Характеристика и организация учета заказов на выполнение работ

Мебельный цех занимается производством мягкой мебели: диванов, кресел, кушеток и т. д.

У цеха имеется небольшой магазин, в котором работают несколько продавцов. В нем представлены образцы типовых моделей мебели, которую производит цех. Продавцы принимают заказы на производство мебели от покупателей. Покупателю на выбор предлагается модель, расцветка обивки и комплектация. Продавец оформляет договор и принимает предоплату. Срок исполнения заказа — обычно одна-две недели.

В цехе работают около 10 мастеров, каждый из которых берет на себя несколько заказов. Мастера занимаются всеми операциями — от распилки пиломатериалов до обтяжки мебели тканью. Часть материалов — фурнитура и матрацы — закупается на стороне.

Когда заказ готов, продавец связывается с покупателем и договаривается о времени доставки. Затем заполняет гарантийный талон, документы на получение товара, прием оставшейся оплаты и передает их водителю. Водитель доставляет заказ клиенту, забирает оставшуюся часть оплаты заказа и подписывает документы у клиента. После доставки заказа водитель сдает документы и деньги бухгалтеру, который контролирует правильность расчетов и оформления.

У цеха также есть собственный дизайнер-технолог, который занимается разработкой новых моделей мебели. Покупатели могут заказать модель придуманную ими самими.

Исходя из рассмотренной организации заказов можно сказать, что автоматизации подлежат функции директора цеха, а так же следующие подразделения: мастерская, магазин, склад материалов, технологический отдел и бухгалтерия. Отобразим наглядно функциональную модель цеха:

Как происходим взаимодействие предприятия с внешней средой? Покупатели делают заказ на производство конкретной модели мягкой мебели. Через 1−2 недели готовый заказ доставляется клиенту. Для снабжения производства всем необходимым мебельный цех закупает материалы, фурнитуру и матрацы на стороне у различных поставщиков. Все это мы отобразили в первой части функциональной модели предприятия.

Информация о полученном заказе передается директору, который прикрепляет его к конкретному мастеру, а так же в технологический отдел, где подготавливаются все технологические документы и ведомость комплектации. Технологическая документация передается в мастерскую, ведомость комплектации в бухгалтерию. Тут формируется накладная на получение необходимых материалов со склада. Материалы со склада поступают в мастерскую, где мастер приступает к выполнению заказа. Когда заказ готов, водитель цеха доставляет его заказчику. Все материалы, необходимые мебельному цеху, поступают от поставщиков на склад, а затем в мастерскую, где используются для создания мягкой мебели для конкретного заказа.

Директор осуществляет общее руководство производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия, а так же организует взаимодействие всех его структурных подразделений. Для этого к нему должны стекаться все информационные потоки. Можно выделить следующие основные функции директора цеха, касающиеся производственных процессов:

• 1) распределение заказов среди мастеров;
• 2) закупка необходимых для производства мягкой мебели материалов;
• 3) утверждение новых моделей мебели, разработанных дизайнером-технологом.

Для выполнения этих основных функций директор должен поддерживать постоянную связь с бухгалтерией: своевременно получать информацию и документацию о функционировании предприятия (договоры, счета, отчеты, сводки, размер з/п работников и т. д.).

Функции продавца в магазине заключаются в следующем:

• 1) прием заказа является первой операцией жизненного цикла нового изделия. Заказ принимается продавцом в магазине при мебельном цехе. Покупатели могут варьировать расцветку обивки и комплектацию модели. Продавец оформляет договор и принимает предоплату;
• 2) организация доставки готового заказа покупателю. После информации о готовности заказа продавец связывается с покупателем и договаривается о времени доставки. Затем создает гарантийный талон, документы на получение товара, прием оставшейся оплаты.

Дизайнер-технолог технологического отдела выполняет две не связанные между собой задачи: изготовление новых моделей мягкой мебели и технологическая проработка заказов.

С первой задачей все ясно — дизайнер-технолог, изучая спросы покупателей, создает новые модели мягкой мебели.

Вторая задача состоит в следующем: после получения информации о новом заказе дизайнер-технолог по необходимости проводит технологическую коррекцию рабочих и сборочных чертежей и выпуск технологической документации — карт раскроя материалов, таблиц операций и т. д. Затем формирует ведомости комплектации — список материалов и комплектующих, необходимых для изготовления изделия, с указанием их точного количества.

Кладовщик после получения накладной на получение требуемого количества материалов со склада передает материалы в мастерскую для изготовления заказа; создает суммарную ведомость на закупку недостающего количества материала у поставщиков;производит прием закупленных материалов на склад.

Всю работу над конкретным заказом выполняет один мастер. Его работу можно разбить на четыре этапа. На первом этапе мастер распиливает пиломатериалы, обрабатывает части изделия и собирает каркас модели. На втором этапе производится раскройка чехлов, в которые затем будет уложена набивка (мягкие элементы). На третьем этапе создаются пружинные блоки (этот этап пропускается, если блоков нет в модели). Последним этапом является обтяжка мягкой мебели тканью.