполнения приказа.

В среднем 5 в неделю.

Статистические отчеты по кадрам.

Распределение сотрудников по возрасту: до 20 лет, от 20 до 30, от 30 до 40, от 40 до 50, от 50 до 60, свыше 60 лет (по подразделениям, по должностям).

1 раз в месяц.

Статистика исполнения.

Месяц.

Подразделение.

Количество заданий за месяц.

Выполнено в срок.

Не выполнено.

Выполнено позже.

1 раз в месяц.

Первичные документы.

Номер и дата документа; материалы, изделия; приобретено, на какую сумму; потрачено, на какую сумму.

1 в день.

Счета на оплату каналов связи.

Суммы по видам каналов связи: почта, телефон, факс, телеграф, электронная почта.

1 раз в месяц.

Канцелярские расходы.

Что приобретено, на какую сумму; что потрачено, на какую сумму.

Расходы на оплату каналов связи (почта, телефон, факс, телеграф, электронная почта).

Графики и тенденции по месяцам (для варианта 2).

1 раз в месяц.

Сумма по видам материалов и по всему отчету.

Оперативные данные.

Реквизиты.

Данные.

Реквизиты.

Корреспонденция.

Признак (входящая, исходящая).

Номер.

Дата.

Канал связи (почта, телефон, факс, телеграф, электронная почта) Категория или вид Название документа.

Отправитель или получатель (ссылка на табл. отправитель или получатель) Объем корреспонденции (страниц формата А4).

Отправитель или получатель.

государство, город, ФИО, организация.

Статистика переписки.

Отчетный период (месяц, год).

Адресат Число и объем корреспонденций (от него и для него).

Графики и тенденции по месяцам (по объему корреспонденции). (сслыка на корреспонденцию).

Распоряжения по обработке данных из корреспонденций.

Номер Дата входящей корреспонденции.

Кому направлен документ (ссылка на данные о сотрудниках: подразделение, ФИО).

Плановый срок исполнения.

Содержание задания.

Отчет об исполнении приказов, распоряжений.

Номер дата приказа или распоряжения.

Исполнитель (ссылка на данные о сотрудниках: подразделение, ФИО).

Плановый и фактический сроки исполнения.

Данные о сотрудниках (из картотеки).

Табельный номер ФИО сотрудника Подразделение (выпадающий список) Должность Дата рождения Национальность Дата приема на работу и увольнения с работы Поощрения, взыскания (ссылки на приказы).

Приказ администрации.

Номер Код типа приказа (ссылка на коды типа приказа) Дата.

ФИО сотрудника. (ссылка на данные о сотрудниках) Подразделение. (ссылка на данные о сотрудниках) Должность. (ссылка на данные о сотрудниках) Основное содержание (можно использовать типовые формулировки).

Срок исполнения приказа.

Код типа приказа.

код добавляется к номеру; примеры кодов: Д — изменение должности, У — прием, увольнение, О — отпуск, П — премии, Р — производственные задания и др.

Статистические отчеты по кадрам.

Распределение сотрудников по возрасту: до 20 лет, от 20 до 30, от 30 до 40, от 40 до 50, от 50 до 60, свыше 60 лет (по подразделениям, по должностям).

Статистика исполнения.

Месяц.

Подразделение. (вып. список) Количество заданий за месяц.

Выполнено в срок.

Не выполнено.

Выполнено позже.

Первичные документы.

Номер и дата документа;

материалы, изделия;

приобретено, на какую сумму;

потрачено, на какую сумму.

Счета на оплату каналов связи.

Суммы по видам каналов связи: почта, телефон, факс, телеграф, электронная почта.

Канцелярские расходы.

Что приобретено, на какую сумму; что потрачено, на какую сумму. (ссылка на первичные документы) Расходы на оплату каналов связи (ссылка на счета оплаты каналов связи).

Графики и тенденции по месяцам.

Хранилища.

АРМ.

Канцелярия.

Подразделения.

Администрация.

Отдел кадров.

Бухгалтерия.

Корреспонденция.

w.

r.

w.

;

;

Отправитель или получатель.

w.

;

;

;

;

Статистика переписки.

w.

;

r.

;

;

Распоряжения по обработке данных из корреспонденций.

r.

;

w.

;

;

Отчет об исполнении приказов, распоряжений.

r.

w.

;

;

;

Данные о сотрудниках (из картотеки).

r.

r.

r.

w.

;

Приказ.

w.

;

r.

r.

;

Статистические отчеты по кадрам.

r.

;

r.

w.

;

Статистика исполнения.

;

;

;

;

;

Первичные документы.

w.

;

;

;

r.

Счета на оплату каналов связи.

w.

;

;

;

r.

Канцелярские расходы.

w.

;

;

;

r.

Отчет о канцелярских отчетах.

;

r.

;

w.