Вести картотеку. 
Проектирование информационной системы функционирования стоматологической поликлиники

Основная форма организации записи больных на приём к врачу: талонная система. Посетитель после предварительной записи получает талон с указанием порядкового номера очереди, фамилии врача, номера кабинета и времени явки на приём. Перед приёмом больных в соответствии со списками записанных больных подбираются медицинские карты и направляются в соответствующие кабинеты. По окончании приёма медицинские карты амбулаторных больных возвращаются в регистратуру где формируется картотека медицинских карт. Медицинские карты амбулаторных больных на бумажных носителях хранятся в регистратуре на стеллажах в алфавитном порядке с соответствующей маркировкой. В случае если больной в течение пяти лет не обращался в поликлинику, амбулаторная карта из регистратуры направляется в архив. Паспортная часть с указанием номера карты и информации о страховщике хранятся в базе данных в электронном виде и ежемесячно обновляются.

Сортировать и распределять амбулаторные карты

После получения амбулаторных карт из кабинетов происходит их сортировка. Амбулаторные карты пациентов, закончивших лечение, направляются к заведующим отделениями для проведения ведомственной экспертизы качества оказания медицинской помощи. После проведения экспертизы амбулаторные карты раскладываются по ячейкам в соответствии с маркировкой.

Обновлять медицинские карты

При необходимости на этом этапе проводится замена титульного листа карты и вклеиваются вкладыши Раскладывать амбулаторные карты на повторные посещения Карты пациентов назначенных на повторные посещения раскладываются в соответствии с профилем кабинетов, графиком работы врачей и датой назначения.

Направлять неиспользуемые амбулаторные карты в архив Периодически все амбулаторные карты проверяются и в случае, если в течение пяти лет пациент не обращался в поликлинику, его амбулаторная карта направляется на хранение в архив.